Baza klientów

Dodawanie klienta

Klienta dodasz w module Klienci przyciskiem „Dodaj”. Wymagane są tylko imię i nazwisko osoby kontaktowej. Dla firmy wpisz też „Nazwa firmy” - ta nazwa trafia jako nabywca na fakturę i fakturę zbiorczą z WZ. Reszta pól jest opcjonalna, ale telefon, e-mail i NIP przydają się później do wykrywania duplikatów.

1. W module Klienci kliknij „Dodaj”
2. Wpisz „Imię” i „Nazwisko”, opcjonalnie „Nazwa firmy” i „Nazwa własna (skrót)”
3. Uzupełnij „Telefon”, „E-mail”, „Adres (do faktury)” i „NIP (dla faktur)”
4. W polu „Typ klienta” wybierz „Detaliczny” albo „Hurtowy (B2B)” - hurtowy dostaje rabat domyślny organizacji, a po odznaczeniu „Rabat domyślny organizacji” możesz podać „Indywidualny rabat B2B (%)” (także 0%)
5. Zaznacz „Zgody marketingowe”, które klient wyraził: e-mail, SMS, kontakt telefoniczny
6. W polu „Notatki” zapisz preferencje lub alergie i kliknij „Dodaj klienta”

Nazwa własna klienta

Na produkcji klientów nazywa się często po swojemu - „do Ślepego spakowałeś bułki?”. Pole „Nazwa własna (skrót)” (do 40 znaków) przechowuje właśnie taką nazwę. Pokazuje się tam, gdzie pracuje zespół: na kanbanie, liście i wydruku zamówień, na dowozach, w kalendarzu i na pulpicie. Na dokumentach dla klienta - WZ, fakturze i ofercie - zostaje pełna nazwa firmy.

• Nazwa własna jest zapisywana przy zamówieniu w chwili jego zapisu - zmiana w kartotece nie przepisuje starych zamówień
• Na karcie zamówienia widać pełną nazwę i pod nią „Nazwa własna: …”
• Wyszukiwarka klientów i zamówień znajduje klienta także po nazwie własnej i nazwie firmy

Adresy dostaw (punkty klienta)

Klient, któremu dowozisz do kilku miejsc, może mieć kilka adresów dostaw. Dodasz je w oknie „Edytuj klienta”, w sekcji „Adresy dostaw”, po zapisaniu klienta. W zamówieniu z zaznaczonym „Dowóz” adresy wybranego klienta pojawiają się jako przyciski nad polem „Adres dowozu” - jedno kliknięcie wpisuje adres.

1. Otwórz klienta i w sekcji „Adresy dostaw” kliknij „Dodaj adres”
2. Wpisz „Nazwa punktu” (np. „Sklep Sokolska”), „Adres” i opcjonalnie „Uwagi dla kierowcy”
3. Zaznacz „Adres domyślny (podpowiadany w zamówieniu)” dla punktu, do którego dowozisz najczęściej
4. Kliknij „Zapisz adres”

Płatnik za klienta (faktura na inny podmiot)

Gdy za klienta płaci ktoś inny - np. gmina za przedszkole - ustaw to w oknie klienta, w sekcji „Płatnik (faktura na inny podmiot)”: wyszukaj płatnika w bazie klientów i wybierz rolę odbiorcy. Od tej chwili „Wystaw fakturę” z zamówienia tego klienta wpisze płatnika jako nabywcę, a klienta jako odbiorcę (w KSeF: Podmiot3).

• Płatnik musi być w bazie klientów - najpierw dodaj np. gminę z jej NIP-em i adresem
• Rola „Jednostka podrzędna JST” dla przedszkoli, szkół i żłobków gminy; „Odbiorca” dla oddziałów firmy
• Przycisk z krzyżykiem przy płatniku usuwa powiązanie

Klient z formularza zamówienia

Nie musisz zakładać klienta osobno. Gdy w formularzu zamówienia wpiszesz nazwę klienta i telefon lub NIP, BakePilot zapisze go do bazy razem z zamówieniem. Przy kolejnym zamówieniu wystarczy zacząć wpisywać nazwisko albo telefon - klient pojawi się w podpowiedziach.

• Nazwa klienta plus telefon lub NIP w zamówieniu wystarczą, żeby trafił do bazy
• Podpowiedzi w formularzu zamówienia szukają po imieniu, nazwisku, nazwie własnej, telefonie, nazwie firmy i NIP-ie
• E-mail i zgody marketingowe uzupełnisz później w module Klienci

Wykrywanie duplikatów

Gdy zapisujesz klienta z takim samym telefonem, e-mailem lub NIP-em jak ktoś już w bazie, BakePilot pokazuje okno „Klient już istnieje w bazie” z nazwą istniejącego klienta i wartością, po której go dopasował. Imię i nazwisko nie są porównywane - dwie różne osoby o tym samym nazwisku to dwóch klientów.

• W module Klienci: „Nadpisz dane istniejącego klienta”, „Utwórz jako nowego klienta” albo „Anuluj”
• W formularzu zamówienia dodatkowo „Użyj istniejącego klienta” - zamówienie trafia do istniejącego wpisu bez zmiany jego danych
• Dopasowanie w module Klienci: telefon, e-mail lub NIP; w zamówieniu: telefon lub NIP

Lista, wyszukiwanie i eksport

Lista klientów jest ułożona alfabetycznie po nazwisku. Nad nią są filtry „Wszyscy”, „Detaliczni (B2C)” i „Hurtowi (B2B)”, a gdy masz cenniki - także lista „Wszystkie cenniki” z opcją „Bez cennika” i każdym cennikiem z osobna. Pole „Szukaj klienta...” przeszukuje imię, nazwisko, nazwę własną, nazwę firmy i telefon. Kliknięcie w wiersz otwiera okno „Edytuj klienta”, a z niego przycisk „Zobacz więcej” prowadzi do karty klienta.

• Filtry typu: „Wszyscy”, „Detaliczni (B2C)”, „Hurtowi (B2B)”; filtr cennika: „Wszystkie cenniki”, „Bez cennika” albo wybrany cennik
• „Szukaj klienta...” - po imieniu, nazwisku, nazwie własnej, nazwie firmy i telefonie
• „Eksportuj” - plik CSV albo XLSX (Excel) z całą przefiltrowaną listą
• „Import CSV” - wgranie listy z pliku, wzorzec do pobrania w oknie importu (kolumny: imię, nazwisko, e-mail, telefon, NIP, adres)

Wybór kolumn na liście klientów

Na komputerze lista to tabela, w której sam decydujesz, co widać. Przycisk „Kolumny” nad tabelą otwiera listę kolumn do zaznaczenia; kolumna „Klient” jest zawsze widoczna. Wybór zapamiętuje przeglądarka osobno dla każdego użytkownika, więc właściciel i sprzedawca mogą mieć różne widoki. „Przywróć domyślne” wraca do zestawu startowego: „Nazwa własna”, „Typ”, „Telefon”, „Miasto / adres”, „Cennik”, „Rabat” i „Ostatnie zamówienie”.

• Do wyboru: „Nazwa własna”, „Firma”, „NIP”, „Typ”, „Telefon”, „E-mail”, „Miasto / adres”, „Cennik”, „Rabat”, „Płatnik”, „Adresy dostaw”, „Zgody marketingowe”, „Zamówienia”, „Ostatnie zamówienie”, „Suma zakupów”
• „Rabat” pokazuje rabat klienta hurtowego: „domyślny 10%” (rabat z Ustawień), „bez rabatu” albo własny procent
• „Miasto / adres” pokazuje miasto, gdy adres ma kod pocztowy, a w innym wypadku cały adres
• „Cennik” pokazuje kod cennika (np. „C11”), a „Płatnik” - kto płaci za klienta-odbiorcę
• „Suma zakupów” liczy zamówienia wydane, „Zamówienia” - wszystkie oprócz anulowanych, „Ostatnie zamówienie” - termin najpóźniejszego zamówienia
• Kliknięcie w nagłówek „Klient”, „Zamówienia” albo „Suma zakupów” sortuje listę; drugie kliknięcie odwraca kolejność
• Czego nie widać w kolumnach (firma, nazwa własna, NIP, typ B2B), pokazuje się pod nazwą klienta

Notatki przy kliencie

Pole „Notatki” w formularzu klienta to miejsce na preferencje i uwagi - np. „preferuje czekoladę belgijską”, „alergia na orzechy”, „dostawa we wtorki do 7:00”. Treść widzi cały zespół na karcie klienta i w oknie edycji.

• Jedno pole tekstowe na klienta, edytowane w każdej chwili
• Widoczne na karcie klienta w sekcji „Notatki”

Skrzynki u klienta

Karta klienta prowadzi saldo skrzynek transportowych w trzech rozmiarach: małe, średnie i duże. Wydania dopisują się same, gdy zamówienie z uzupełnionymi skrzynkami dostaje status Wydane. Zwroty przyjmujesz przyciskiem „Przyjmij zwrot”, a brakującą historię uzupełniasz przez „Wydanie ręczne”. Saldo ujemne oznacza, że klient oddał więcej, niż zapisano.

• Saldo osobno dla rozmiarów: małe, średnie, duże
• Wydania automatyczne przy statusie Wydane zamówienia
• „Przyjmij zwrot” i „Wydanie ręczne” - ilości per rozmiar plus pole „Uwagi (opcjonalnie)”
• Historia ruchów z oznaczeniem „z zamówienia” dla wydań automatycznych; ruchy ręczne można usunąć