Baza klientów
Zarządzanie baza klientów cukierni.
Ostatnia aktualizacja: 2026-04-01
Dodawanie klientów
Nowego klienta możesz dodać na dwa sposoby: (1) z modułu Klienci przez przycisk „Nowy klient” lub (2) bezpośrednio podczas tworzenia zamówienia — wpisując dane w formularzu zamówienia. W obu przypadkach BakePilot zapisze klienta do bazy, żeby przy kolejnym zamówieniu można go było wybrać z listy.
- Imię, nazwisko lub nazwa firmy
- Telefon - kontakt przy zamówieniach
- Email - faktury i powiadomienia
- NIP - automatyczne dane z GUS
- Adres dostawy (opcjonalnie)
Automatyczne zapisywanie klienta z zamówienia
Gdy wpisujesz dane klienta bezpośrednio w formularzu zamówienia (bez wcześniejszego wyboru z listy), BakePilot zapisze go do bazy w momencie tworzenia zamówienia. Dzięki temu przy kolejnym zamówieniu tego samego klienta wystarczy wpisać pierwszą literę imienia — pojawi się w podpowiedziach.
- Wpisz imię + nazwisko i telefon w zamówieniu
- BakePilot zapisze klienta automatycznie
- Przy kolejnym zamówieniu znajdziesz go w podpowiedziach
- Nie musisz osobno wchodzić do modułu Klienci
Jeśli klient podaje też email, dodaj go od razu w module Klienci — ułatwi to wysyłkę faktur i potwierdzeń zamówień.
Wykrywanie duplikatów
Gdy zapisujesz klienta z takim samym numerem telefonu, adresem email lub NIP-em jak ktoś już w bazie, BakePilot pokaże okienko: „Klient już istnieje w bazie”. Widzisz imię i nazwisko istniejącego klienta oraz to, po czym został dopasowany (telefon, email albo NIP). Masz wtedy wybór — nie tworzymy nic po cichu za Twoimi plecami.
- Dopasowanie po numerze telefonu
- Dopasowanie po adresie email
- Dopasowanie po numerze NIP (firmy)
- Dialog pokazuje po czym dopasowano i jaką wartością
Imię i nazwisko NIE są używane do wykrywania duplikatów — dwie różne osoby mogą mieć te same imię i nazwisko. BakePilot porównuje tylko wartości unikalne: telefon, email, NIP.
Co zrobić gdy klient już istnieje
Gdy pojawi się okienko o duplikacie, masz 3 opcje: „Nadpisz dane istniejącego klienta” (aktualizuje istniejący rekord nowymi informacjami, np. klient zmienił adres), „Utwórz jako nowego klienta” (tworzy drugi rekord — np. gdy wprawdzie NIP się zgadza ale to inna osoba decyzyjna w tej samej firmie) albo „Anuluj” (wracasz do formularza).
- Nadpisz dane - aktualizacja istniejącego klienta
- Utwórz jako nowego - świadomy duplikat
- Anuluj - wracasz do edycji formularza
- W zamówieniach dodatkowo: „Użyj istniejącego” - dane klienta bez zmian, nowe zamówienie przypisane
Najczęściej chcesz wybrać „Nadpisz dane” — np. klient zmienił numer telefonu albo dopisałeś właśnie jego email. „Utwórz jako nowego” wybieraj świadomie, tylko gdy naprawdę to różne osoby.
Wyszukiwanie i filtrowanie
Na liście klientów możesz wyszukiwać po nazwie, telefonie, emailu. Filtruj po typie (indywidualny/firmowy), dacie ostatniego zamówienia czy wartości zamówień. Sortuj wg dowolnej kolumny.
- Wyszukiwarka z podpowiedziami
- Filtr: typ klienta, aktywność, wartość
- Sortowanie po nazwie, dacie, kwocie
- Eksport listy klientów do CSV
Notatki i adnotacje
Przy każdym kliencie możesz zapisać notatki wewnętrzne - np. „preferuje czekoladę belgijską”, „alergik na orzechy”, „stały klient od 2020”. Notatki są widoczne dla całego zespołu przy tworzeniu zamówienia.
- Notatki widoczne przy tworzeniu zamówienia
- Informacje o alergiach i preferencjach
- Historia kontaktu z klientem
- Oznaczenia: VIP, stały klient, problemowy
Zapisuj alergie i preferencje smakowe przy kliencie - sprzedawca zobaczy je od razu przy następnym zamówieniu.