Ogólne Warunki Umowy (Regulamin)

Okres próbny

20 dni za darmo

Karta przy rejestracji

Nie wymagana

Rezygnacja

W każdej chwili

Eksport danych

Bezpłatny

Odstąpienie (konsumenci)

14 dni

Kontakt

kontakt@bakepilot.pl

§ 1. Postanowienia ogólne

Usługodawcą jest Patryk Kowalski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą KamikStudio Patryk Kowalski, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) prowadzonej przez ministra właściwego do spraw gospodarki:

• Miejsce zamieszkania i adres wpisany do CEIDG: ul. Rodzinna 1/39, 62-800 Kalisz
• Adres biura, do korespondencji i reklamacji: ul. Fabryczna 1, 62-800 Kalisz
• NIP: 6182187584
• REGON: 387776597
• E-mail: kontakt@bakepilot.pl
• Telefon: +48 519 109 063 (także WhatsApp)
• Rachunek bankowy: PL71 1090 1128 0000 0001 4736 3396 (Santander Bank Polska S.A., SWIFT: WBKPPLPP)

Korespondencję listowną, reklamacje i oświadczenia prosimy kierować na adres biura.

Regulamin jest regulaminem w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz stanowi Ogólne Warunki Umowy w rozumieniu art. 384 Kodeksu cywilnego. Wiążąca jest polska wersja Regulaminu.

Pojedynczym punktem kontaktowym Usługodawcy dla organów państw członkowskich Unii Europejskiej, Komisji Europejskiej i Europejskiej Rady ds. Usług Cyfrowych (art. 11 rozporządzenia (UE) 2022/2065, „akt o usługach cyfrowych”) oraz dla Usługobiorców i innych osób korzystających z usług BakePilot (art. 12 tego rozporządzenia) jest adres e-mail kontakt@bakepilot.pl. Kontakt możliwy jest także telefonicznie pod numerem podanym wyżej, w dni robocze w godzinach 9:00-17:00; rozmowę prowadzi człowiek, nie automat. Z punktem kontaktowym można komunikować się w języku polskim i angielskim. Informacje o obowiązkach z aktu o usługach cyfrowych zebrane są na stronie bakepilot.pl/dsa.

Wiadomości wysyłane automatycznie z adresu noreply@mail.bakepilot.pl nie służą do korespondencji. Odpowiedź na taką wiadomość trafia na adres kontakt@bakepilot.pl.

§ 2. Definicje

• Aplikacja - system SaaS BakePilot dostępny pod adresem app.bakepilot.pl oraz jako aplikacja mobilna na system Android (Google Play); aplikacja mobilna udostępnia tę samą Usługę i podlega niniejszemu Regulaminowi.
• Konsument - osoba fizyczna dokonująca z Usługodawcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 22¹ Kodeksu cywilnego), w szczególności osoba zakładająca Konto z opcją „Nie mam firmy”, która nie prowadzi działalności gospodarczej.
• Konto - konto Organizacji w Aplikacji, zabezpieczone adresem e-mail i hasłem.
• Klucz licencyjny - unikalny identyfikator Konta potwierdzający aktywną subskrypcję.
• Okres Próbny - bezpłatny, pełny dostęp do Aplikacji przez 20 dni od rejestracji, bez konieczności podania danych płatniczych.
• Okres Subskrypcji - czas, na który wykupiono dostęp: miesiąc lub rok.
• Opłata - wynagrodzenie należne Usługodawcy za dany Okres Subskrypcji.
• Organizacja - podmiot (cukiernia, piekarnia) reprezentowany przez Usługobiorcę w Aplikacji.
• Plan - wariant subskrypcji: Podstawowy, Profesjonalny lub Mistrzowski.
• Przedsiębiorca na prawach Konsumenta - osoba fizyczna zawierająca Umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści Umowy wynika, że nie posiada ona dla niej charakteru zawodowego (art. 7aa ustawy o prawach konsumenta).
• Umowa - umowa o świadczenie Usługi zawarta na warunkach Regulaminu.
• Usługobiorca - osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna korzystająca z Aplikacji.
• Właściciel - osoba wskazana w Koncie jako jego właściciel (co do zasady osoba, która założyła Konto), która jako jedyna zarządza Kontem w sprawach Umowy: subskrypcją, eksportem wszystkich danych i usunięciem Konta.

§ 3. Wymagania techniczne i zasady korzystania

Do korzystania z Aplikacji niezbędne są: połączenie z Internetem, aktualna przeglądarka (Chrome/Firefox/Safari/Edge) lub aplikacja mobilna BakePilot na urządzeniu z systemem Android, aktywny adres e-mail oraz włączona obsługa cookies i JavaScript.

Zabronione jest: dostarczanie treści bezprawnych, reverse engineering Aplikacji, odsprzedaż dostępu osobom trzecim oraz masowe pobieranie danych za pomocą botów i scraperów. Usługobiorca odpowiada za zachowanie poufności danych logowania i zobowiązuje się podawać rzeczywiste dane niezbędne do wystawiania faktur.

§ 4. Zawarcie Umowy i rejestracja

Umowa zostaje zawarta z chwilą rejestracji Konta i akceptacji Regulaminu. Rejestracja wymaga podania adresu e-mail, hasła, numeru telefonu i nazwy Organizacji. Przedsiębiorca podaje NIP. Osoba, która nie prowadzi działalności gospodarczej, wybiera opcję „Nie mam firmy”; takie Konto przed udostępnieniem weryfikuje Usługodawca. Po rejestracji Usługobiorca otrzymuje 20-dniowy Okres Próbny - pełny dostęp bez konieczności podawania karty płatniczej. Okres Próbny nie przechodzi automatycznie w płatną Subskrypcję.

Po upływie Okresu Próbnego korzystanie z Aplikacji wymaga wykupienia Subskrypcji. Subskrypcja zawierana jest na Okres Subskrypcji i ulega automatycznemu przedłużeniu, chyba że Usługobiorca ją wypowie. Co do zasady jednemu NIP odpowiada jedno Konto; Usługodawca może zgodzić się na więcej Kont dla jednego NIP.

§ 5. Opłaty i rozliczenia

Ceny Planów podawane są w kwocie netto, do której dolicza się VAT 23%. Dla Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach Konsumenta wiążąca jest cena brutto (z VAT), podana w § 6. Opłata pobierana jest z góry za wybrany Okres Subskrypcji za pośrednictwem operatora płatności Stripe. Usługodawca nie przechowuje danych kart płatniczych. Przy subskrypcji rocznej obowiązuje 20% rabatu względem ceny miesięcznej.

Usługodawca wystawia fakturę VAT za każdy Okres Subskrypcji, dostarczaną elektronicznie (e-mail). W przypadku podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT faktura przesyłana jest do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Numer KSeF wskazywany jest na fakturze i w e-mailu potwierdzającym zakup.

§ 6. Plany subskrypcji

Dostępne Plany (ceny netto, w nawiasie brutto z VAT 23%):

• Podstawowy - 98 zł/mies. (120,54 zł brutto) lub 936 zł/rok (1 151,28 zł brutto): zamówienia (z eksportem/importem), produkty (z menu PDF i alergenami), klienci detaliczni, kalendarz, kanban zamówień, składniki (podstawowe), notatki.
• Profesjonalny - 189 zł/mies. (232,47 zł brutto) lub 1 812 zł/rok (2 228,76 zł brutto): wszystko z Podstawowego + zamówienia B2B, dowozy z optymalizacją trasy, klienci B2B i CRM, kalkulator receptur, pełna baza składników (historia cen, wartość odżywcza, dostawcy), raporty sprzedaży, magazyn (stany i rozchód), kanban zadań, oferty cenowe, analityka.
• Mistrzowski - 319 zł/mies. (392,37 zł brutto) lub 3 060 zł/rok (3 763,80 zł brutto): wszystko z Profesjonalnego + konfigurator tortów, automatyczne alergeny z receptury, magazyn zaawansowany (daty ważności FIFO/FEFO, inwentura, planer zakupów), lista produkcyjna, umowy i kontrakty, HACCP (GHP/GMP, rejestr temperatur, druki), faktury z integracją KSeF, priorytetowe wsparcie, dedykowane szkolenie.

Szczegółowy opis modułów dostępnych w każdym Planie zamieszczony jest w cenniku na stronie bakepilot.pl. Usługodawca zastrzega prawo zmiany Cennika z 30-dniowym wyprzedzeniem - zmiana nie wpływa na opłacone Okresy Subskrypcji. Upgrade Planu jest możliwy w każdej chwili; downgrade obowiązuje od początku następnego Okresu Subskrypcji.

§ 7. Klucz licencyjny

Z chwilą rejestracji Usługobiorca otrzymuje unikalny Klucz licencyjny przypisany do Konta i Organizacji, potwierdzający aktywną subskrypcję. Klucz jest widoczny w ustawieniach Konta. Nie może być przenoszony ani udostępniany osobom trzecim. Po wygaśnięciu subskrypcji dostęp do funkcji płatnych zostaje zawieszony; Klucz reaktywuje się po odnowieniu subskrypcji.

§ 8. Wypowiedzenie i zakończenie Umowy

Usługobiorca może wypowiedzieć Umowę w każdym czasie ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Subskrypcji - przez ustawienia Konta (sekcja “Zarządzaj subskrypcją”) lub e-mailowo na kontakt@bakepilot.pl. Wypowiedzenie nie uprawnia do zwrotu proporcjonalnej części Opłaty (z zastrzeżeniem prawa odstąpienia - § 11 - oraz § 6 ust. 3 Załącznika nr 1).

Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu, po bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń, jeżeli wezwanie jest możliwe.

Po upływie Okresu Próbnego bez zakupu albo po wygaśnięciu Subskrypcji Konto przechodzi w tryb ograniczony: funkcje Aplikacji są niedostępne, ale Właściciel nadal ma dostęp do Ustawień, w tym do zamówienia pełnego eksportu danych (§ 12) i do usunięcia Konta. Dane Organizacji pozostają w Aplikacji przez 6 miesięcy od przejścia Konta w tryb ograniczony. Po tym czasie Usługodawca usuwa Konto, Organizację i jej dane tak samo jak przy usunięciu Konta przez Właściciela, a Umowa wygasa. O planowanym usunięciu Usługodawca informuje Właściciela e-mailem co najmniej 30 dni i ponownie 7 dni wcześniej. Zakup Subskrypcji przed tym dniem przywraca pełny dostęp i zatrzymuje usunięcie. Właściciel może też usunąć Konto wcześniej albo zażądać usunięcia e-mailem na kontakt@bakepilot.pl. Dla Kont, które były w trybie ograniczonym przed 2 listopada 2026 r., termin 6 miesięcy liczy się od 2 listopada 2026 r.

Usunięcie Konta w Ustawieniach (opcja „Usuń konto i dane”, dostępna dla Właściciela) działa natychmiast i jest nieodwracalne: usuwa Konto, Organizację i wszystkie jej dane, w tym przygotowane pliki eksportu. Usługobiorca, który z mocy prawa musi przechowywać dokumenty (np. faktury, ewidencję czasu pracy pracowników, dokumentację HACCP), powinien przed usunięciem Konta zamówić pełny eksport danych i pobrać plik. Faktury przesłane do KSeF pozostają dostępne w KSeF.

Po usunięciu Konta (przez Właściciela albo po upływie 6 miesięcy w trybie ograniczonym) Usługodawca zachowuje wyłącznie dane rejestracyjne i rozliczeniowe Usługobiorcy: imię i nazwisko Właściciela, adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy, NIP, adres, daty zawarcia i zakończenia Umowy oraz historię Subskrypcji i płatności. Dane te Usługodawca przechowuje do upływu terminu przedawnienia roszczeń z Umowy, liczonego od jej zakończenia (art. 118 Kodeksu cywilnego: 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, 6 lat w pozostałych przypadkach, z końcem roku kalendarzowego), a faktury przez okres wymagany przepisami podatkowymi. Danych wprowadzonych przez Usługobiorcę do Aplikacji (klientów, zamówień, receptur, pracowników i innych) Usługodawca nie zachowuje.

§ 9. Reklamacje - Konsumenci i Przedsiębiorcy na prawach Konsumenta

Reklamacje należy składać e-mailem na kontakt@bakepilot.pl lub listownie na adres biura (ul. Fabryczna 1, 62-800 Kalisz). Reklamacja powinna zawierać dane kontaktowe, opis niezgodności i oczekiwany sposób rozwiązania. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i przesyła odpowiedź e-mailem. W przypadku uznania - Usługodawca doprowadzi Usługę do zgodności z Umową lub, jeśli niemożliwe, zaproponuje obniżenie Opłaty albo rozwiązanie Umowy ze zwrotem środków.

§ 10. Reklamacje - Przedsiębiorcy

Przedsiębiorcy niebędący Przedsiębiorcami na prawach Konsumenta składają reklamacje na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego. Usługodawca rozpatruje je w terminie 30 dni. W stosunku do Przedsiębiorców niebędących Przedsiębiorcami na prawach Konsumenta wyłącza się przepisy k.c. o rękojmi za wady w zakresie dopuszczonym przez prawo.

§ 11. Prawo odstąpienia od Umowy (Konsumenci i Przedsiębiorcy na prawach Konsumenta)

1. Konsument i Przedsiębiorca na prawach Konsumenta mogą odstąpić od Umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, czyli od dnia założenia Konta, bez podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów, z wyjątkiem kosztów z ust. 4.
2. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie przed jego upływem oświadczenia o odstąpieniu e-mailem na kontakt@bakepilot.pl lub listownie na adres biura. Można skorzystać ze wzoru formularza z Załącznika nr 2, ale nie jest to obowiązkowe. Usługodawca niezwłocznie potwierdza e-mailem otrzymanie oświadczenia.
3. Okres Próbny jest bezpłatny, więc odstąpienie w jego trakcie nie rodzi żadnych kosztów.
4. Konto założone z opcją „Nie mam firmy”, które kupuje płatną Subskrypcję przed upływem 14 dni od założenia Konta, przy zakupie składa oświadczenie, że wyraźnie żąda rozpoczęcia świadczenia płatnej Usługi przed upływem terminu do odstąpienia od Umowy i przyjmuje do wiadomości, że traci prawo odstąpienia z chwilą pełnego wykonania Usługi przez Usługodawcę. Potwierdzenie złożenia tego oświadczenia Usługodawca przesyła w e-mailu z fakturą za Subskrypcję. Przedsiębiorca na prawach Konsumenta może złożyć takie oświadczenie e-mailem na kontakt@bakepilot.pl. Po złożeniu żądania odstępujący płaci za Usługę świadczoną do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do ceny Subskrypcji (art. 35 ustawy o prawach konsumenta). Bez takiego żądania odstąpienie w terminie nie rodzi obowiązku zapłaty za okres płatnej Subskrypcji.
5. Usługodawca zwraca otrzymane płatności (pomniejszone o kwotę z ust. 4, jeżeli ma zastosowanie) niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia o odstąpieniu, przy użyciu takiego samego sposobu płatności, jakiego użył Usługobiorca, chyba że zgodzi się on na inny sposób zwrotu, który nie wiąże się dla niego z kosztami.
6. Odstąpienie od Umowy nie usuwa automatycznie Konta. Przed usunięciem Konta Usługobiorca może zamówić pełny eksport danych (§ 12).

§ 12. Treści Usługobiorcy i prawa do danych

Usługobiorca zachowuje pełne prawa do danych wprowadzonych do Aplikacji (klienci, zamówienia, receptury, produkty i inne). Usługodawca przetwarza te dane wyłącznie w celu świadczenia Usługi. Usługobiorca może bez opłat eksportować dane:

• Pełny eksport danych - Właściciel zamawia go w Ustawieniach, w sekcji „Eksport danych” (przycisk „Zamów pełny eksport danych”; na koncie demonstracyjnym niedostępne, a jeśli ustawiono hasło administratora - po odblokowaniu modułów tym hasłem). Jedno zamówienie na Organizację w ciągu 24 godzin. Eksport przygotowujemy w nocy, od godziny 1:00 czasu polskiego. Archiwum ZIP zawiera osobny plik CSV (kodowanie UTF-8, separator średnik) dla każdego rodzaju danych Organizacji, zbiorczy skoroszyt XLSX z osobnym arkuszem dla każdego z nich, plik README z opisem zawartości, plik manifest oraz faktury w formacie KSeF (pliki XML). Po przygotowaniu Właściciel otrzymuje e-mail z podpisanym linkiem do pobrania, ważnym 24 godziny; po tym czasie plik jest usuwany, a w razie potrzeby można zamówić nowy eksport.
• Eksport zamówień do pliku CSV - od ręki, w tej samej sekcji Ustawień.
• Listy w modułach - w modułach Zamówienia, Produkty, Klienci, Składniki, Faktury, Raporty i Czas pracy listy można pobrać do plików CSV lub XLSX.

Eksport nie obejmuje haseł, PIN-ów, kluczy i certyfikatów KSeF, kluczy API ani innych tokenów dostępowych, a także plików zdjęć i załączników (te pobiera się w modułach, w których zostały dodane). Usługodawca nie sprzedaje ani nie ujawnia danych Usługobiorcy osobom trzecim, z wyjątkiem podmiotów przetwarzających wymienionych w Załączniku nr 1 oraz odbiorców opisanych w Polityce prywatności.

§ 12a. Treści Usługobiorcy, moderowanie i zgłoszenia

1. Usługodawca przechowuje treści wprowadzane przez Usługobiorcę do Aplikacji (dane klientów, zamówienia, receptury, produkty, dokumenty, załączniki i inne) wyłącznie na jego żądanie i nie udostępnia ich publicznie. Usługodawca nie przegląda tych treści z własnej inicjatywy i nie stosuje automatycznych narzędzi do oceny ich zgodności z prawem lub Regulaminem.
2. Zakazane jest wprowadzanie do Aplikacji treści niezgodnych z prawem, w szczególności naruszających prawa osób trzecich (w tym prawa autorskie i dane osobowe), służących popełnieniu przestępstwa lub wprowadzających w błąd co do tożsamości Usługobiorcy.
3. Każda osoba może zgłosić Usługodawcy treść przechowywaną w Aplikacji, którą uważa za nielegalną, przez formularz na stronie bakepilot.pl/zglos albo e-mailem na adres punktu kontaktowego z § 1. Zgłoszenie powinno zawierać: wyjaśnienie, dlaczego treść jest nielegalna; wskazanie, gdzie się znajduje (adres strony, nazwa organizacji lub inny opis pozwalający ją odnaleźć); imię i nazwisko lub nazwę oraz adres e-mail zgłaszającego (nie jest to wymagane przy zgłoszeniach dotyczących wykorzystywania seksualnego dzieci); oświadczenie, że zgłaszający w dobrej wierze uważa informacje w zgłoszeniu za prawidłowe i kompletne.
4. Usługodawca potwierdza otrzymanie zgłoszenia na podany adres e-mail, rozpatruje je bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 7 dni, i informuje zgłaszającego o decyzji oraz o możliwości odwołania. Zgłoszenia rozpatruje człowiek, bez użycia narzędzi automatycznych.
5. Jeżeli Usługodawca uzna treść za nielegalną albo niezgodną z Regulaminem, może uniemożliwić do niej dostęp, usunąć ją, a przy naruszeniach poważnych lub powtarzających się zawiesić Konto albo rozwiązać Umowę na zasadach § 8. Przed taką decyzją Usługodawca, jeśli to możliwe, kontaktuje się z Usługobiorcą. Decyzję Usługodawca przekazuje Usługobiorcy e-mailem wraz z uzasadnieniem, które wskazuje: co zostało zrobione i na jak długo; fakty, na których oparto decyzję, i to, czy wynikała ze zgłoszenia, czy z własnej czynności Usługodawcy; podstawę prawną albo postanowienie Regulaminu; sposób odwołania.
6. Od decyzji z ust. 4 i 5 można się odwołać w ciągu 6 miesięcy od jej otrzymania, e-mailem na adres punktu kontaktowego. Odwołanie rozpatruje osoba, która nie podjęła pierwotnej decyzji, jeżeli to możliwe, w ciągu 14 dni. Niezależnie od tego przysługuje droga sądowa oraz, po wejściu w życie przepisów krajowych, skarga do koordynatora do spraw usług cyfrowych.
7. Jeżeli Usługodawca poweźmie informację dającą podstawę do podejrzenia przestępstwa zagrażającego życiu lub bezpieczeństwu osób, niezwłocznie zawiadamia organy ścigania i przekazuje im dostępne informacje.

Zasady dla treści publikowanych na stronie bakepilot.pl określają odrębnie zasady komentarzy na blogu oraz regulamin katalogu kursów Edukacja.

§ 13. Odpowiedzialność i poziom usług

1. Usługodawca dąży do dostępności Aplikacji na poziomie co najmniej 99% w skali miesiąca, z wyłączeniem zapowiedzianych prac technicznych.
2. Wobec Przedsiębiorców niebędących Przedsiębiorcami na prawach Konsumenta odpowiedzialność Usługodawcy ograniczona jest do szkody rzeczywistej i do wartości Opłat uiszczonych w ciągu ostatnich 12 miesięcy, a Usługodawca nie odpowiada za skutki działania siły wyższej, błędy wynikające z nieprawidłowego użytkowania, przerwy po stronie dostawców infrastruktury oraz błędy systemów zewnętrznych (Fakturownia, KSeF, operator płatności).
3. Wobec Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach Konsumenta Usługodawca odpowiada na zasadach wynikających z przepisów prawa; ograniczenia z ust. 2 nie mają zastosowania.

§ 14. Własność intelektualna

Aplikacja BakePilot, jej kod, interfejs, logotypy i znaki towarowe stanowią własność Usługodawcy chronioną prawem autorskim. Z chwilą zawarcia Umowy Usługodawca udziela Usługobiorcy niewyłącznej licencji na korzystanie z Aplikacji w zakresie aktywnej Subskrypcji. Licencja wygasa z chwilą rozwiązania Umowy. Zabroniona jest jakakolwiek forma inżynierii wstecznej lub kopiowania Aplikacji bez pisemnej zgody Usługodawcy.

§ 15. Dane osobowe i powierzenie przetwarzania

1. Zasady przetwarzania danych, których administratorem jest Usługodawca (dane Konta i Użytkowników, płatności, korespondencji, formularzy na stronie), opisuje Polityka prywatności.
2. W zakresie danych, które Usługobiorca wprowadza do Aplikacji (w szczególności dane klientów Organizacji, jej pracowników i kontrahentów), administratorem jest Usługobiorca, a Usługodawca przetwarza je w jego imieniu na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiącej Załącznik nr 1 do Regulaminu. Zawarcie Umowy oznacza zawarcie Umowy powierzenia.

§ 15a. Zdalny dostęp wsparcia technicznego

W celu diagnostyki i rozwiązania zgłoszonych problemów technicznych Usługodawca może uzyskać zdalny dostęp do danych Organizacji Usługobiorcy w Aplikacji. Udzielenie dostępu jest poleceniem przetwarzania w rozumieniu Umowy powierzenia (Załącznik nr 1). Dostęp możliwy jest wyłącznie po spełnieniu wszystkich poniższych warunków:

1. Usługobiorca utworzył zgłoszenie w systemie wsparcia technicznego (widget “Pomoc” w Aplikacji).
2. Usługobiorca wyraził wyraźną zgodę na dostęp, klikając przycisk “Wyrażam zgodę na dostęp do konta” w oknie zgłoszenia. Zgoda jest udzielana osobno dla każdego zgłoszenia.
3. Sesja dostępu trwa maksymalnie 24 godziny od momentu jej uruchomienia i wygasa automatycznie.

W ramach zdalnego dostępu Usługodawca może przeglądać oraz edytować dane Organizacji (zamówienia, produkty, receptury, składniki, klientów, ustawienia) w zakresie niezbędnym do rozwiązania zgłoszenia. Wszelkie działania wykonane przez Usługodawcę podczas sesji są rejestrowane w dzienniku zdarzeń (audit log).

Usługobiorca może cofnąć zgodę w dowolnym momencie, klikając przycisk “Cofnij zgodę” w oknie zgłoszenia. Cofnięcie zgody powoduje natychmiastowe zakończenie aktywnej sesji dostępu.

§ 16. Fakturowanie i KSeF

Faktury VAT za Subskrypcję wystawiane są w systemie Fakturownia (Fakturownia sp. z o.o.) i - w przypadkach wymaganych przepisami - przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Numer KSeF podawany jest w e-mailu z fakturą. Faktury dostarczane są wyłącznie w formie elektronicznej (PDF). Usługobiorca zobowiązany jest do podania aktualnych danych do faktury przy płatności.

§ 16a. Integracja Usługobiorcy z KSeF

Aplikacja umożliwia Usługobiorcy połączenie własnego konta z Krajowym Systemem e-Faktur: wystawienie certyfikatu KSeF, wysyłkę faktur sprzedażowych oraz pobieranie faktur zakupowych wystawionych na numer NIP Usługobiorcy. Usługodawca działa wyłącznie jako narzędzie techniczne przekazujące dane do i z KSeF w imieniu Usługobiorcy.

Usługobiorca odpowiada za posiadanie uprawnień do działania w KSeF w imieniu swojego podmiotu, za poprawność i kompletność danych na wystawianych dokumentach oraz za terminowe wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów o e-fakturowaniu. Certyfikat i powiązany klucz przechowywane są w postaci zaszyfrowanej i wykorzystywane wyłącznie do realizacji funkcji Aplikacji.

Usługodawca nie odpowiada za niedostępność, błędy lub zmiany po stronie KSeF, w tym za odrzucenie dokumentu przez ten system, a także za skutki braku lub utraty uprawnień Usługobiorcy w KSeF.

§ 16b. Charakter danych podatkowych i finansowych

Funkcje Aplikacji przedstawiające wyliczenia podatkowe, w szczególności moduł Finanse (szacunek podatku VAT), mają charakter wyłącznie pomocniczy i informacyjny. Służą planowaniu płynności finansowej i nie stanowią deklaracji podatkowej, księgi podatkowej, ewidencji w rozumieniu przepisów podatkowych ani porady podatkowej lub księgowej.

Wyliczenia opierają się na danych wprowadzonych przez Usługobiorcę i mogą być niekompletne, jeżeli dane te są niepełne. Usługodawca nie świadczy usług doradztwa podatkowego w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym. Za prawidłowość rozliczeń podatkowych, składanych deklaracji i prowadzonych ksiąg odpowiada wyłącznie Usługobiorca oraz jego księgowość.

§ 17. Pozasądowe rozwiązywanie sporów

Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności z pomocy wojewódzkiego inspektora Inspekcji Handlowej, stałego polubownego sądu konsumenckiego albo innego podmiotu wpisanego do rejestru podmiotów uprawnionych do prowadzenia postępowań w sprawie pozasądowego rozwiązywania sporów konsumenckich, prowadzonego przez Prezesa UOKiK (uokik.gov.pl). Konsument może też zwrócić się o pomoc do miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów. Skorzystanie z tych trybów jest dobrowolne.

§ 18. Zmiana Regulaminu

Usługodawca zastrzega prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn: zmiany przepisów prawa, decyzji organu, zmiany zakresu Usługi lub operatora płatności, względów bezpieczeństwa. Informację o zmianie wraz z nowym tekstem Usługobiorca otrzymuje e-mailem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Usługobiorca, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć Umowę przed tym dniem bez kosztów; brak wypowiedzenia oznacza akceptację nowego Regulaminu. Do dnia wejścia zmian w życie obowiązuje dotychczasowa wersja Regulaminu, dostępna pod linkiem podanym na początku dokumentu. Zmiany nie wpływają na opłacone Okresy Subskrypcji.

§ 19. Zmiana Usługi

Usługodawca może wprowadzać zmiany w Aplikacji (nowe funkcje, modyfikacje, usunięcia). O istotnych zmianach negatywnie wpływających na Usługę Usługobiorca informowany jest z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Jeżeli zmiana istotnie i negatywnie wpływa na korzystanie z Usługi, Usługobiorca może wypowiedzieć Umowę w terminie 30 dni bez dodatkowych kosztów.

§ 20. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego (Kodeks cywilny, ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawa o prawach konsumenta, RODO, prawo autorskie). Spory z Konsumentami i Przedsiębiorcami na prawach Konsumenta rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych; spory z pozostałymi Przedsiębiorcami - sąd właściwy dla adresu Usługodawcy (Kalisz). Nieważność jednego postanowienia nie wpływa na pozostałe.

Historia wersji:

• wersja 2.0 - obowiązuje od 2 listopada 2026 r. (umowa powierzenia jako Załącznik nr 1, prawo odstąpienia i wzór formularza dla Konsumentów, ceny brutto, pełny eksport danych zamawiany w Ustawieniach, zakończenie Umowy, adresy Usługodawcy),
• wersja dotychczasowa - obowiązuje od 27 marca 2026 r. do 1 listopada 2026 r.

Załącznik nr 1. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Umowa powierzenia (art. 28 rozporządzenia (UE) 2016/679, „RODO”) jest zawierana razem z Umową. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane w Regulaminie.

§ 1. Strony

Administratorem jest Usługobiorca. Podmiotem przetwarzającym jest Usługodawca (dane w § 1 Regulaminu).

§ 2. Przedmiot, charakter i cel

Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych, które Administrator lub jego Użytkownicy wprowadzają do Aplikacji albo które trafiają do niej na polecenie Administratora (np. faktury pobierane z KSeF). Przetwarzanie polega na przechowywaniu, porządkowaniu, wyświetlaniu, przeliczaniu, przesyłaniu (np. e-mail do klienta Organizacji, wysyłka do KSeF) i usuwaniu danych i służy wyłącznie świadczeniu Usługi.

§ 3. Czas trwania

Umowa powierzenia obowiązuje przez czas trwania Umowy, a po jej zakończeniu - do usunięcia danych zgodnie z § 7.

§ 4. Rodzaj danych i kategorie osób

1. klienci i odbiorcy Organizacji: imię, nazwisko, nazwa, telefon, e-mail, adres dostawy, historia zamówień, dane do faktur;
2. pracownicy i współpracownicy Organizacji (moduł Czas pracy): imię, nazwisko, stanowisko, rodzaj umowy, stawka lub wynagrodzenie, godziny pracy i odbić, grafik, nieobecności (w tym nieobecność z powodu choroby, czyli informacja o stanie zdrowia), kod PIN;
3. kontrahenci i dostawcy: dane z faktur sprzedażowych i zakupowych, także pobieranych z KSeF;
4. Użytkownicy Konta: imię, nazwisko, e-mail, telefon, rola.

§ 5. Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

Podmiot przetwarzający:

1. przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, także w zakresie przekazywania danych do państwa trzeciego; poleceniem jest Umowa, korzystanie przez Administratora i jego Użytkowników z funkcji Aplikacji, ustawienia Konta oraz zgoda na zdalny dostęp w zgłoszeniu wsparcia (§ 15a Regulaminu); jeżeli przetwarzania wymaga od niego przepis prawa, informuje o tym Administratora, o ile prawo tego nie zabrania; niezwłocznie informuje Administratora, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza przepisy o ochronie danych;
2. zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy;
3. stosuje środki bezpieczeństwa opisane w § 8 (art. 32 RODO);
4. korzysta z dalszych podmiotów przetwarzających na zasadach § 6;
5. w miarę możliwości pomaga Administratorowi odpowiadać na żądania osób, których dane dotyczą, przede wszystkim przez funkcje Aplikacji (wyświetlenie, poprawienie, usunięcie i eksport danych);
6. uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne mu informacje, pomaga Administratorowi w obowiązkach z art. 32-36 RODO; naruszenie ochrony danych zgłasza Administratorowi e-mailem bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, przekazując znane mu informacje z art. 33 ust. 3 RODO;
7. po zakończeniu świadczenia Usługi zwraca lub usuwa dane zgodnie z § 7;
8. udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia audyty, w tym inspekcje, na zasadach § 9.

§ 6. Dalsze podmioty przetwarzające

1. Administrator udziela ogólnej pisemnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w ust. 4 oraz na ich zmianę na zasadach ust. 2-3. Każdy dalszy podmiot jest związany umową nakładającą na niego te same obowiązki ochrony danych co niniejsza Umowa powierzenia.
2. O zamiarze dodania lub zastąpienia dalszego podmiotu Podmiot przetwarzający informuje e-mailem wysłanym na adres Właściciela co najmniej 14 dni wcześniej. W tym czasie Administrator może zgłosić e-mailem uzasadniony sprzeciw.
3. Sprzeciw nie wstrzymuje zmiany. Jeżeli Strony nie uzgodnią rozwiązania, Administrator może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień poprzedzający zmianę, bez kosztów; Usługodawca zwraca wtedy proporcjonalną część Opłaty za opłacony, niewykorzystany okres.
4. Lista dalszych podmiotów przetwarzających:
   • Supabase Inc. - baza danych, logowanie i przechowywanie plików (serwery w UE, Irlandia);
   • Vercel Inc. - hosting Aplikacji (funkcje Aplikacji w regionie Dublin, Irlandia);
   • Resend Inc. - wysyłka e-maili z Aplikacji, w tym do klientów Organizacji (np. oferty);
   • Anthropic PBC - odczyt dokumentów wgranych do skanera cen faktur;
   • Google Ireland Ltd. / Google LLC - powiadomienia push w aplikacji mobilnej (Firebase Cloud Messaging, treść powiadomienia);
   • OpenStreetMap Foundation - zamiana adresu dostawy na współrzędne (Nominatim; sam adres, bez nazwiska);
   • Functional Software Inc. (Sentry) - diagnostyka błędów Aplikacji.
   Przekazanie danych do podmiotów z USA odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską albo decyzji Komisji o odpowiednim stopniu ochrony (UE-USA Data Privacy Framework) dla podmiotów wpisanych do jej wykazu.
5. Dalszymi podmiotami przetwarzającymi nie są: Ministerstwo Finansów (KSeF) - odbiera i udostępnia faktury jako organ, na polecenie Administratora; podmioty, które przetwarzają dane, których administratorem jest Usługodawca (np. Stripe, Fakturownia, Meta, Telegram, CallMeBot) - opisuje je Polityka prywatności.

§ 7. Zwrot i usunięcie danych

1. Przez cały czas trwania Umowy i po jej zakończeniu, do czasu usunięcia Konta, Administrator może zamówić pełny eksport danych (§ 12 Regulaminu) - to forma zwrotu danych.
2. Usunięcie Konta przez Właściciela w Ustawieniach usuwa dane natychmiast. Na żądanie Administratora zgłoszone e-mailem Podmiot przetwarzający usuwa dane w ciągu 30 dni.
3. Jeżeli Konto pozostaje w trybie ograniczonym przez 6 miesięcy (§ 8 Regulaminu), Podmiot przetwarzający usuwa dane, uprzedzając Administratora e-mailem co najmniej 30 i 7 dni wcześniej; do dnia usunięcia Administrator może zamówić pełny eksport danych.
4. Usunięte dane mogą pozostawać w kopiach zapasowych bazy danych do czasu ich nadpisania w zwykłym cyklu, nie dłużej niż 7 dni, i nie są z nich odtwarzane, chyba że przepis prawa nakazuje ich przechowywanie.

§ 8. Środki bezpieczeństwa

Szyfrowanie transmisji (TLS); izolacja danych organizacji w bazie (Row Level Security); role i uprawnienia Użytkowników nadawane przez Administratora; opcjonalne hasło administratora do modułów z danymi wrażliwymi; szyfrowanie certyfikatów KSeF; dziennik zdarzeń zdalnego dostępu wsparcia; kopie zapasowe bazy danych prowadzone przez dostawcę infrastruktury.

§ 9. Audyt

1. Podmiot przetwarzający wykazuje spełnienie obowiązków przede wszystkim przez udostępnienie dokumentacji: niniejszej Umowy powierzenia, opisu środków bezpieczeństwa (także na stronie bakepilot.pl/bezpieczenstwo) oraz pisemnych odpowiedzi na pytania Administratora, udzielanych w ciągu 30 dni.
2. Inspekcja (zdalna albo w biurze Usługodawcy) jest możliwa, gdy dokumentacja z ust. 1 nie wystarcza do wykazania zgodności, po naruszeniu ochrony danych dotyczącym danych Administratora albo na żądanie organu nadzorczego. Administrator zapowiada ją z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, nie częściej niż raz w roku (poza naruszeniem i żądaniem organu); inspekcja odbywa się w dni robocze, bez dostępu do danych innych Usługobiorców, a audytor zobowiązuje się do zachowania poufności.
3. Koszty audytu ponosi Administrator, w tym uzasadnione koszty Podmiotu przetwarzającego związane z inspekcją, chyba że inspekcja wykaże istotne naruszenie Umowy powierzenia przez Podmiot przetwarzający.

§ 10. Odpowiedzialność i postanowienia końcowe

Odpowiedzialność Stron z tytułu Umowy powierzenia podlega zasadom i ograniczeniom z § 13 Regulaminu, w zakresie dopuszczalnym przez przepisy; nie ogranicza to praw osób, których dane dotyczą (art. 82 RODO). Umowa powierzenia wygasa wraz z usunięciem danych zgodnie z § 7. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Regulamin i RODO.

Załącznik nr 2. Wzór formularza odstąpienia od umowy

(formularz ten należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)

• Adresat: KamikStudio Patryk Kowalski, ul. Fabryczna 1, 62-800 Kalisz, kontakt@bakepilot.pl
• Ja/My(*) niniejszym informuję/informujemy(*) o moim/naszym(*) odstąpieniu od umowy o świadczenie usługi BakePilot
• Data zawarcia umowy (założenia Konta): ...
• Imię i nazwisko konsumenta(-ów): ...
• Adres e-mail Konta: ...
• Adres konsumenta(-ów): ...
• Podpis konsumenta(-ów) (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej): ...
• Data: ...

(*) Niepotrzebne skreślić.

Kontakt: kontakt@bakepilot.pl | tel. +48 519 109 063