Ogólne Warunki Umowy (Regulamin)

§ 1. Postanowienia ogólne

Usługodawcą jest Patryk Kowalski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą KamikStudio, wpisany do CEIDG:

• Adres: ul. Fabryczna 1, 62-800 Kalisz
• NIP: 6182187584
• REGON: 387776597
• E-mail: kontakt@bakepilot.pl
• Telefon: +48 519 109 063
• Rachunek bankowy: PL71 1090 1128 0000 0001 4736 3396 (Santander Bank Polska S.A., SWIFT: WBKPPLPP)

Regulamin jest regulaminem w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz stanowi Ogólne Warunki Umowy w rozumieniu art. 384 Kodeksu cywilnego. Punkt kontaktowy DSA (art. 12 Rozp. UE 2022/2065): kontakt@bakepilot.pl.

§ 2. Definicje

• Aplikacja — system SaaS BakePilot dostępny pod adresem app.bakepilot.pl.
• Konsument — osoba fizyczna dokonująca czynności niezwiązanej bezpośrednio z działalnością gospodarczą (art. 22¹ k.c.).
• Konto — indywidualne konto Usługobiorcy zabezpieczone adresem e-mail i hasłem.
• Klucz licencyjny — unikalny identyfikator Konta potwierdzający aktywną subskrypcję.
• Okres Próbny — bezpłatny, pełny dostęp do Aplikacji przez 20 dni od rejestracji, bez konieczności podania danych płatniczych.
• Okres Subskrypcji — czas, na który wykupiono dostęp: miesiąc lub rok.
• Opłata — wynagrodzenie należne Usługodawcy za dany Okres Subskrypcji.
• Organizacja — podmiot (cukiernia, piekarnia) reprezentowany przez Usługobiorcę w Aplikacji.
• Plan — wariant subskrypcji: Podstawowy, Profesjonalny lub Mistrzowski.
• Przedsiębiorca na prawach Konsumenta — JDG zawierająca umowę niezwiązaną z profilem jej działalności (art. 38a ustawy o prawach konsumenta).
• Umowa — umowa o świadczenie Usługi zawarta na warunkach Regulaminu.
• Usługobiorca — osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna korzystająca z Aplikacji.

§ 3. Wymagania techniczne i zasady korzystania

Do korzystania z Aplikacji niezbędne są: połączenie z Internetem, przeglądarka Chrome/Firefox/Safari/Edge w aktualnej wersji, aktywny adres e-mail oraz włączona obsługa cookies i JavaScript.

Zabronione jest: dostarczanie treści bezprawnych, reverse engineering Aplikacji, odsprzedaż dostępu osobom trzecim oraz masowe pobieranie danych za pomocą botów i scraperów. Usługobiorca odpowiada za zachowanie poufności danych logowania i zobowiązuje się podawać rzeczywiste dane firmy (NIP, adres) niezbędne do wystawiania faktur.

§ 4. Zawarcie Umowy i rejestracja

Umowa zostaje zawarta z chwilą rejestracji Konta i akceptacji Regulaminu. Rejestracja wymaga podania nazwy firmy, NIP, adresu e-mail i hasła. Po rejestracji Usługobiorca otrzymuje 20-dniowy Okres Próbny — pełny dostęp bez konieczności podawania karty płatniczej.

Po upływie Okresu Próbnego korzystanie z Aplikacji wymaga wykupienia Subskrypcji. Umowa zawierana jest na Okres Subskrypcji i ulega automatycznemu przedłużeniu, chyba że Usługobiorca ją wypowie. Jeden NIP może posiadać tylko jedno aktywne Konto.

§ 5. Opłaty i rozliczenia

Ceny Planów są cenami netto i zostaną powiększone o VAT 23%. Opłata pobierana jest z góry za wybrany Okres Subskrypcji za pośrednictwem operatora płatności Stripe. Usługodawca nie przechowuje danych kart płatniczych. Przy subskrypcji rocznej obowiązuje 20% rabatu względem ceny miesięcznej.

Usługodawca wystawia fakturę VAT za każdy Okres Subskrypcji, dostarczaną elektronicznie (e-mail). W przypadku podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT faktura przesyłana jest do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Numer KSeF wskazywany jest na fakturze i w e-mailu potwierdzającym zakup.

§ 6. Plany subskrypcji

Dostępne Plany (ceny netto):

• Podstawowy — 98 zł/mies. (lub 78 zł/mies. przy rozliczeniu rocznym, 936 zł/rok): zamówienia (z eksportem/importem), produkty (z menu PDF i alergenami), klienci detaliczni, kalendarz, kanban zamówień, składniki (podstawowe), notatki.
• Profesjonalny — 189 zł/mies. (lub 151 zł/mies. rocznie, 1 812 zł/rok): wszystko z Podstawowego + zamówienia B2B, dowozy z optymalizacją trasy, klienci B2B i CRM, kalkulator receptur, pełna baza składników (historia cen, wartość odżywcza, dostawcy), raporty sprzedaży, magazyn (stany i rozchód), kanban zadań, oferty cenowe, analityka.
• Mistrzowski — 319 zł/mies. (lub 255 zł/mies. rocznie, 3 060 zł/rok): wszystko z Profesjonalnego + konfigurator tortów, automatyczne alergeny z receptury, magazyn zaawansowany (daty ważności FIFO/FEFO, inwentura, planer zakupów), lista produkcyjna, umowy i kontrakty, HACCP (GHP/GMP, rejestr temperatur, druki), faktury z integracją KSeF, priorytetowe wsparcie, dedykowane szkolenie.

Szczegółowy opis modułów dostępnych w każdym Planie zamieszczony jest na stronie bakepilot.pl. Usługodawca zastrzega prawo zmiany Cennika z 30-dniowym wyprzedzeniem — zmiana nie wpływa na opłacone Okresy Subskrypcji. Upgrade Planu jest możliwy w każdej chwili; downgrade obowiązuje od początku następnego Okresu Subskrypcji.

§ 7. Klucz licencyjny

Z chwilą rejestracji Usługobiorca otrzymuje unikalny Klucz licencyjny przypisany do Konta i Organizacji, potwierdzający aktywną subskrypcję. Klucz jest widoczny w ustawieniach Konta i przesyłany e-mailem po zakupie. Nie może być przenoszony ani udostępniany osobom trzecim. Po wygaśnięciu subskrypcji dostęp do funkcji płatnych zostaje zawieszony; Klucz reaktywuje się po odnowieniu subskrypcji.

§ 8. Wypowiedzenie Umowy

Usługobiorca może wypowiedzieć Umowę w każdym czasie ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Subskrypcji — przez ustawienia Konta (sekcja “Zarządzaj subskrypcją”) lub e-mailowo na kontakt@bakepilot.pl. Wypowiedzenie nie uprawnia do zwrotu proporcjonalnej części Opłaty (z zastrzeżeniem prawa odstąpienia — § 11).

Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu. Po rozwiązaniu Umowy dane Usługobiorcy są przechowywane przez 30 dni, po czym zostają trwale usunięte — w tym czasie Usługobiorca może wyeksportować swoje dane (CSV/JSON).

§ 9. Reklamacje — Konsumenci i Przedsiębiorcy na prawach Konsumenta

Reklamacje należy składać e-mailem na kontakt@bakepilot.pl lub listownie na adres Usługodawcy. Reklamacja powinna zawierać dane kontaktowe, opis niezgodności i oczekiwany sposób rozwiązania. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania. W przypadku uznania — Usługodawca doprowadzi Usługę do zgodności z Umową lub, jeśli niemożliwe, zaproponuje obniżenie Opłaty albo rozwiązanie Umowy ze zwrotem środków.

§ 10. Reklamacje — Przedsiębiorcy

Przedsiębiorcy niebędący Przedsiębiorcami na prawach Konsumenta składają reklamacje na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego. Usługodawca rozpatruje je w terminie 30 dni. W stosunku do Przedsiębiorców wyłącza się przepisy k.c. o rękojmi za wady w zakresie dopuszczonym przez prawo.

§ 11. Prawo odstąpienia od Umowy

Konsument i Przedsiębiorca na prawach Konsumenta może odstąpić od Umowy w terminie 14 dni od dnia dokonania pierwszej płatności subskrypcyjnej, bez podania przyczyny. Oświadczenie o odstąpieniu należy przesłać na kontakt@bakepilot.pl. Usługodawca zwróci środki w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia. Prawo odstąpienia nie przysługuje po pełnym wykonaniu Usługi za wyraźną uprzednią zgodą Usługobiorcy.

§ 12. Treści Usługobiorcy i prawa do danych

Usługobiorca zachowuje pełne prawa własności do danych wprowadzonych do Aplikacji (klienci, zamówienia, receptury, produkty). Usługodawca przetwarza te dane wyłącznie w celu świadczenia Usługi. Usługobiorca ma prawo do eksportu danych w formacie CSV/JSON w dowolnym czasie — bez opłat. Usługodawca nie sprzedaje ani nie ujawnia danych Usługobiorcy osobom trzecim, z wyjątkiem podprocesorów technicznych (Supabase, Vercel, Resend).

§ 13. Odpowiedzialność i poziom usług

Usługodawca dąży do dostępności Aplikacji na poziomie co najmniej 99% w skali miesiąca. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Przedsiębiorców ograniczona jest do wartości Opłat uiszczonych w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Usługodawca nie odpowiada za skutki działania siły wyższej, błędy wynikające z nieprawidłowego użytkowania, przerwy po stronie dostawców infrastruktury oraz błędy systemów zewnętrznych (InsERT, KSeF, operator płatności).

§ 14. Własność intelektualna

Aplikacja BakePilot, jej kod, interfejs, logotypy i znaki towarowe stanowią własność Usługodawcy chronioną prawem autorskim. Z chwilą zawarcia Umowy Usługodawca udziela Usługobiorcy niewyłącznej licencji na korzystanie z Aplikacji w zakresie aktywnej Subskrypcji. Licencja wygasa z chwilą rozwiązania Umowy. Zabroniona jest jakakolwiek forma inżynierii wstecznej lub kopiowania Aplikacji bez pisemnej zgody Usługodawcy.

§ 15. Dane osobowe i powierzenie przetwarzania

Administratorem danych osobowych Usługobiorców jest Usługodawca (KamikStudio, Patryk Kowalski). Szczegółowe zasady określa Polityka prywatności.

W zakresie danych klientów Organizacji (imiona, nazwiska, adresy, telefony) Usługodawca pełni rolę procesora danych (art. 28 RODO) — Usługobiorca pozostaje administratorem. Akceptacja Regulaminu stanowi zawarcie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA). Na żądanie pełna treść DPA dostępna pod adresem kontakt@bakepilot.pl.

Podprocesorzy: Supabase Inc. (baza danych), Vercel Inc. (hosting), Resend Inc. (e-mail), Easy.tools sp. z o.o. (obsługa subskrypcji i płatności), Meta Platforms Ireland Ltd. (remarketing) — wszyscy na podstawie standardowych klauzul umownych SCC lub przepisów krajowych.

§ 15a. Zdalny dostep wsparcia technicznego

W celu diagnostyki i rozwiazania zgloszonych problemow technicznych Uslugodawca moze uzyskac zdalny dostep do danych Organizacji Uslugobiorcy w Aplikacji. Dostep mozliwy jest wylacznie po spelnieniu wszystkich ponizszych warunkow:

1. Uslugobiorca utworzyl zgloszenie w systemie wsparcia technicznego (widget “Pomoc” w Aplikacji).
2. Uslugobiorca wyrazil wyrazna zgode na dostep, klikajac przycisk “Wyrazam zgode na dostep do konta” w oknie zgloszenia. Zgoda jest udzielana osobno dla kazdego zgloszenia.
3. Sesja dostepu trwa maksymalnie 24 godziny od momentu jej uruchomienia i wygasa automatycznie.

W ramach zdalnego dostepu Uslugodawca moze przegladac oraz edytowac dane Organizacji (zamowienia, produkty, receptury, skladniki, klientow, ustawienia) w zakresie niezbednym do rozwiazania zgloszenia. Wszelkie dzialania wykonane przez Uslugodawce podczas sesji sa rejestrowane w dzienniku zdarzen (audit log).

Uslugobiorca moze cofnac zgode w dowolnym momencie, klikajac przycisk “Cofnij zgode” w oknie zgloszenia. Cofniecie zgody powoduje natychmiastowe zakonczenie aktywnej sesji dostepu.

§ 16. Fakturowanie i KSeF

Faktury VAT wystawiane są w systemie InsERT Subiekt 123 i — w przypadkach wymaganych przepisami — przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Numer KSeF wskazywany jest na fakturze i w e-mailu potwierdzającym zakup. Faktury dostarczane są wyłącznie w formie elektronicznej (PDF). Usługobiorca zobowiązany jest do podania aktualnych danych firmy (NIP, adres) w ustawieniach Konta.

§ 17. Pozasądowe rozwiązywanie sporów

Konsument może skorzystać z mediacji przy Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej, polubownego sądu konsumenckiego lub platformy ODR Komisji Europejskiej: ec.europa.eu/consumers/odr. Skorzystanie z tych trybów jest dobrowolne i wymaga zgody obu stron.

§ 18. Zmiana Regulaminu

Usługodawca zastrzega prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn (zmiana prawa, zakresu Usługi, względy bezpieczeństwa). O zmianach Usługobiorca informowany jest e-mailem co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie. Brak wypowiedzenia Umowy w tym terminie jest równoznaczny z akceptacją nowego Regulaminu. Zmiany nie wpływają na opłacone Okresy Subskrypcji.

§ 19. Zmiana Usługi

Usługodawca może wprowadzać zmiany w Aplikacji (nowe funkcje, modyfikacje, usunięcia). O istotnych zmianach negatywnie wpływających na Usługę Usługobiorca informowany jest z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Jeżeli zmiana istotnie i negatywnie wpływa na korzystanie z Usługi, Usługobiorca może wypowiedzieć Umowę w terminie 30 dni bez dodatkowych kosztów.

§ 20. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego (Kodeks cywilny, ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawa o prawach konsumenta, RODO, prawo autorskie). Spory z Konsumentami rozstrzyga sąd właściwy wg k.p.c.; spory z Przedsiębiorcami — sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy (Kalisz). Nieważność jednego postanowienia nie wpływa na pozostałe. Regulamin obowiązuje od 27 marca 2026 r.

Kontakt: kontakt@bakepilot.pl | tel. +48 519 109 063