Automatyczne faktury kosztowe z KSeF
Faktury z hurtowni same wpadają do aplikacji i zasilają skaner cen.
Ostatnia aktualizacja: 2026-09-08
Koniec z fotografowaniem faktur
Duże hurtownie - Makro, Selgros, Polmarkus i inne - wystawiają faktury bezpośrednio do KSeF. BakePilot pobiera je automatycznie i wpina w znany Ci już skaner cen. Nie musisz robić zdjęć ani nic wgrywać, a dane są dokładnie takie, jakie wystawił dostawca - bez ryzyka błędnego odczytu z rozmazanej fotografii.
- Faktury pobierane automatycznie raz dziennie
- Pozycje z kodami kreskowymi i cenami po rabatach
- Brak kosztów odczytu, bo dane pochodzą wprost z dokumentu
- Funkcja dostępna w planie Mistrzowskim
Warunek jest jeden: podłączony KSeF. Jeśli jeszcze go nie masz, zajrzyj do artykułu o integracji z KSeF - certyfikat wyrabia się w kilkanaście minut z darmowym Profilem Zaufanym.
Jak to działa na co dzień
Pobrana faktura nie zmienia niczego sama z siebie. Trafia do skanera cen jako gotowy podgląd: widzisz, które składniki podrożały, a które staniały, i akceptujesz zmiany dokładnie tak, jak przy skanowaniu zdjęcia. Ostatnie słowo zawsze należy do Ciebie.
- Faktura pojawia się w „Historii skanowań” jako podgląd zmian cen
- Stara i nowa cena obok siebie przy każdej pozycji
- Pozycje akceptujesz, poprawiasz albo pomijasz
- Po kliknięciu „Zastosuj zmiany” koszty receptur przeliczają się same
Pobranie na żądanie
Nie chcesz czekać do nocy? Przycisk „Pobierz teraz” ściąga faktury od razu. Jedno kliknięcie pobiera do 15 faktur - to ograniczenie po stronie KSeF, nie aplikacji. Jeśli czeka ich więcej, reszta dociągnie się przy kolejnym przebiegu albo po następnym kliknięciu.
- 1Otwórz „Faktury” i przejdź na zakładkę „Zakupowe”
- 2W panelu „Automatyczne faktury kosztowe z KSeF” kliknij „Pobierz teraz”
- 3Przeczytaj komunikat „Pobieranie z KSeF zakończone” - podaje liczbę nowych, sprawdzonych i pominiętych faktur
- 4Nowe dokumenty zatwierdź w „Skanerze cen faktur”
Między kolejnymi pobraniami obowiązuje odstęp około 15 minut. Za wcześnie kliknięty przycisk pokaże komunikat „Poprzednie pobieranie było przed chwilą” z czasem następnej próby.
Nadrabianie historii
Pierwsze pobranie sięga 30 dni wstecz. Jeśli chcesz mieć w aplikacji starsze faktury, rozwiń „Pobierz starsze faktury (nadrabianie historii)”, wskaż datę w polu „Od dnia” i kliknij „Pobierz od tej daty”. Obowiązuje ten sam limit 15 faktur na kliknięcie, więc dłuższą historię dociągasz w kilku podejściach.
- Pole „Od dnia” - data początkowa nadrabiania
- „Pobierz od tej daty” - pobranie z zachowaniem limitu 15 faktur
- Faktury już zapisane w aplikacji są pomijane, nie powstają duplikaty
Włącznik i podgląd ostatniego pobrania
Automatyczne pobieranie możesz włączyć albo wyłączyć w każdej chwili przyciskiem „Włącz auto-pobieranie” / „Wyłącz auto-pobieranie”. Pod przyciskami widzisz linię „Stan: włączone · ostatnie pobieranie …” z datą i godziną - dzięki temu od razu wiesz, czy wszystko działa.
- Przełącznik automatycznego pobierania
- Data i godzina ostatniego przebiegu
- Informacja o błędzie, jeśli ostatnie połączenie się nie udało
Skąd pochodzi faktura
W „Historii skanowań” dokumenty pobrane z KSeF mają oznaczenie „KSeF” przy nazwie dostawcy. Dokumenty ze zdjęcia lub wgranego pliku takiego oznaczenia nie mają. Łatwo więc sprawdzić, które ceny pochodzą prosto z faktury ustrukturyzowanej, a które z odczytu, który warto zweryfikować.
- Oznaczenie „KSeF” - dane wprost z dokumentu wystawcy
- Brak oznaczenia - zdjęcie lub plik, dane z odczytu
Dostawcy spoza KSeF
Nie każdy dostawca wystawia faktury do KSeF - lokalny młyn, sprzedawca owoców na targu czy hurtownia zagraniczna nadal dadzą Ci papier. Dla nich skaner zdjęciowy działa jak dotychczas: odczytuje pozycje i podsumowanie VAT, a dokument trafia do tego samego rejestru zakupów.
- „Zrób zdjęcie” i „Wgraj dokument” w Skanerze cen faktur
- Odczyt kwot VAT oprócz cen pozycji
- Oba źródła widoczne razem na zakładce „Zakupowe”