Skaner cen faktur - aktualizacja cen ze zdjęcia faktury

Po co to jest

Ceny w hurtowniach zmieniają się z dostawy na dostawę. Ręczne poprawianie ceny każdego składnika po każdej fakturze zajmuje czas i łatwo o pomyłkę, która zafałszuje koszt receptury. Skaner cen faktur robi to za Ciebie: robisz zdjęcie faktury z hurtowni (albo wgrywasz PDF), a BakePilot odczytuje pozycje i podpowiada, które składniki podrożały, a które staniały. Ty tylko sprawdzasz i zatwierdzasz.

• Koniec z ręcznym przepisywaniem cen po każdej dostawie
• Odczyt nazwy, ilości i ceny netto po rabatach z każdej pozycji
• Dopasowanie po kodzie EAN do Twoich składników, a gdy kodu nie znamy - podpowiedź po nazwie do zatwierdzenia
• Po zatwierdzeniu koszty receptur przeliczają się same

Jak to działa krok po kroku

Skaner znajdziesz w module Składniki → przycisk „Skaner cen faktur”. Robisz zdjęcie faktury aparatem w telefonie lub wgrywasz plik (zdjęcie albo PDF). Aplikacja odczytuje pozycje i pokazuje podgląd: przy każdej rozpoznanej pozycji widzisz starą i nową cenę. Pozycje, których jeszcze nie ma w bazie, możesz przypiąć do istniejącego składnika albo dodać jako nowy - jednym kliknięciem. Nic nie zmienia się automatycznie: każdą pozycję akceptujesz, poprawiasz albo pomijasz.

• Zrób zdjęcie aparatem albo wgraj zdjęcie/PDF faktury
• Podgląd zmian pozycja po pozycji - stara cena → nowa cena
• Przypnij nieznaną pozycję do składnika lub dodaj nowy
• Zatwierdź - ceny składników i koszty receptur aktualizują się same

Podpowiedź składnika po nazwie

Gdy pozycja nie ma kodu kreskowego, który znamy z wcześniejszych faktur, skaner szuka składnika po nazwie i ustawia go jako pierwszy na liście „Przypisz do składnika”. Taka podpowiedź nie jest jednak przyjmowana za Ciebie: dopóki jej nie zatwierdzisz, pozycja zostanie pominięta. Widać to wprost przy pozycji - napis zmienia się z „Podpowiedź po nazwie - sprawdź i zatwierdź przyciskiem z ptaszkiem, inaczej pozycja zostanie pominięta” na „Podpowiedź po nazwie - zatwierdzona”.

• Podpowiedź jest pierwsza na liście „Przypisz do składnika”, ale zaznaczasz ją sam przyciskiem z ptaszkiem
• Krótkie nazwy muszą zgadzać się w całości, a liczby i procenty z nazwy (np. 30%, 500 g) muszą się pokrywać
• Gdy do jednej pozycji pasuje kilka składników równie dobrze, podpowiedzi nie ma - wybierasz ręcznie
• Po zatwierdzeniu cena liczy się dokładnie tak samo jak przy dopasowaniu po kodzie kreskowym

Jednostka z faktury decyduje, czego dotyczy cena

Hurtownie zapisują jednostkę miary na dziesiątki sposobów i od niej zależy, co oznacza cena w wierszu. Gdy jednostką jest kilogram, gram, litr albo mililitr, cena dotyczy tej jednostki - skaner przelicza ją na cenę opakowania Twojego dostawcy. Każda inna jednostka (sztuka, worek, opakowanie, butelka, karton, zgrzewka, tacka) oznacza cenę za opakowanie i wtedy potrzebna jest waga tego opakowania.

• „KG”, „kg.”, „KILOGRAM”, „G”, „DKG”, „L”, „LITR”, „ML” - cena za jednostkę, przeliczana na opakowanie (worek borowek 10 kg po 17,34 zł/kg to 173,40 zł za worek)
• „SZT”, „OP”, „BT”, „WOR”, „KA”, „ZG”, „TR” - cena za opakowanie
• Wagę opakowania skaner czyta z nazwy pozycji: „DIAM.CUKIER 25KG KRYSZTAŁ WOR” to worek 25 kg, a nie cena za kilogram
• Rozumie też „5 KG”, „600G”, „0,5 l”, „a 10kg”, wielopaki „10x1kg” (razem 10 kg) i zapisy „120ML 50SZT” (50 sztuk po 120 ml)
• „330G+30G” liczy się jako 330 g - gratis nie podnosi wagi opakowania
• Wymiary i oznaczenia typu „44CMX150M” czy „typ 650” nie są traktowane jak waga
• Ilość zakupu zapisuje się w opakowaniach: 10 KG przy opakowaniu 10 kg to jedno opakowanie, nie dziesięć

„ile sztuk w kartonie” wprost w podglądzie importu

Gdy faktura podaje cenę kartonu albo zgrzewki, a nie wiemy, ile sztuk się w nim mieści, przy pozycji w podglądzie pojawia się pole „ile sztuk w kartonie” z przyciskiem „Zapisz”. Chodzi o zawartość JEDNEGO kartonu, a nie o to, ile kartonów kupiłeś - podpowiedź pod polem mówi to wprost: „Zawartość jednego kartonu, nie liczba kupionych kartonów”. Wpisujesz liczbę sztuk i cena od razu przelicza się na sztukę - bez wychodzenia z podglądu i wchodzenia w kartę składnika. Pod polem widzisz wtedy, co się stało, np. „Cena z faktury dzielona przez 12 szt.”.

1. W podglądzie importu znajdź pozycję z ostrzeżeniem o opakowaniu zbiorczym
2. Wpisz liczbę sztuk w polu „ile sztuk w kartonie” (karton z 8 kostkami masła = 8, niezależnie od tego, ile kartonów kupiłeś)
3. Kliknij „Zapisz” - zobaczysz „Cena przeliczona na sztukę”
4. Zatwierdź pozycję przyciskiem z ptaszkiem i zastosuj zmiany

• Liczba zapisuje się też przy dostawcy na karcie składnika, więc kolejne faktury przeliczą się same
• Pole pojawia się tylko przy pozycji przypisanej do składnika, w niezatwierdzonym jeszcze imporcie
• Dopuszczalny zakres to od 2 do 1000 sztuk

Po wpisaniu liczby sztuk

Po kliknięciu „Zapisz” ostrzeżenie znika, pod polem pojawia się „Cena z faktury dzielona przez 4 szt.”, a nowa cena to cena jednej butelki. Liczba zostaje zapisana przy dostawcy, więc przy następnej fakturze z tym olejem skaner przeliczy karton sam i nie zapyta ponownie.

„Waga opakowania” przy pozycji z faktury

Drugi brak, który uzupełnisz bez wychodzenia z podglądu, to waga opakowania. Pojawia się wtedy, gdy faktura podaje cenę za kilogram albo litr, a dostawca przy składniku nie ma wpisanej wagi opakowania - wtedy nie wiadomo, ile kosztuje jedno opakowanie. Przy pozycji jest pole „Waga opakowania” z jednostką opakowania dostawcy w nawiasie, np. „Waga opakowania (kg)”, z przyciskiem „Zapisz”, a pod nim podsumowanie, np. „Cena z faktury przeliczona na opakowanie 25 kg.”.

• Wagę podajesz w jednostce z nawiasu, tak jak w oknie dostawcy: przy „(kg)” worek 25 kg to 25, przy „(l)” butelka 0,5 l to 0,5, przy „(g)” opakowanie 500 g to 500
• Waga musi mieścić się w zakresie od 1 g do 100 kg; poza nim zobaczysz „Waga opakowania musi mieścić się w zakresie od 1 g do 100 kg (dla płynów od 1 ml do 100 l).”
• Waga zapisuje się przy dostawcy na karcie składnika, więc kolejne faktury przeliczą się same
• Jedna pozycja prosi albo o „ile sztuk w kartonie”, albo o „Waga opakowania” - nigdy o oba naraz

Pozycja, której nie da się policzyć, jest pomijana

Skaner nigdy nie zgaduje ceny. Gdy czegoś brakuje - wagi opakowania, liczby sztuk w kartonie albo jednostka opakowania nie pasuje do jednostki z faktury - pozycja dostaje ostrzeżenie w żółtej ramce i nie jest zaznaczana do zatwierdzenia. Po zastosowaniu zmian takie pozycje są wypisane z nazwy i powodem w sekcji „Pominięte bez zmiany ceny”.

• „Faktura podaje cenę za opakowanie zbiorcze (KA), a nie za sztukę. Podaj „ile sztuk w kartonie” (zawartość jednego kartonu) albo popraw cenę ręcznie.”
• „Faktura podaje cenę za kg, a źródło nie ma wagi opakowania. Uzupełnij wagę opakowania przy źródle składnika.”
• „Faktura podaje cenę za kg, a opakowanie źródła jest w „szt”. Nie da się przeliczyć ceny - sprawdź jednostkę opakowania przy źródle składnika.”
• „Nazwa pozycji mówi o opakowaniu 25000 g, a źródło składnika ma 1000 g. Popraw wagę opakowania przy źródle albo cenę ręcznie - inaczej cena opakowania stanie się ceną za kilogram.”
• Cena różniąca się kilkukrotnie od dotychczasowej też dostaje ostrzeżenie - zwykle znaczy, że hurtownia zmieniła opakowanie

Po zatwierdzeniu: podsumowanie faktury

Gdy wrócisz do zatwierdzonej faktury (Skaner cen faktur → historia skanowań), zobaczysz podsumowanie tylko do odczytu, a nie listę do uzupełniania. Na górze zielony pasek „Zmiany są zapisane” z datą i licznikami, niżej każda pozycja z tym, co się z nią stało. Tej faktury nie da się już zmienić - ceny poprawiasz w kartach składników.

• „Zaktualizowano cenę składnika: …” - cena weszła, obok widać nową cenę netto za opakowanie
• „Przypisano do składnika: …” i „Utworzono nowy składnik: …” - pozycja trafiła do wskazanego albo nowego składnika
• „Cena bez zmian: …” - cena z faktury była taka sama jak dotychczasowa, więc nie było czego zmieniać
• „Cena nie została przyjęta: …” - na żółto powód, cena z faktury i link „Uzupełnij w karcie składnika”
• „Pominięto” - pozycja, której nie przypisałeś do składnika (np. ręczniki czy torby)

Faktura od jednego dostawcy nie rusza cen pozostałych

Ten sam składnik kupujesz czasem w dwóch hurtowniach i każda ma własną cenę oraz własne opakowanie. Zatwierdzenie faktury aktualizuje cenę wyłącznie u tego dostawcy, od którego jest faktura. Jeśli pozycja pochodzi od innej hurtowni niż zapisane źródło, skaner dopisuje składnikowi nowe źródło zamiast nadpisywać cenę dotychczasowego.

• Ceny pozostałych dostawców składnika zostają nietknięte
• Na karcie składnika zobaczysz wtedy dwa źródła i cenę każdego z nich
• Przy metodzie wyceny „Automatyczna (zalecana)” cena składnika to średnia cen za kg wszystkich aktywnych dostawców

Kartony, zgrzewki i cena za sztukę - co z czego wynika

Hurtownie często sprzedają w opakowaniach zbiorczych: na fakturze z MAKRO masło ma jednostkę „KA” (karton), mleko „OP” (zgrzewka), dżem „SL”, a mąka „TR” (tacka). Cena przy takiej pozycji to cena całego opakowania zbiorczego - nie pojedynczej kostki. W BakePilot ceny składników trzymamy zawsze za pojedyncze opakowanie detaliczne (np. kostka masła 200 g), dlatego skaner przelicza cenę z faktury na cenę za sztukę. Kolejność jest taka: najpierw cena sztuki po rabatach wprost z faktury, potem liczba sztuk podana w nazwie towaru („MĄKA 10X1KG”), a na końcu liczba z pola „Sztuk w opakowaniu zbiorczym” zapisana przy dostawcy. Jeśli żadna z tych trzech nie jest znana, skaner NIE zgaduje - pomija pozycję i pokazuje przy niej ostrzeżenie.

• Faktura: 10 kartonów masła po 33,26 zł (karton = 9 kostek) → skaner proponuje 3,70 zł za kostkę
• Cena sztuki po rabatach z faktury ma pierwszeństwo - to najdokładniejsza wartość
• Gdy hurtownia jej nie drukuje: cena opakowania zbiorczego ÷ liczba sztuk
• Liczba sztuk nieznana → pozycja pominięta z ostrzeżeniem „Faktura podaje cenę za opakowanie zbiorcze”
• Wpisz raz „ile sztuk w kartonie” przy pozycji w podglądzie importu (albo „Sztuk w opakowaniu zbiorczym” przy dodawaniu dostawcy na karcie składnika) - kolejne faktury przeliczą się same
• Cena za kg liczy się sama z wagi opakowania, a cena brutto ze stawki VAT pozycji odczytanej z faktury - mąka czy cukier po 5% nie dostają już domyślnych 23%

Faktury z KSeF od MAKRO: sztuka na fakturze bywa kartonem

Papierowa specyfikacja MAKRO ma kolumnę „szt. w op.”, ale MAKRO nie wysyła jej do KSeF. W fakturze z KSeF zostaje sama jednostka, ilość i cena - a jednostka „ST” (sztuka) raz oznacza jeden kubeł śmietany, a raz karton ośmiu kostek masła. Prawdziwy przykład: „ŁACIATE MASŁO EXTRA 200 G”, ilość 6, jednostka ST, cena 45,76 zł, wartość 274,56 zł. To 6 kartonów po 8 kostek, a nie 6 kostek - bez tej wiedzy kostka 200 g kosztowałaby 45,76 zł, czyli 228,80 zł za kilogram.

• BakePilot ma katalog opakowań MAKRO (kod kreskowy produktu → liczba sztuk w opakowaniu), przepisany ze specyfikacji MAKRO
• Faktura z KSeF od MAKRO sprawdza każdą pozycję w katalogu: masło z przykładu wchodzi jako 45,76 zł ÷ 8 = 5,72 zł za kostkę, czyli 28,60 zł za kilogram
• Katalog działa też odwrotnie: cukier wanilinowy 1 kg z jednostką „KA” to w MAKRO jedna sztuka, więc skaner nie pyta o karton
• Ceny za kilogram i litr („KG”, „L”) nie są dzielone - to cena miary, nie opakowania
• Produktu nie ma w katalogu? Wpisz raz „ile sztuk w kartonie” przy pozycji w podglądzie importu - liczba zapisze się przy dostawcy i od tej chwili cena kartonu dzieli się przez tę liczbę także przy jednostce „ST”, gdy dopiero po podzieleniu pasuje do dotychczasowej ceny
• Katalog zawiera wyłącznie kod kreskowy, nazwę towaru i liczbę sztuk - bez cen i bez danych kupującego

Prywatność i bezpieczeństwo

Twoja faktura zostaje u Ciebie. Po odczytaniu pozycji nie przechowujemy zdjęcia ani pliku - zapisujemy wyłącznie dane potrzebne do aktualizacji cen (nazwa, ilość, cena) oraz krótką historię skanowań do wglądu. Domyślnie skaner widzą Administrator i Księgowa - zakres zmienisz w matrycy uprawnień w Ustawieniach (uprawnienie „Skaner cen faktur” w module Faktury).

• Zdjęcie/PDF nie jest przechowywany po odczytaniu
• Zapisujemy tylko dane pozycji i historię skanowań
• Dostęp domyślnie dla Administratora i Księgowej
• Księgowa nie dostaje przy tym importu składników z pliku - to osobne uprawnienie „Import” w module Składniki