Bezpieczeństwo danych

Gdzie przechowujemy dane

Baza danych BakePilot działa w Unii Europejskiej, w Irlandii (Supabase, region eu-west-1). Serwery, które obsługują aplikację app.bakepilot.pl, działają w regionie Dublin (Vercel).

Do części zadań korzystamy z zewnętrznych usług, na przykład wysyłki e-maili, płatności czy wystawiania faktur. Pełną listę firm, zakres danych i podstawę przekazania opisujemy na stronie RODO i w Polityce prywatności. Nie sprzedajemy danych.

Dla danych Twoich klientów i pracowników jesteś administratorem, a my przetwarzamy je w Twoim imieniu. Umowa powierzenia przetwarzania jest częścią Regulaminu (§ 15), a jej pełną treść wyślemy na prośbę na kontakt@bakepilot.pl.

Każda cukiernia widzi tylko swoje dane

Wszystkie cukiernie korzystają z jednej aplikacji, ale każdy zapis w bazie jest przypisany do jednej z nich. Sama baza danych odrzuca odczyt i zmianę danych innej cukierni. Ta blokada działa niezależnie od tego, co pokazuje ekran, więc nie da się jej obejść, omijając aplikację.

Wewnątrz Twojej cukierni też decydujesz, kto co widzi:

• każdy pracownik ma własne konto i rolę (na przykład sprzedawca, cukiernik, magazynier, księgowa), a administrator cukierni może zmienić, co dana rola widzi i może zrobić,
• wynagrodzenia, faktury, moduł Finanse i ustawienia KSeF są chronione według uprawnień roli także w samej bazie danych, nie tylko w menu aplikacji,
• moduły Finanse i Czas pracy możesz dodatkowo zamknąć osobnym hasłem administratora, co przydaje się, gdy kilka osób pracuje przy jednym komputerze,
• wyłączenie konta pracownika wylogowuje go na wszystkich urządzeniach.

Szyfrowanie

• Połączenie z aplikacją i stroną jest zawsze szyfrowane (HTTPS). Przeglądarka dostaje polecenie, by przez dwa lata łączyć się z naszymi adresami wyłącznie w ten sposób.
• Baza danych i jej kopie zapasowe są zaszyfrowane na dyskach u dostawcy infrastruktury (AES-256).
• Certyfikat, klucz i token KSeF szyfrujemy algorytmem AES-256 (tryb GCM), zanim trafią do bazy. Klucz szyfrujący jest przechowywany poza bazą danych.
• Hasło administratora i PIN-y pracowników do kiosku czasu pracy nie są zapisywane otwartym tekstem. Klucze do publicznego API przechowujemy wyłącznie jako skrót kryptograficzny.

Logowanie i hasła

Logowaniem zarządza usługa uwierzytelniania Supabase. Aplikacja BakePilot nie zapisuje Twojego hasła w swoich tabelach. Hasło musi mieć co najmniej 8 znaków. Jeśli hasło albo token pojawi się w raporcie błędu, maskujemy je przed wysłaniem do systemu monitoringu.

Dobra praktyka po Twojej stronie: osobne konto dla każdego pracownika zamiast jednego wspólnego loginu i hasło, którego nie używasz nigdzie indziej. Dzięki temu możesz w każdej chwili odebrać dostęp jednej osobie bez zmiany hasła wszystkim.

Kto z naszego zespołu ma dostęp

Gdy zgłaszasz problem przez okno pomocy w aplikacji, nasze wsparcie może poprosić o podgląd konta. Panel wsparcia otwiera konto klienta tylko wtedy, gdy:

1. istnieje zgłoszenie od Twojej cukierni,
2. właściciel konta kliknął w tym zgłoszeniu zgodę na dostęp (pracownik nie może zgodzić się w imieniu firmy),
3. sesja nie przekroczyła 24 godzin od uruchomienia.

Zgodę możesz cofnąć w każdej chwili tym samym oknem, co natychmiast kończy sesję. Sesja kończy się też po zamknięciu zgłoszenia. Każde udzielenie i cofnięcie zgody zostaje w historii, a działania wykonane w trakcie sesji zapisujemy w dzienniku zdarzeń. Zasady opisuje § 15a Regulaminu.

Kopie zapasowe i ciągłość działania

• Baza danych ma codzienne kopie zapasowe, przechowywane przez 7 dni.
• Automatyczny strażnik sprawdza działanie bazy co 5 minut.
• Każdą wersję aplikacji zachowujemy, więc w razie problemu po aktualizacji możemy szybko wrócić do poprzedniej.
• Nowe wersje sprawdzamy najpierw na osobnym środowisku testowym z oddzielną bazą danych, a dopiero potem udostępniamy klientom.
• Bieżący stan usługi pokazuje publiczna strona status.bakepilot.pl.

Monitoring błędów

Błędy aplikacji trafiają do systemu monitoringu Sentry, żebyśmy mogli je szybko naprawić. Zanim raport opuści aplikację, maskujemy w nim adresy e-mail, numery NIP, telefony, hasła i tokeny. Nie nagrywamy ekranów ani sesji użytkowników.

Płatności

Abonament opłacasz na stronie płatności Stripe. Numer karty wpisujesz u operatora płatności i nie trafia on do bazy BakePilot. Faktury za abonament wystawiamy w systemie Fakturownia.

Twoje dane: eksport i usunięcie

• Eksport. Właściciel konta zamawia w Ustawieniach, w sekcji „Eksport danych”, pełny eksport: archiwum ZIP ze wszystkimi danymi cukierni (klienci, produkty, receptury, zamówienia, faktury, magazyn, HACCP, czas pracy i inne) w plikach CSV i zbiorczym skoroszycie XLSX. Archiwum przygotowujemy w nocy, a link do pobrania, ważny 24 godziny, wysyłamy e-mailem; potem plik jest usuwany. Listę zamówień można pobrać od ręki do pliku CSV. Eksport nie zawiera haseł, PIN-ów, kluczy i certyfikatów KSeF ani kluczy API.
• Usunięcie. Konto razem z danymi cukierni usuniesz w Ustawieniach. Kroki i to, co musimy zachować z mocy prawa, opisujemy na stronie Usuwanie konta i danych.
• Prawa z RODO (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania) opisuje strona RODO.

Zgłoś problem z bezpieczeństwem

Jeśli zauważysz lukę w zabezpieczeniach albo podejrzewasz, że ktoś niepowołany ma dostęp do Twojego konta, napisz na kontakt@bakepilot.pl. Ten sam adres podajemy w pliku security.txt.

Treść, którą uważasz za niezgodną z prawem (komentarz, kurs, treść w aplikacji), zgłosisz przez formularz Zgłoś nielegalne treści.

Jak pracujemy: mamy spisaną politykę bezpieczeństwa, procedurę obsługi incydentów i plan ciągłości działania, ułożone według normy ISO/IEC 27001. Nie mamy certyfikatu tej normy.

Najczęstsze pytania