Portal zamówień dla odbiorców hurtowych

Do czego służy portal

Portal zamówień to osobny adres, zamowienia.bakepilot.pl, na którym osoby z firmy kupującej u Ciebie hurtowo (kawiarni, sklepu, hotelu) same składają zamówienia, zamiast dzwonić albo pisać. Widzą wyłącznie produkty i ceny z cennika przypisanego ich firmie oraz zamówienia swojej firmy - nigdy innych klientów, kosztów, receptur ani notatek cukierni. Zamówienie z portalu nie trafia od razu do produkcji: czeka, aż je przyjmiesz. Portal jest w planie Mistrzowskim.

• Odbiorcy nie są pracownikami: nie mają dostępu do panelu BakePilot i nie liczą się do limitu użytkowników planu
• Zapraszać może domyślnie właściciel (administrator). Innym rolom możesz to włączyć w matrycy uprawnień - pozycja „Portal zamówień (zaproszenia)”
• Przyjmować i odrzucać zamówienia z portalu może każdy, kto ma prawo tworzenia zamówień

Krok 1: przygotuj cennik dla odbiorcy

Portal pokazuje odbiorcy tylko to, co jest w jego cenniku, więc zaczynasz od cennika. Klient musi być w kartotece klientem hurtowym (B2B) i mieć przypisany cennik z włączonym „Klient widzi tylko produkty z tego cennika” (na karcie cennika widać wtedy odznakę „Tylko produkty z cennika”).

1. Wejdź w Produkty, zakładka Cenniki, i otwórz cennik albo utwórz nowy
2. Kliknij „Edytuj” i zaznacz „Klient widzi tylko produkty z tego cennika”
3. Dodaj produkty: „Dodaj produkty” wstawia całą grupę (np. „Grupa: Pieczywo”) z cenami z katalogu, „Dodaj pozycję” - pojedynczy produkt z własną ceną
4. Jeśli odbiorca ma mieć ceny niższe od katalogowych, kliknij „Zmień o %”, wybierz „Obniżka”, wpisz procent i zapisz
5. Przypisz cennik klientowi przyciskiem „Przypisz klienta” w sekcji „Klienci z tym cennikiem” (albo na karcie klienta)

• Kolumna „Katalog” pokazuje cenę z katalogu produktów, a pod ceną z cennika widać różnicę w procentach, np. „−5%”. Kolumna jest widoczna na szerszym ekranie
• Gdy cennik zawęża asortyment, a nie ma jeszcze żadnej pozycji, sekcja „Klienci z tym cennikiem” ostrzega, że odbiorca zobaczy w portalu pustą listę
• Odbiorca zobaczy ceny liczone tak samo jak w zamówieniu wpisanym w panelu: z cennika, z rabatem ogólnym klienta i z promocjami od-do

Krok 2: zaproś osobę z firmy

Najprościej zaprosić odbiorcę od razu z karty cennika. W sekcji „Klienci z tym cennikiem” przy każdym kliencie jest przycisk „Zaproś do portalu” (pokazuje się tylko przy cenniku z „Klient widzi tylko produkty z tego cennika”). Okno mówi, co dostanie zaproszona osoba: mail z linkiem ważnym 7 dni, a po ustawieniu hasła dostęp do zamawiania produktów z tego cennika.

1. Na karcie cennika, w sekcji „Klienci z tym cennikiem”, kliknij „Zaproś do portalu” przy kliencie
2. Wpisz „E-mail osoby z firmy” - adres osoby, która będzie składać zamówienia
3. Kliknij „Zaproś” - pojawi się komunikat „Zaproszenie wysłane.”

• Możesz zaprosić kilka osób z jednej firmy - każda dostaje własne konto i widzi zamówienia całej firmy
• Adresu, który jest już kontem pracownika w panelu BakePilot, nie da się zaprosić do portalu - użyj innego adresu

Zaproszenia i dostęp na karcie klienta

Ten sam formularz jest na karcie klienta hurtowego, w sekcji „Portal zamówień”. Tam też widzisz, kto ma dostęp i kto jeszcze nie przyjął zaproszenia. Bez cennika zawężającego asortyment sekcja podpowiada, czego brakuje, zamiast pola na e-mail.

• Zaproszenie, które czeka, ma dopisek „czeka na przyjęcie, ważne do” i datę; po 7 dniach - „zaproszenie wygasło”
• „Wyślij ponownie” (ikona strzałek) wysyła nowy link na kolejne 7 dni - poprzedni link przestaje działać
• „Cofnij zaproszenie” (ikona krzyżyka) unieważnia link, zanim ktoś z niego skorzysta
• Przy osobie, która ma już konto, widać datę ostatniego logowania („ostatnio:”) albo „jeszcze się nie logował(a)”
• „Odbierz dostęp” zamyka osobie portal od razu - przy następnym kliknięciu zobaczy, że nie ma dostępu

Co dostaje odbiorca: mail z zaproszeniem

Zaproszona osoba dostaje e-mail „… zaprasza do portalu zamówień” z nazwą Twojej cukierni, nazwą swojej firmy i przyciskiem „Przyjmij zaproszenie”. Mail jest w języku ustawionym w Twojej organizacji. Link działa jeden raz i wygasa po 7 dniach.

Założenie konta przez odbiorcę

Po kliknięciu „Przyjmij zaproszenie” odbiorca widzi, która cukiernia go zaprasza i dla jakiej firmy będzie zamawiał, oraz zamaskowany adres, na który przyszło zaproszenie. Wpisuje imię, nazwisko i hasło, akceptuje warunki korzystania z portalu i od razu trafia do zamawiania.

1. Odbiorca klika „Przyjmij zaproszenie” w mailu
2. Wpisuje „Imię”, „Nazwisko” i „Hasło” (co najmniej 8 znaków)
3. Zaznacza akceptację warunków korzystania z portalu i informacji o danych osobowych
4. Klika „Załóż konto i przyjmij zaproszenie”

Logowanie i zapomniane hasło

Odbiorca loguje się na zamowienia.bakepilot.pl adresem e-mail, na który przyszło zaproszenie, i swoim hasłem. To osobne logowanie niż panel cukierni - konto pracownika BakePilot nie wejdzie do portalu i odwrotnie.

• „Nie pamiętasz hasła?” wysyła na adres konta link do ustawienia nowego hasła
• W zakładce „Konto” odbiorca zmienia język portalu i wylogowuje się
• Osoba, która zamawia dla kilku firm albo u kilku cukierni, po zalogowaniu wybiera „Dla kogo zamawiasz?”, a w „Konto” ma przycisk „Zmień firmę”

Jak odbiorca składa zamówienie

Po zalogowaniu odbiorca jest w zakładce „Zamów”. Na górze widzi nazwę Twojej cukierni i „Zamawiasz dla:” ze swoją firmą. Wybiera datę odbioru, a lista pokazuje produkty i ceny obowiązujące w tym dniu. Przy każdym produkcie wpisuje ilość, a na dole na bieżąco widzi liczbę pozycji i wartość.

1. Odbiorca ustawia „Data odbioru” - najwcześniej na jutro
2. Wpisuje ilości przy produktach (produkty z dopiskiem „w pełnych sztukach” tylko w całych sztukach)
3. Sprawdza podsumowanie na dole: liczbę pozycji i wartość

• Cena przy produkcie jest w trybie cennika, np. „43,54 zł netto + VAT 8%” przy cenniku netto
• Wartość na dole jest orientacyjna - ostateczne ceny ustalają się, gdy przyjmujesz zamówienie
• Produkty wyceniane porcjami z blachy albo w konfiguratorze tortów nie pojawiają się w portalu

Odbiór, dostawa i uwagi

Pod listą produktów odbiorca może podać godzinę, wybrać „Odbiór osobisty” albo „Dostawa” i dopisać uwagi. Przy dostawie wybiera jeden z adresów dostawy zapisanych na karcie klienta. Innego adresu nie wybierze z listy - wpisuje go w uwagach. Na koniec klika „Wyślij zamówienie”.

• Gdy klient nie ma adresów dostawy w kartotece, portal prosi o wpisanie adresu w uwagach
• Po wysłaniu odbiorca widzi komunikat „Zamówienie wysłane. Cukiernia je potwierdzi.”

Zamówienia odbiorcy: edycja i anulowanie

W zakładce „Zamówienia” odbiorca widzi dwie listy. „Czekają na potwierdzenie” to zamówienia, które czekają na decyzję cukierni - przy nich są „Edytuj” i „Anuluj”. „Zamówienia firmy” to zamówienia już przyjęte, z numerem i statusem, także te, które wpisałaś w panelu po telefonie (bez Twoich notatek).

• Edycja zamówienia, które czeka, kończy się komunikatem „Zmiany zapisane. Zamówienie dalej czeka na potwierdzenie.”
• Po Twojej decyzji odbiorca dostaje e-mail: o przyjęciu (z numerem zamówienia) albo o odrzuceniu (z powodem)
• Przyjętego zamówienia odbiorca już nie zmieni - poprawkę ustalacie jak dotąd, a wprowadzasz ją w panelu

Krok 3: przyjmij albo odrzuć zamówienie

Nowe zamówienie z portalu czeka w „Zamówieniach z portalu”. Wejdziesz tam przyciskiem „Zamówienia z portalu” na liście zamówień, a na komputerze liczba czekających zamówień jest przy „Zamówienia” w menu bocznym. Osoby z dostępem do tego klienta dostają też powiadomienie „Nowe zamówienie z portalu” w aplikacji mobilnej. W skrzynce widzisz firmę, kto złożył zamówienie, datę i godzinę odbioru, adres dostawy, uwagi odbiorcy i pozycje.

1. Na liście zamówień kliknij „Zamówienia z portalu”
2. Sprawdź pozycje, datę odbioru, adres i uwagi odbiorcy
3. Kliknij „Przyjmij” - zamówienie trafia na listę zamówień od razu jako Potwierdzone
4. Albo kliknij „Odrzuć”, wpisz „Powód odrzucenia” i kliknij „Odrzuć zamówienie”

• Ceny w skrzynce są z chwili złożenia. Przy przyjęciu przeliczają się z cennika klienta na dzień odbioru - jeśli coś się zmieniło (np. nowa cena od dnia odbioru albo koniec promocji), stara cena jest przekreślona obok nowej, a pod listą jest informacja, ile pozycji ma inną cenę
• Pracownik przypisany do oddziałów widzi tylko zamówienia klientów swoich oddziałów
• Sekcja „Ostatnio rozpatrzone” pokazuje ostatnie decyzje, z linkiem „Otwórz zamówienie” przy przyjętych

Po przyjęciu

Przyjęte zamówienie jest zwykłym zamówieniem: ma numer, status Potwierdzone, trafia do kalendarza, listy produkcyjnej i może dostać WZ. Ceny pozycji pochodzą z cennika klienta (z rabatem klienta), a godzina i adres dostawy - z portalu. W historii zmian zamówienia jest wpis „Źródło zamówienia” z informacją, kto złożył je w portalu.