1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest KamikStudio Patryk Kowalski, NIP: 6182187584, REGON: 387776597, z siedzibą w Kaliszu (Fabryczna 1, 62-800 Kalisz) (dalej: „Administrator").
Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@bakepilot.pl
2. Podstawy prawne przetwarzania
Dane osobowe przetwarzamy na następujących podstawach:
- Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy (świadczenie usługi BakePilot)
- Art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda (newsletter, kontakt handlowy)
- Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązek prawny (rachunkowość, faktury)
- Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes (analityka, bezpieczeństwo)
3. Jakie dane zbieramy
Dane rejestracyjne:
- Imię i nazwisko
- Adres e-mail
- Numer telefonu (opcjonalnie)
- Dane firmy: nazwa, NIP, adres, email, telefon
Dane operacyjne (wprowadzane przez Użytkownika):
- Dane klientów cukierni (imię, telefon, email, adres)
- Zamówienia, produkty, składniki, receptury
- Faktury sprzedażowe i zakupowe (dane sprzedawcy i nabywcy, pozycje dokumentu)
- Dane pracowników Organizacji - jeśli korzystasz z modułu Czas pracy (imię i nazwisko, ewidencja godzin, nieobecności, dane do rozliczeń, kod PIN do odbijania)
- Dane finansowe i podatkowe - jeśli korzystasz z modułu Finanse (utargi w podziale na stawki VAT, zestawienia kosztów, szacunki podatku)
- Dane HACCP (pomiary temperatury, formularze)
- Certyfikat KSeF i powiązany klucz - jeśli łączysz konto z Krajowym Systemem e-Faktur. Przechowujemy je wyłącznie w postaci zaszyfrowanej i używamy jedynie do działania w Twoim imieniu wobec KSeF
Dane techniczne (zbierane automatycznie):
- Adres IP
- Typ przeglądarki i urządzenia
- Czas i długość sesji
- Pliki cookies (patrz Polityka Cookies)
4. Cele przetwarzania
- Świadczenie usługi BakePilot (zarządzanie kontem, dostęp do funkcji)
- Obsługa płatności i faktur
- Komunikacja z Użytkownikiem (wsparcie, powiadomienia)
- Marketing bezpośredni (za zgodą - newsletter)
- Analityka i ulepszanie usługi
- Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom
- Wypełnienie obowiązków prawnych (rachunkowość)
5. Odbiorcy danych
Dane mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:
- Supabase Inc. - hosting bazy danych (infrastruktura AWS, region EU)
- Vercel Inc. - hosting aplikacji
- Easy.tools sp. z o.o. - obsługa subskrypcji i płatności
- Krajowy Integrator Płatności S.A. (TPay) - obsługa płatności kartowych
- Resend Inc. - wysyłka emaili transakcyjnych
- Meta Platforms Ireland Ltd. - remarketing i analityka reklamowa (Meta Pixel, Conversions API)
- Sentry (Functional Software Inc.) - monitoring błędów aplikacji
- Anthropic PBC - odczyt dokumentów w module skanera cen faktur. Zdjęcie lub plik faktury, którą wgrywasz, jest przesyłane do przetworzenia i odczytania pozycji. Dotyczy wyłącznie dokumentów, które sam wgrasz do tej funkcji
- Telegram Messenger Inc. - techniczne powiadomienia o awariach kierowane do administratora BakePilot (treść ograniczona do informacji o błędzie)
- Ministerstwo Finansów (KSeF) - przesyłanie faktur sprzedażowych oraz pobieranie faktur zakupowych wystawionych na Twój NIP, jeśli włączysz tę funkcję
Dane nie są sprzedawane podmiotom trzecim ani przekazywane poza EOG, z wyjątkiem usług wymienionych powyżej, które stosują standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską.
6. Okres przechowywania
- Dane konta - przez czas trwania umowy + 30 dni po usunięciu konta
- Dane rachunkowe - 5 lat od zakończenia roku obrotowego (wymóg prawny)
- Dane marketingowe - do cofnięcia zgody
- Logi techniczne - 90 dni
7. Prawa Użytkownika
Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa:
- Prawo dostępu - możesz żądać kopii swoich danych
- Prawo do sprostowania - możesz poprawić nieprawidłowe dane
- Prawo do usunięcia - możesz żądać usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym")
- Prawo do ograniczenia przetwarzania
- Prawo do przenoszenia danych - eksport w formacie CSV/XLSX
- Prawo do sprzeciwu - wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu
- Prawo do cofnięcia zgody - w dowolnym momencie
Aby skorzystać z powyższych praw, napisz na: kontakt@bakepilot.pl. Odpowiemy w ciągu 30 dni.
Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
8. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy następujące środki ochrony:
- Szyfrowanie w transmisji (TLS/SSL)
- Szyfrowanie w spoczynku (AES-256)
- Row Level Security (RLS) - izolacja danych między organizacjami
- Regularne kopie zapasowe
- Autoryzacja na poziomie ról (RBAC)
- Monitorowanie dostępu i anomalii
9. Zdalny dostęp wsparcia technicznego
W ramach obsługi zgłoszeń wsparcia technicznego Administrator może uzyskać zdalny dostęp do danych Organizacji Użytkownika w Aplikacji. Dotyczy to danych takich jak: zamówienia, produkty, receptury, składniki, klienci i ustawienia organizacji.
Podstawa prawna:art. 6 ust. 1 lit. a RODO - wyraźna zgoda Użytkownika, udzielona osobno dla każdego zgłoszenia poprzez kliknięcie przycisku “Wyrażam zgodę na dostęp do konta” w widgecie wsparcia technicznego.
Cel przetwarzania: diagnostyka i naprawa problemów technicznych zgłoszonych przez Użytkownika.
Zakres dostępu: przeglądanie oraz edycja danych Organizacji w zakresie niezbędnym do rozwiązania zgłoszenia. Wszystkie działania Administratora są rejestrowane w dzienniku zdarzeń (audit log).
Czas trwania: sesja dostępu trwa maksymalnie 24 godziny i wygasa automatycznie. Użytkownik może cofnąć zgodę w dowolnym momencie - cofnięcie powoduje natychmiastowe zakończenie sesji.
Okres przechowywania logów: dziennik zdarzeń z sesji dostępu przechowywany jest przez 12 miesięcy, a następnie usuwany.
10. Zmiany Polityki
Zastrzegamy prawo do aktualizacji niniejszej Polityki. O istotnych zmianach powiadomimy drogą mailową z 14-dniowym wyprzedzeniem. Aktualna wersja dostępna jest zawsze pod adresem bakepilot.pl/polityka-prywatnosci.