Polityka Prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Patryk Kowalski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą KamikStudio Patryk Kowalski, NIP: 6182187584, REGON: 387776597, adres biura i do korespondencji: ul. Fabryczna 1, 62-800 Kalisz (dalej: „Administrator”).

Ta Polityka opisuje dane, o których przetwarzaniu decydujemy sami. Dane klientów, pracowników i kontrahentów, które cukiernia wprowadza do aplikacji BakePilot, przetwarzamy w jej imieniu na podstawie umowy powierzenia (Załącznik nr 1 do Regulaminu); w tych sprawach administratorem jest cukiernia.

Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@bakepilot.pl

2. Podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy na następujących podstawach:

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy (świadczenie usługi BakePilot) oraz działania na Twoje żądanie przed jej zawarciem (odpowiedź na zapytanie wysłane formularzem kontaktowym)
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda (newsletter, analityczne i reklamowe pliki cookies oraz powiązane z nimi zdarzenia wysyłane z naszego serwera)
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązek prawny (rachunkowość, faktury; rozpatrywanie zgłoszeń nielegalnych treści i uzasadnianie decyzji moderacyjnych na podstawie art. 16 i 17 rozporządzenia (UE) 2022/2065, „akt o usługach cyfrowych”)
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes (analityka, bezpieczeństwo, promocja BakePilota wśród firm z branży piekarskiej i cukierniczej z wykorzystaniem danych z rejestrów publicznych - pkt 3a; ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń z umowy, także po usunięciu konta)

3. Jakie dane zbieramy

Dane rejestracyjne:

• Imię i nazwisko
• Adres e-mail
• Numer telefonu (obowiązkowy przy rejestracji i w formularzach kontaktowych)
• Dane firmy: nazwa, NIP, adres, email, telefon

Dane operacyjne (wprowadzane przez Użytkownika):

• Dane klientów cukierni (imię, telefon, email, adres)
• Zamówienia, produkty, składniki, receptury
• Faktury sprzedażowe i zakupowe (dane sprzedawcy i nabywcy, pozycje dokumentu)
• Dane pracowników Organizacji - jeśli korzystasz z modułu Czas pracy (imię i nazwisko, ewidencja godzin, nieobecności, dane do rozliczeń, kod PIN do odbijania)
• Dane finansowe i podatkowe - jeśli korzystasz z modułu Finanse (utargi w podziale na stawki VAT, zestawienia kosztów, szacunki podatku)
• Dane HACCP (pomiary temperatury, formularze)
• Certyfikat KSeF i powiązany klucz - jeśli łączysz konto z Krajowym Systemem e-Faktur. Przechowujemy je wyłącznie w postaci zaszyfrowanej i używamy jedynie do działania w Twoim imieniu wobec KSeF

Dane techniczne (zbierane automatycznie):

• Adres IP
• Typ przeglądarki i urządzenia
• Czas i długość sesji
• Pliki cookies (patrz Polityka Cookies)

Asystent pomocy (od 16 listopada 2026 r., gdy asystent jest włączony):

• Treść pytań zadanych asystentowi w oknie pomocy aplikacji i jego odpowiedzi, oceny odpowiedzi oraz adres strony aplikacji, z której zadano pytanie. Adresy e-mail, numery telefonów, NIP i PESEL wpisane w pytanie są automatycznie maskowane przed wysłaniem i zapisem
• Plan, rola Użytkownika i język interfejsu - żeby odpowiedź pasowała do tego, co Użytkownik widzi w aplikacji. Asystent nie ma dostępu do danych Organizacji (zamówień, klientów, faktur)
• Treść pytań widzi obsługa BakePilot, a w pełnym eksporcie danych Organizacji także jej właściciel

3a. Dane pozyskane z rejestrów publicznych

Część danych nie pochodzi od Ciebie. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą w branży piekarskiej lub cukierniczej, mogliśmy pozyskać Twoje dane w następujący sposób (art. 14 RODO):

• Źródło: Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG, rejestr publiczny); dane uzupełnione o informacje publicznie dostępne w Mapach Google (Google Places), w OpenStreetMap i na stronie internetowej firmy.
• Kategorie danych: imię i nazwisko przedsiębiorcy, nazwa firmy, NIP, adres działalności, rodzaj działalności, numer telefonu i adres e-mail podane w tych źródłach, adres strony internetowej i profili w mediach społecznościowych.
• Cele i podstawa: promocja usługi BakePilot wśród firm z branży - prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w dwóch formach: (1) baza firm dla naszych przedstawicieli handlowych, którzy mogą odwiedzić firmę osobiście; (2) dopasowanie odbiorców reklam w serwisach Meta (Facebook, Instagram) - przekazujemy listę danych kontaktowych zaszyfrowanych skrótem SHA-256, a Meta porównuje ją ze swoimi użytkownikami i usuwa listę po dopasowaniu. To profilowanie na potrzeby reklamy, które nie wywołuje wobec Ciebie skutków prawnych.
• Czego nie robimy: nie wysyłamy na te adresy informacji handlowych e-mailem ani nie dzwonimy w celach marketingowych bez Twojej zgody.
• Odbiorcy: przedstawiciele handlowi BakePilot (osoby współpracujące z Administratorem), Meta Platforms Ireland Ltd. (z przekazaniem do Meta Platforms, Inc. w USA na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony - UE-USA Data Privacy Framework - lub standardowych klauzul umownych) oraz dostawcy infrastruktury wymienieni w pkt 5 (Supabase, Vercel).
• Okres: do czasu wniesienia sprzeciwu albo zakończenia działalności (wykreślenia wpisu z CEIDG). Co najmniej raz na 12 miesięcy porównujemy bazę z CEIDG i usuwamy dane firm, których wpis wykreślono.
• Twoje prawa: możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw (napisz na kontakt@bakepilot.pl) - wtedy usuniemy Twoje dane z tej bazy i z list przekazywanych do Meta. Przysługują Ci też prawa opisane w pkt 7, w tym prawo skargi do Prezesa UODO.

4. Cele przetwarzania

• Świadczenie usługi BakePilot (zarządzanie kontem, dostęp do funkcji)
• Obsługa płatności i faktur
• Komunikacja z Użytkownikiem (wsparcie, powiadomienia)
• Marketing bezpośredni (za zgodą - newsletter), a od 16 listopada 2026 r. także pomiar otwarć i kliknięć w newsletterze (pkt 5a)
• Od 16 listopada 2026 r.: odpowiedzi asystenta pomocy na pytania o działanie aplikacji (wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO, wobec osoby, która zawarła umowę; wobec pracowników Organizacji - prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz analiza pytań w celu poprawy dokumentacji i usługi (prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
• Analityka i ulepszanie usługi
• Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom
• Wypełnienie obowiązków prawnych (rachunkowość)
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń z umowy
• Rozpatrywanie zgłoszeń nielegalnych treści z formularza bakepilot.pl/zglos (imię i nazwisko lub nazwa oraz e-mail zgłaszającego, treść zgłoszenia) i informowanie zgłaszającego oraz autora treści o decyzji

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• Supabase Inc. - hosting bazy danych (serwery w Unii Europejskiej - Irlandia, region eu-west-1)
• Vercel Inc. - hosting aplikacji i strony (funkcje aplikacji app.bakepilot.pl działają w regionie Dublin, Irlandia)
• Stripe Payments Europe, Ltd. - przyjmowanie płatności kartą i obsługa subskrypcji
• Fakturownia sp. z o.o. - wystawianie faktur za subskrypcję i przekazywanie ich do Krajowego Systemu e-Faktur (dane nabywcy podane przy płatności)
• Resend Inc. - wysyłka e-maili (wiadomości transakcyjne z aplikacji i strony oraz newsletter); w wiadomościach transakcyjnych nie mierzymy otwarć ani kliknięć (pkt 5a); od 16 listopada 2026 r. wiadomości transakcyjne wysyłamy z domeny mail.bakepilot.pl, bez pomiaru, a newsletter z domeny news.bakepilot.pl, z pomiarem otwarć i kliknięć
• Meta Platforms Ireland Ltd. - remarketing i analityka reklamowa: Meta Pixel oraz Conversions API (zdarzenie po rejestracji, zakupie lub wysłaniu formularza ze skrótami SHA-256 adresu e-mail i telefonu oraz identyfikatorami ciasteczek Meta) - wyłącznie po wyrażeniu zgody na reklamowe pliki cookie; ponadto dopasowanie grup odbiorców reklam (Custom Audience) na podstawie listy skrótów SHA-256 danych kontaktowych firm z branży piekarskiej i cukierniczej pochodzących z rejestru publicznego CEIDG
• Sentry (Functional Software Inc.) - monitoring błędów aplikacji
• Anthropic PBC - odczyt dokumentów w module skanera cen faktur. Zdjęcie lub plik faktury, którą wgrywasz, jest przesyłane do przetworzenia i odczytania pozycji. Dotyczy wyłącznie dokumentów, które sam wgrasz do tej funkcji. Od 16 listopada 2026 r. także generowanie odpowiedzi asystenta pomocy: przekazujemy treść pytania i bieżącej rozmowy (z zamaskowanymi danymi kontaktowymi), plan, rolę i język interfejsu, bez danych Organizacji z bazy
• Telegram Messenger Inc. - techniczne powiadomienia kierowane do administratora BakePilot o awariach, płatnościach i odnawianiu certyfikatów KSeF (informacja o błędzie, a przy płatnościach i certyfikatach także nazwa organizacji, plan i identyfikator subskrypcji)
• CallMeBot (wiadomości WhatsApp dostarczane przez Meta) - powiadomienia administratora BakePilot: o nowym zapytaniu z formularza (imię, e-mail, telefon), nowej rejestracji (nazwa organizacji, NIP, miasto), nowym zgłoszeniu wsparcia (temat, imię i nazwa organizacji zgłaszającego), nowym komentarzu na blogu (imię, e-mail, fragment treści), nowym zgłoszeniu nielegalnej treści (rodzaj treści i naruszenia, bez danych zgłaszającego), wejściu do wersji demo (imię, e-mail) oraz - zapasowo, gdy nie działa Telegram - o błędzie technicznym (opis błędu)
• Cloudflare, Inc. - ochrona przed botami i spamem (Cloudflare Turnstile) formularza rejestracji konta w aplikacji (app.bakepilot.pl/register), formularza komentarzy na blogu, formularza zgłoszeń nielegalnych treści i ankiet badań rynku (bakepilot.pl/badania). Przetwarzany jest adres IP oraz dane techniczne przeglądarki i urządzenia, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ochronie usługi przed automatycznym zakładaniem kont i nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
• unpkg - pliki interfejsu dokumentacji publicznego API (adres IP przeglądarki przy otwarciu tej strony)
• Ministerstwo Finansów (KSeF) - przesyłanie faktur sprzedażowych oraz pobieranie faktur zakupowych wystawionych na Twój NIP, jeśli włączysz tę funkcję
• Google Ireland Ltd. / Google LLC - analityka ruchu na stronie i pomiar skuteczności reklam (Google Analytics 4, Tag Manager - wyłącznie po wyrażeniu zgody na pliki cookie; po rejestracji i zakupie nasz serwer wysyła do Google Analytics zdarzenie z identyfikatorem klienta Google Analytics i identyfikatorem konta, wyłącznie po wyrażeniu zgody na analityczne pliki cookie) oraz dostarczanie powiadomień push do aplikacji mobilnej (Firebase Cloud Messaging - identyfikator urządzenia i treść powiadomienia)
• OpenStreetMap Foundation - zamiana adresu na współrzędne przy podpowiadaniu adresów i optymalizacji trasy dowozu (usługa Nominatim). Przesyłany jest sam adres, bez nazwiska i danych kontaktowych odbiorcy

Dane nie są sprzedawane podmiotom trzecim ani przekazywane poza EOG, z wyjątkiem usług wymienionych powyżej, które stosują standardowe klauzule umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską.

Dawni odbiorcy danych (dane były przekazywane do 19.10.2026):

• Easy.tools sp. z o.o. - obsługa subskrypcji zawartych przed 21.09.2026 (płatności oraz faktury wystawiane w imieniu Usługodawcy). Od 20.10.2026 nie przekazujemy temu podmiotowi żadnych danych. Dane przekazane wcześniej, w tym faktury wystawione w imieniu Usługodawcy, pozostają w jego systemie przez okres przechowywania dokumentacji rachunkowej i podatkowej

5a. Pomiar w wiadomościach e-mail

W wiadomościach transakcyjnych (np. potwierdzenie rejestracji, reset hasła, faktura, eksport danych, odpowiedź na zgłoszenie) nie umieszczamy piksela śledzącego ani nie przekierowujemy linków - nie wiemy, czy wiadomość została otwarta i który link kliknięto. Rejestrujemy wyłącznie informacje od dostawcy poczty o dostarczeniu lub odrzuceniu wiadomości, żeby nie wysyłać jej na nieistniejący adres (prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Zasady pomiaru w newsletterze opisuje Polityka cookies.

Od 16 listopada 2026 r. newsletter wysyłamy z osobnej domeny news.bakepilot.pl. W wiadomościach newslettera mierzymy otwarcia i kliknięcia: przy wiadomości zapisujemy, czy i kiedy została otwarta oraz który link kliknięto, żeby wiedzieć, które treści są dla odbiorców przydatne. Podstawą jest zgoda na newsletter z pomiarem (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Wypisanie się z newslettera kończy pomiar, a zapisane dane o otwarciach i kliknięciach usuwamy razem z wypisaniem. Wiadomości transakcyjne (domena mail.bakepilot.pl) nadal wysyłamy bez pomiaru.

6. Okres przechowywania

• Dane konta i dane organizacji - do czasu usunięcia konta przez właściciela (w Ustawieniach) albo na jego żądanie. Po zakończeniu okresu próbnego lub subskrypcji konto przechodzi w tryb ograniczony, a dane pozostają dostępne do pobrania lub usunięcia. Od 2 listopada 2026 r. dane konta w trybie ograniczonym przechowujemy przez 6 miesięcy (dla kont w tym trybie przed 2 listopada 2026 r. termin liczy się od tego dnia); po tym czasie usuwamy konto i jego dane, uprzedzając e-mailem 30 i 7 dni wcześniej. Usunięcie konta działa natychmiast; usunięte dane mogą pozostać w kopiach zapasowych bazy danych do 7 dni
• Dane rejestracyjne i rozliczeniowe po usunięciu konta (imię i nazwisko właściciela, e-mail, telefon, nazwa firmy, NIP, adres, daty umowy, historia subskrypcji i płatności) - do upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy (art. 118 Kodeksu cywilnego: 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, 6 lat w pozostałych przypadkach, z końcem roku kalendarzowego), liczonego od zakończenia umowy; podstawa: prawnie uzasadniony interes w ustaleniu, dochodzeniu i obronie roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
• Pliki pełnego eksportu danych - 24 godziny od przygotowania, potem są usuwane
• Dane pozyskane z rejestrów publicznych - jak w pkt 3a
• Dane rachunkowe - do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku); faktury przesłane do KSeF są tam przechowywane przez 10 lat od końca roku wystawienia
• Dane marketingowe - do cofnięcia zgody; dane o otwarciach i kliknięciach newslettera - do wypisania się z newslettera
• Rozmowy z asystentem pomocy - 12 miesięcy od rozpoczęcia rozmowy, potem są usuwane; rozmowa przekazana obsłudze - jak zgłoszenie wsparcia
• Zgłoszenia nielegalnych treści i rejestr decyzji moderacyjnych - 3 lata od decyzji
• Logi techniczne - 90 dni

7. Prawa Użytkownika

Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu - możesz żądać kopii swoich danych
• Prawo do sprostowania - możesz poprawić nieprawidłowe dane
• Prawo do usunięcia - możesz żądać usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)
• Prawo do ograniczenia przetwarzania
• Prawo do przenoszenia danych - w aplikacji właściciel konta zamawia w Ustawieniach pełny eksport danych: archiwum ZIP przygotowywane w nocy, z plikami CSV dla każdego rodzaju danych, zbiorczym skoroszytem XLSX i fakturami w formacie KSeF (XML), dostępne przez 24 godziny pod podpisanym linkiem wysłanym e-mailem; zamówienia można też pobrać od ręki do pliku CSV, a listy w modułach do CSV/XLSX
• Prawo do sprzeciwu - wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, a wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym profilowania) - w każdej chwili i bez podawania przyczyny
• Prawo do cofnięcia zgody - w dowolnym momencie

Aby skorzystać z powyższych praw, napisz na: kontakt@bakepilot.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca; w sprawach złożonych termin może zostać przedłużony o dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy.

Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

8. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy następujące środki ochrony:

• Szyfrowanie w transmisji (TLS/SSL)
• Szyfrowanie w spoczynku (AES-256)
• Row Level Security (RLS) - izolacja danych między organizacjami
• Regularne kopie zapasowe
• Autoryzacja na poziomie ról (RBAC)
• Opcjonalne hasło administratora zamykające moduły z danymi wrażliwymi (wynagrodzenia, koszty, podatki) - przydatne, gdy kilka osób pracuje na jednym koncie
• Monitorowanie dostępu i anomalii

Od 16 listopada 2026 r. poufność receptur, kalkulacji, cen i innych danych firmy wprowadzonych do aplikacji reguluje Umowa o zachowaniu poufności (NDA), Załącznik nr 3 do Regulaminu.

9. Zdalny dostęp wsparcia technicznego

W ramach obsługi zgłoszeń wsparcia technicznego Administrator może uzyskać zdalny dostęp do danych Organizacji Użytkownika w Aplikacji. Dotyczy to danych takich jak: zamówienia, produkty, receptury, składniki, klienci i ustawienia organizacji.

Podstawa prawna: dostęp jest poleceniem Organizacji w ramach umowy powierzenia (art. 28 RODO, Załącznik nr 1 do Regulaminu), wydanym osobno dla każdego zgłoszenia przez kliknięcie przycisku “Wyrażam zgodę na dostęp do konta” w widgecie wsparcia technicznego; w zakresie danych samego Użytkownika - wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Cel przetwarzania: diagnostyka i naprawa problemów technicznych zgłoszonych przez Użytkownika.

Zakres dostępu: przeglądanie oraz edycja danych Organizacji w zakresie niezbędnym do rozwiązania zgłoszenia. Wszystkie działania Administratora są rejestrowane w dzienniku zdarzeń (audit log).

Czas trwania: sesja dostępu trwa maksymalnie 24 godziny i wygasa automatycznie. Użytkownik może cofnąć zgodę w dowolnym momencie - cofnięcie powoduje natychmiastowe zakończenie sesji.

Okres przechowywania logów: dziennik zdarzeń z sesji dostępu przechowywany jest przez 12 miesięcy, a następnie usuwany.

Konto wsparcia (od 16 listopada 2026 r.): na wniosek właściciela, na przykład żeby pomóc we wprowadzeniu składników, receptur lub produktów, możemy założyć w Organizacji konto wsparcia (§ 15a Regulaminu). Konto jest widoczne na liście użytkowników z oznaczeniem „Wsparcie BakePilot”, właściciel może je w każdej chwili wyłączyć, a po wykonaniu zadania je usuwamy. Dane Organizacji przetwarzamy wtedy na polecenie właściciela w ramach umowy powierzenia (art. 28 RODO).

10. Zmiany Polityki

Zastrzegamy prawo do aktualizacji niniejszej Polityki. O istotnych zmianach powiadomimy drogą mailową z 14-dniowym wyprzedzeniem. Aktualna wersja dostępna jest zawsze pod adresem bakepilot.pl/polityka-prywatnosci.