Import składników z Excela (XLSX) z grupowaniem dostawców
Wgraj składniki z arkusza Excel - te same składniki łączą się w jeden z wieloma dostawcami i średnią ceną.
Ostatnia aktualizacja:
Po co importować składniki z Excela
Jeśli masz składniki rozpisane w firmowym kalkulatorze, inwenturze czy arkuszu z cennikami od dostawców, nie musisz przepisywać ich ręcznie do BakePilot. Import wczytuje cały arkusz naraz i od razu buduje bazę składników z cenami i dostawcami. To najszybszy sposób, by ruszyć z kalkulacją kosztów receptur, mając już dane zebrane w Excelu.
- Cała baza składników wgrywana jednym plikiem
- Działa z gotowym arkuszem, np. zakładką SKLADNIKI z Twojego kalkulatora
- Bez ręcznego przepisywania pozycja po pozycji
Wskazówka: Import znajdziesz na stronie Składniki - przycisk „Import Excel”.
Jeden składnik, wielu dostawców, średnia cena
To najważniejsza cecha importu. Wiele wierszy z tą samą nazwą własną składnika łączy się w jeden składnik z wieloma dostawcami (źródłami zakupu). Cena takiego składnika to średnia cena za kg policzona ze wszystkich dostawców. Przykład: jeśli kupujesz mascarpone od Mlekovity, Piątnicy i Auricchio i masz je w arkuszu w pięciu wierszach, po imporcie powstanie jeden składnik „Mascarpone” z pięcioma dostawcami i uśrednioną ceną.
- Grupowanie po nazwie własnej składnika
- Każdy wiersz to osobny dostawca (źródło) z własną ceną i wielkością opakowania
- Cena składnika = średnia cena za kg ze wszystkich dostawców
- Średnia zasila automatyczną kalkulację kosztu receptur
Wskazówka: Chcesz, by dwa wiersze trafiły do jednego składnika? Wpisz w nich dokładnie tę samą nazwę własną - to ona decyduje o grupowaniu.
Jak przebiega import - 3 kroki
Import prowadzi Cię przez trzy proste kroki. Najpierw wgrywasz plik, potem sprawdzasz podgląd wraz z dopasowaniem kolumn i podsumowaniem grupowania, na końcu zatwierdzasz import. Na każdym etapie widzisz, co dokładnie trafi do bazy.
- Krok 1 - wgranie pliku XLSX z dysku
- Krok 2 - podgląd: wybór arkusza, ręczne dopasowanie kolumn i podsumowanie grupowania (ile składników, ile z wieloma dostawcami, przykłady)
- Krok 3 - import: zatwierdzasz i składniki trafiają do bazy
Arkusz bez cen, czyli sama lista nazw
Nie musisz mieć cen, żeby zacząć. Jeśli w pliku nie ma kolumny z ceną, import przechodzi w tryb samych nazw i pisze to wprost: „Same nazwy - ceny uzupełnisz z faktur przez Skaner cen”. Składniki powstaną bez ceny i bez dostawców, a jednostkę aplikacja weźmie z kolumny jednostki albo z samej nazwy - „Mleko 1 litr” da litry z opakowaniem 1 l, a „Masło 200g” gramy z opakowaniem 200 g.
- Wymagana jest tylko kolumna „Nazwa składnika”
- W polu „Jednostka” możesz wskazać kolumnę z pliku albo zostawić „- z nazwy -”
- Podgląd pokazuje „Nowych: N z M wierszy” i listę „Przykładowe wiersze” z rozpoznaną jednostką
- Składniki, które już masz, trafiają do „Pominięte (już istnieją)”, a powtórzenia w pliku do „Powtórzone w pliku” - z wypisanymi nazwami
- Procent w nazwie (np. śmietanka 30%) nie jest traktowany jak ilość
Wskazówka: To najszybsza droga, gdy masz listę surowców z inwentury albo od poprzedniego programu. Ceny dopiszesz później ręcznie albo pozwolisz, żeby wypełniły się same po pierwszej fakturze ze skanera cen.
Rozpoznawane kolumny
BakePilot sam rozpoznaje kolumny w Twoim arkuszu po ich nazwach - nie musisz układać go w żaden konkretny sposób. Jeśli kolumny mają nietypowe nazwy, w kroku podglądu możesz ręcznie wskazać, która kolumna z pliku odpowiada któremu polu w BakePilot.
- Nazwa własna składnika - po niej następuje grupowanie
- Pełna nazwa (u dostawcy) oraz producent / marka
- Dostawca i numer dostawcy
- EAN
- Jednostka rozliczeniowa: kg, litr, g, szt., ml
- Waga / pojemność opakowania
- Cena netto za opakowanie
- VAT
Wskazówka: Wymagane minimum w pliku to kolumna z nazwą własną - reszta jest opcjonalna i uzupełnia kartę składnika. Bez kolumny z ceną import przechodzi w tryb samych nazw opisany wyżej.
Jak podać VAT
VAT możesz zapisać na dwa sposoby - import rozpozna oba. Albo jako mnożnik ceny, albo jako zwykły procent. Wybierz wygodniejszy dla siebie sposób, zależnie od tego, jak prowadzisz swój arkusz.
- Jako mnożnik: 1,05 = 5%, 1,08 = 8%, 1,23 = 23%
- Albo jako procent wpisany wprost
Ponowny import i nadpisywanie cen
Gdy dostawca przyśle nowy cennik, nie musisz edytować składników ręcznie. Włącz opcję nadpisywania i wgraj zaktualizowany arkusz - BakePilot odświeży ceny i jednostki oraz podmieni listę dostawców dla składników o tej samej nazwie.
- Opcja „Nadpisz składniki o istniejącej nazwie”
- Aktualizuje cenę i jednostkę rozliczeniową
- Podmienia dostawców (źródła) składnika
- Idealne do ponownego importu po aktualizacji cennika
Co zobaczysz po imporcie
Po imporcie każdy składnik ma na swojej karcie sekcję „Dostawcy (N)” - listę dostawców, od których go kupujesz, wraz z ceną za kg liczoną automatycznie. Gdy składnik ma wielu dostawców, widoczna jest uśredniona cena za kg - to ona wchodzi do kalkulacji kosztu Twoich receptur.
- Sekcja „Dostawcy (N)” na karcie składnika, gdzie N to liczba dostawców
- Średnia cena za kg dla składników z wieloma dostawcami
- Cena za kg liczona automatycznie z wielkości opakowania i ceny netto
- Gotowe do kalkulacji kosztu receptur - kliknij „Przelicz wszystkie” na liście receptur
Wskazówka: Po imporcie wejdź w kartę wybranego składnika i sprawdź, czy wszyscy dostawcy i ceny zgadzają się z Twoim cennikiem.
Najczęściej zadawane pytania
W jakim formacie ma być plik do importu?
Plik Excel w formacie XLSX, np. zakładka SKLADNIKI z Twojego firmowego kalkulatora lub inwentury. W kroku podglądu wybierzesz właściwy arkusz i w razie potrzeby ręcznie dopasujesz kolumny.
Jak to działa, że jeden składnik ma kilku dostawców?
Import grupuje wiersze po nazwie własnej składnika. Jeśli kilka wierszy ma tę samą nazwę (np. „Mascarpone” od trzech różnych dostawców), powstaje jeden składnik z wieloma dostawcami w sekcji „Dostawcy (N)”, a jego cena to średnia cena za kg ze wszystkich tych dostawców.
Skąd bierze się cena składnika z wieloma dostawcami?
To średnia cena za kg policzona ze wszystkich dostawców (źródeł) danego składnika. Cena za kg każdego dostawcy wyliczana jest automatycznie z ceny netto za opakowanie i wielkości tego opakowania. Średnia zasila następnie kalkulację kosztu receptur.
Jakie kolumny są wymagane w pliku?
Minimum to kolumna z nazwą własną składnika oraz cena netto. Pozostałe kolumny (dostawca, EAN, producent, jednostka, waga opakowania, VAT) są opcjonalne i wzbogacają kartę składnika.
Jak podać VAT w arkuszu?
Na dwa sposoby - jako mnożnik (1,05 = 5%, 1,08 = 8%, 1,23 = 23%) albo jako zwykły procent. Import rozpozna oba zapisy.
Dostawca przysłał nowy cennik - jak zaktualizować ceny?
Włącz opcję „Nadpisz składniki o istniejącej nazwie” i wgraj zaktualizowany arkusz. BakePilot odświeży ceny i jednostki oraz podmieni dostawców dla składników o tej samej nazwie.