Poprawianie błędnej faktury

Faktura w statusie Szkic

Dopóki faktura ma status „Szkic”, nic się jeszcze nie wydarzyło na zewnątrz - nie poszła do KSeF ani do klienta. Możesz ją usunąć i wystawić poprawną od nowa. Jedna rzecz, o której musisz wiedzieć: numer usuniętego szkicu nie wraca do puli - kolejna faktura dostaje następny numer, więc w rejestrze zostaje luka. Odnotuj ją w swojej ewidencji albo uzgodnij z księgową.

1. Otwórz kartę faktury w statusie „Szkic”
2. Kliknij „Usuń” i potwierdź pytanie „Czy na pewno chcesz usunąć tę fakturę?”
3. Wystaw nową fakturę z poprawnymi danymi - z zamówienia albo przez „Nowa faktura”

Faktura wysłana do KSeF

Faktury ze statusem „Wysłana do KSeF”, „Zaakceptowana” lub „Odrzucona” nie mają już przycisku „Usuń”, a próba usunięcia kończy się komunikatem „Nie można usunąć faktury wysłanej do KSeF”. Tak być powinno - dokument istnieje już w systemie państwowym. Zgodnie z przepisami takiej faktury nie poprawia się przez edycję, tylko przez wystawienie faktury korygującej.

• Faktury wysłanej do KSeF nie da się usunąć ani cofnąć
• Poprawka wymaga osobnego dokumentu: faktury korygującej
• Dotyczy zmiany ilości, ceny, stawki VAT i danych nabywcy

Jak wystawić korektę

Korektę wystawisz do faktury sprzedażowej zaakceptowanej w KSeF. Do formularza korekty prowadzą trzy drogi: przycisk „Wystaw korektę” na karcie faktury, ten sam przycisk w pasku nad listą faktur po zaznaczeniu jednej faktury, oraz „Nowa faktura” z wybranym rodzajem „Faktura korygująca”, gdzie wyszukasz fakturę po numerze, nabywcy albo NIP. Formularz pokazuje pozycje faktury pierwotnej wypełnione jej wartościami - zmieniasz tylko to, co ma być inaczej. Pozycja, której nie ruszysz, nie trafi na korektę. Pod tabelą widzisz kwotę korekty: wartość ujemna oznacza korektę zmniejszającą. Korekta powstaje jako szkic, więc możesz ją jeszcze przejrzeć, zanim wyślesz ją do KSeF z jej własnej karty.

1. Zaznacz fakturę na liście i kliknij „Wystaw korektę” w pasku nad tabelą - albo otwórz kartę faktury i kliknij ten sam przycisk, albo wybierz „Nowa faktura”, potem „Faktura korygująca” i fakturę z listy
2. Zmień ilość, cenę netto albo stawkę VAT przy pozycjach, których dotyczy poprawka
3. Opcjonalnie wpisz przyczynę korekty
4. Kliknij „Wystaw korektę” - dokument powstanie jako szkic
5. Sprawdź kwoty i wyślij korektę do KSeF tak samo jak zwykłą fakturę

Dlaczego „Wystaw korektę” jest wyszarzone

Gdy zaznaczonej faktury nie da się skorygować, przycisk w pasku nad listą jest wyszarzony, a po jego kliknięciu widzisz powód. Na karcie takiej faktury ten sam powód stoi nad przyciskami akcji. Przycisk w pasku działa przy jednej zaznaczonej fakturze - przy kilku podpowiada „Zaznacz jedną fakturę, żeby wystawić do niej korektę”.

• Szkic: „To szkic - nie trafił do KSeF, więc korekta nie jest potrzebna”
• Faktura w wysyłce albo wysłana, jeszcze bez akceptacji: „Korektę wystawisz, gdy KSeF przyjmie fakturę”
• Faktura odrzucona przez KSeF: „Faktura odrzucona przez KSeF nie została wystawiona - zamiast korekty popraw ją i wyślij ponownie”
• Faktura korygująca: „Korektę wystawia się do faktury pierwotnej” z linkiem do tej faktury

Błędny NIP nabywcy: korekta do zera

Błędnego numeru NIP nabywcy nie poprawia się korektą danych - tak wynika z zasad KSeF. Zamiast tego zeruje się całą fakturę, a potem wystawia nową, z prawidłowym numerem. W formularzu korekty służy do tego przełącznik „Korekta do zera (cała faktura)”: po jego zaznaczeniu wszystkie pozycje schodzą do zera, a kwota korekty jest dokładnym odwróceniem faktury pierwotnej.

• Zaznacz „Korekta do zera”, żeby wyzerować całą fakturę
• Następnie wystaw nową fakturę z poprawnym NIP-em
• Tej samej ścieżki użyj, gdy faktura trafiła do KSeF pomyłkowo

Czego korekta nie zrobi

Korekty nie wystawisz do szkicu ani do faktury odrzuconej przez KSeF - te dokumenty nie weszły do obrotu. Szkic usuwasz albo wysyłasz, a fakturę odrzuconą poprawiasz przyciskiem „Popraw i wyślij ponownie” na jej karcie - zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów odrzucony plik nie jest wystawioną fakturą, więc zamiast korekty wysyła się poprawiony plik, a faktura zachowuje swój numer. Nie ma też not korygujących: przepisy zniosły je z początkiem lutego 2026 roku, więc każdą pomyłkę - także w nazwie czy adresie - poprawia faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę.

• Szkic: usuń go i wystaw fakturę od nowa, korekta nie jest potrzebna
• Faktura odrzucona przez KSeF: „Popraw i wyślij ponownie” - ten sam numer, poprawione dane, ponowna wysyłka
• Noty korygujące nie funkcjonują od 1 lutego 2026