Wystawianie faktur

Zanim wystawisz pierwszą fakturę

Faktura potrzebuje pełnych danych sprzedawcy. Jeśli czegoś brakuje, w „Ustawieniach faktur” zobaczysz żółty komunikat „Uzupełnij dane organizacji” z listą brakujących pól - najczęściej jest to „Numer konta bankowego” i „Nazwa banku”. Uzupełniasz je w Ustawieniach w sekcji „Organizacja” i wracasz do faktur.

• Nazwa firmy, NIP i adres w sekcji „Organizacja”
• „Nazwa banku” i „Numer konta” - drukowane na fakturze
• Komunikat znika, gdy dane są kompletne

Faktura z zamówienia

Najszybszy sposób na fakturę: w szczegółach zamówienia kliknij „Wystaw fakturę”. Formularz otwiera się z danymi nabywcy, pozycjami, ilościami i cenami z zamówienia. Sprawdzasz, poprawiasz co trzeba i zapisujesz - faktura dostaje kolejny numer i trafia do rejestru jako „Szkic”.

1. Otwórz zamówienie i kliknij „Wystaw fakturę”
2. Sprawdź sekcje „Nabywca”, „Daty i miejsce” oraz „Pozycje faktury”
3. Wybierz formę płatności i w razie potrzeby dopisz „Uwagi”
4. Kliknij „Zapisz fakturę”

Płatnik i odbiorca (np. gmina i przedszkole)

Bywa, że za towar płaci ktoś inny niż ten, kto go odbiera: gmina płaci za przedszkole albo żłobek, centrala firmy za swój oddział. Na fakturze nabywcą jest wtedy płatnik, a odbiorcę wpisujesz w sekcji „Odbiorca inny niż nabywca”. W KSeF odbiorca trafia do sekcji „Podmiot3” i dostaje dostęp do faktury.

1. W formularzu faktury zaznacz „Odbiorca inny niż nabywca”
2. Wybierz „Rola odbiorcy”: „Jednostka podrzędna JST (np. przedszkole gminy)” albo „Odbiorca (oddział lub jednostka nabywcy)”
3. Wpisz „Nazwa odbiorcy”, opcjonalnie „NIP odbiorcy” i „Adres odbiorcy”
4. Zapisz fakturę - odbiorca pojawi się na fakturze pod nabywcą

• Przy jednostce podrzędnej JST faktura w KSeF ma oznaczenie, że dotyczy jednostki podrzędnej (pole JST u nabywcy)
• Stałą parę płatnik - odbiorca ustawisz w kartotece klienta-odbiorcy, w sekcji „Płatnik (faktura na inny podmiot)”: wtedy „Wystaw fakturę” z zamówienia przedszkola sam podstawi gminę jako nabywcę, a przedszkole jako odbiorcę. Sekcja jest w formularzu klienta od planu Profesjonalnego, bo płatnik działa na WZ (Profesjonalny) i na fakturze (Mistrzowski)
• Korekta faktury przenosi odbiorcę z faktury pierwotnej

Faktura ręczna

Możesz też wystawić fakturę niezwiązaną z zamówieniem, na przykład za catering albo wynajem sali. Na zakładce „Sprzedażowe” w module „Faktury” kliknij „Nowa faktura”. W sekcji „Nabywca” pole „Szukaj klienta po nazwie...” podpowiada klientów z bazy, ale dane możesz też wpisać ręcznie.

• „Nabywca”: nazwa, NIP, adres, e-mail
• „Daty i miejsce”: data wystawienia, data sprzedaży, termin płatności, miejsce wystawienia
• „Pozycje faktury”: nazwa, ilość, jednostka (szt, kg, l, m, opak, kpl), cena netto i stawka VAT
• Stawki VAT dla złotówek: 23%, 8%, 5%, 0%, ZW, NP; dla euro: 19%, 7%, 0% i „befreit”
• Pozycja ze stawką ZW wymaga „Podstawy zwolnienia z VAT” w Ustawieniach faktur - podstawa trafia na kartę faktury, wydruk i do KSeF
• „Płatność”: Przelew, Gotówka lub Karta oraz uwagi drukowane na fakturze

Lista faktur i filtry

Moduł „Faktury” ma dwie zakładki: „Sprzedażowe” i „Zakupowe”. Lista pokazuje numer, daty, kontrahenta, kwoty netto i brutto, status dokumentu oraz status płatności. Przycisk „Kolumny” włącza dodatkowo datę sprzedaży, a ikona pobierania eksportuje przefiltrowaną listę do CSV lub XLSX.

• Statusy dokumentu: „Szkic”, „Wysłana do KSeF”, „Zaakceptowana”, „Odrzucona”
• Status płatności: „Opłacona” / „Nieopłacona”
• Wyszukiwarka po kontrahencie, numerze i NIP oraz filtry statusu, płatności i dat
• Zaznaczenie kilku faktur pokazuje pasek do zbiorczej zmiany statusu płatności

Numeracja i ustawienia domyślne

Wzór numeracji ustawiasz w „Ustawieniach faktur” w sekcji „Numeracja faktur”. Domyślnie jest to FV/{NR}/{MM}/{RRRR}, czyli kolejny numer, miesiąc i rok, a pod polem widzisz „Podgląd następnego numeru”. W tej samej zakładce ustawiasz domyślną formę płatności, termin płatności w dniach, miejsce wystawienia i uwagi, które mają pojawiać się na każdej nowej fakturze.

• „Wzór numeracji” ze zmiennymi {NR}, {MM}, {RRRR}
• „Domyślne wartości”: forma płatności, termin płatności (dni), miejsce wystawienia, domyślne uwagi
• „Rozliczenie VAT”: status podatnika i okres miesięczny lub kwartalny - korzysta z nich moduł Finanse
• „Podstawa zwolnienia z VAT”: przepis, na podstawie którego sprzedajesz bez VAT (np. „art. 113 ust. 1 ustawy o VAT” przy zwolnieniu podmiotowym); potrzebna przy pozycjach ze stawką ZW
• Numer nadaje aplikacja; usunięty szkic zostawia lukę w numeracji

Karta faktury, wydruk i KSeF

Karta faktury pokazuje dokument w układzie do druku: nagłówek „Faktura VAT”, daty, dane sprzedawcy z numerem konta, dane nabywcy, pozycje i rozbicie na stawki VAT. Przycisk „Drukuj” otwiera okno drukowania, a „PDF” to to samo okno - wybierz w nim „Zapisz jako PDF”, jeśli chcesz wysłać plik samodzielnie. Faktury w złotówkach wysyłasz do KSeF przyciskiem „Wyślij do KSeF”.

• „Wyślij do KSeF” - dla faktur w statusie „Szkic” i walucie PLN
• „Sprawdź status KSeF” - dla faktur wysłanych, do czasu akceptacji
• „Pobierz UPO” - urzędowe potwierdzenie odbioru dla faktur zaakceptowanych; na liście „Pobierz UPO (N) jako ZIP” pobiera wiele naraz
• „Opłacona” - oznacza zapłatę i zapisuje datę
• Kod QR do weryfikacji na ksef.mf.gov.pl pojawia się na karcie po nadaniu numeru KSeF