Szacunek VAT - wprowadzenie

Narzut kosztów stałych - ustawiony kontra rzeczywisty

Receptury liczą koszt jako surowiec plus procent narzutu z ustawień organizacji. Jeśli ten procent jest wzięty z sufitu, każda cena wyliczona z marży stoi na koszcie, którego nie ma. Karta „Narzut kosztów stałych” pokazuje obok siebie dwie liczby: tę ustawioną w aplikacji i tę, która wynika z kosztów okresu - koszty stałe plus koszt pracy podzielone przez koszty bezpośrednie (surowce i opakowania).

• Rozjazd większy niż 15 punktów procentowych jest opisany wprost
• Przy rozjeździe pokazujemy, jak zmienia się cena minimalna przy marży 40%
• Brak kosztu pracy jest oznaczony - wynik jest wtedy zaniżony
• Narzut zmieniasz w Ustawieniach, potem „Przelicz wszystkie” na liście receptur

Po co Ci ta zakładka

Najczęstszy problem właściciela cukierni nie brzmi „ile zarobiłem”, tylko „ile z tych pieniędzy nie jest moje”. Kwotę VAT poznajesz zwykle dopiero po 20. dniu kolejnego miesiąca, gdy odezwie się księgowa - a wtedy pieniądze często są już wydane na mąkę i pensje. Zakładka „Finanse” pokazuje szacunek na bieżąco, żebyś odkładał w trakcie miesiąca, a nie szukał w ostatniej chwili.

• Szacunkowa kwota VAT do zapłaty za wybrany okres rozliczeniowy
• Termin zapłaty i liczba dni, które zostały
• Liczone z dokumentów, które i tak masz w BakePilot
• Widoczne wyłącznie dla roli Administrator
• Dostępne w planie Mistrzowskim

To jest szacunek, nie deklaracja

Najważniejsze zastrzeżenie: BakePilot nie liczy podatku i nie zastępuje księgowości. Kwota w zakładce Finanse to szacunek do planowania płynności - ma Ci powiedzieć, jaki rząd wielkości odłożyć na koncie. Źródłem prawdy pozostaje Twoja księgowość i to ona przygotowuje deklarację. Ta sama uwaga jest wypisana pod kwotą na karcie okresu.

• Szacunek do planowania płynności, nie deklaracja podatkowa
• Nie zastępuje księgowej ani programu księgowego
• Nie służy do wypełniania formularzy urzędowych
• Może się różnić od wyliczenia księgowości i to jest normalne

Skąd biorą się dane

Zakładka nie prosi Cię o dodatkową pracę - korzysta z dokumentów, które już prowadzisz w BakePilot. Po stronie podatku należnego, czyli tego, który pobierasz od klientów, bierze faktury sprzedażowe i sprzedaż paragonową z raportów dobowych. Po stronie podatku naliczonego, czyli z Twoich zakupów, bierze faktury kosztowe (pobrane z KSeF i zeskanowane) oraz koszty dodane ręcznie.

• Należny: faktury sprzedażowe wystawione w BakePilot
• Należny: utarg ze sprzedaży paragonowej z raportów dobowych
• Naliczony: faktury kosztowe pobrane z KSeF albo zeskanowane
• Naliczony: koszty dodane ręcznie w zakładce Finanse
• Dokumenty trafiają do okresu według daty sprzedaży

Karta okresu - co na niej widzisz

Na górze zakładki jest karta „Szacunek VAT” dla wybranego okresu. Nagłówek mówi, czy to „Do zapłaty”, „Do przeniesienia na kolejny okres” czy „Nic do zapłaty”, a pod nim stoi kwota. Przy kwocie do zapłaty widzisz „Termin zapłaty” z datą i liczbą dni, które zostały - termin to 25. dzień miesiąca następującego po okresie. Niżej są dwie pozycje: „VAT należny (sprzedaż)” i „VAT naliczony (zakupy)”.

• „Do zapłaty” - kwota do odłożenia za okres
• „Do przeniesienia na kolejny okres” - gdy VAT z zakupów przewyższa VAT ze sprzedaży
• „Termin zapłaty” - 25. dzień następnego miesiąca i licznik dni
• „VAT należny (sprzedaż)” i „VAT naliczony (zakupy)” jako składowe

Zmiana okresu

Okres wybierasz w prawym górnym rogu: strzałkami „Poprzedni okres” i „Następny okres” albo z listy rozwijanej. W przyszłość nie wejdziesz - najdalej do bieżącego okresu. To, czy okresem jest miesiąc czy kwartał, zależy od ustawień faktur.

1. 1Otwórz zakładkę „Finanse”
2. 2Kliknij strzałkę „Poprzedni okres” albo rozwiń listę z nazwą okresu
3. 3Wybierz miesiąc lub kwartał - cała zakładka przeliczy się dla tego okresu

Rozbicie na stawki i dokumenty źródłowe

Pod kartą okresu są dwie tabele: „VAT należny wg stawek” i „VAT naliczony wg stawek” z kolumnami „Stawka”, „Netto”, „VAT”, „Brutto”. Rozbicie naliczonego obejmuje wyłącznie koszty dodane ręcznie - faktury z KSeF i ze skanera nie niosą podziału na stawki, więc wchodzą do sumy bez rozbicia. Niżej sekcja „Dokumenty w wyliczeniu” grupuje dokumenty w rozwijane listy z przejściem do każdego z nich.

• „Faktury sprzedażowe” - z linkiem do każdej faktury
• „Sprzedaż paragonowa” - dzień po dniu, z linkiem do raportu dobowego
• „Faktury kosztowe” - z KSeF i ze skanera
• „Koszty dodane ręcznie”
• Przy każdej grupie suma netto i VAT

Zakładka pokazuje własne luki

BakePilot nie udaje, że wie wszystko. Jeśli czegoś brakuje, pod kartą okresu pojawia się żółta ramka „luki w danych” z listą braków. Traktuj ją jako listę rzeczy do uzupełnienia, jeśli chcesz mieć dokładniejszy szacunek. Gdy luk nie ma, ramka w ogóle się nie wyświetla.

• Dni bez rozbicia utargu na stawki VAT - sprzedaż paragonowa z tych dni nie weszła do wyliczenia
• Brak raportów dobowych w okresie
• Dokumenty w walucie innej niż PLN - pominięte
• Faktury kosztowe bez odczytanych kwot VAT - nie weszły do VAT naliczonego

Ustawienia rozliczenia

W zakładce „Faktury” przyciskiem „Ustawienia” otwierasz „Ustawienia faktur”. Tam zaznaczasz „Czynny podatnik VAT” i wybierasz okres rozliczeniowy: „Miesięczny” albo „Kwartalny”. Od tego zależy, jakie okresy pokazuje zakładka Finanse i na kiedy wylicza termin zapłaty. Jeśli odznaczysz czynnego podatnika, zamiast kwot zobaczysz komunikat „Twoja firma nie jest czynnym podatnikiem VAT”.

• „Czynny podatnik VAT” - włącza lub wyłącza szacunek
• Okres „Miesięczny” albo „Kwartalny”

Hasło administratora

Jeśli w cukierni pracujecie na jednym wspólnym koncie, możesz zamknąć zakładki Finanse i Czas pracy dodatkowym hasłem. Ustawiasz je w „Ustawieniach” w sekcji „Hasło administratora” - wyłącznie z linku wysłanego na e-mail. Po odblokowaniu w prawym górnym rogu zakładki pojawia się przycisk „Zablokuj ponownie”.