Kategorie kosztów

Po co dzielić koszty na kategorie

Kategoria mówi, na co poszły pieniądze: czy to były surowce do wypieku, czy rachunek za prąd, czy nowy piec. Dzięki temu widzisz, gdzie faktycznie uciekają pieniądze, zamiast patrzeć na jedną wielką kwotę „koszty”. Kategorie działają zarówno dla faktur pobranych z KSeF i zeskanowanych, jak i dla kosztów dodanych ręcznie, a rodzaj kategorii zasila próg rentowności.

• Wiesz, ile miesięcznie idzie na surowce, a ile na media
• Łatwiej porównać okresy i wychwycić nietypowy wydatek
• Ten sam podział obejmuje wszystkie koszty, niezależnie od tego, skąd trafiły do systemu

Gotowe kategorie dla cukierni

Zestaw jest przygotowany pod piekarnię i cukiernię, więc zwykle nie trzeba niczego dodawać. Kategorie są pogrupowane według rodzaju kosztu - to od rodzaju zależy, jak kategoria liczy się w progu rentowności.

• „Koszt bezpośredni” (rośnie razem ze sprzedażą): Surowce i towar, Opakowania
• „Koszt stały” (płacisz niezależnie od sprzedaży): Media, Czynsz i lokal, Usługi obce, Transport i paliwo, Marketing i reklama, Serwis i naprawy, Podatki i opłaty
• „Inwestycja” (wydatek jednorazowy): Sprzęt i wyposażenie
• „Pozostałe”: Inne - dla wszystkiego, co nie pasuje do powyższych

Automatyczne przypisywanie po dostawcy

Kategorię pojedynczej faktury ustawiasz na jej stronie szczegółów w polu „Kategoria kosztu”. Domyślnie wybór jest zapamiętywany dla dostawcy - pod polem widzisz „Kolejne faktury od tego dostawcy trafią do tej kategorii.” Każda następna faktura tej firmy, również pobrana automatycznie z KSeF, trafi do tej samej kategorii. Jeśli chcesz zmienić tylko jeden dokument, zaznacz „Tylko ta faktura”.

• Raz przypisujesz hurtownię do „Surowce i towar”, reszta dzieje się sama
• Kategorię zawsze możesz zmienić na pojedynczej fakturze
• „Tylko ta faktura” - zmiana bez ruszania reguły dla dostawcy
• „Bez kategorii” - usuwa przypisanie

Przypisywanie wielu faktur naraz

Na liście faktur w zakładce „Zakupowe” przy każdym wierszu jest pole zaznaczenia. Po zaznaczeniu nad tabelą pojawia się pasek „Zaznaczono N faktur” z przyciskami. To najszybszy sposób na uporządkowanie zaległych dokumentów po pierwszym pobraniu z KSeF.

1. 1Otwórz „Faktury” i przejdź na zakładkę „Zakupowe”
2. 2Zaznacz faktury polami wyboru - kliknięcie z klawiszem Shift zaznacza cały zakres od poprzednio klikniętej, a pole w nagłówku zaznacza wszystkie na stronie
3. 3Jeśli kolejne faktury tych dostawców mają trafiać do tej samej kategorii, zaznacz „Zapamiętaj dla tych dostawców”
4. 4Kliknij „Przypisz kategorię” i wybierz kategorię z listy

Masowe oznaczanie faktur jako opłacone

Ten sam pasek ma przyciski „Opłacone” i „Nieopłacone” - oznaczasz zaznaczone faktury jako opłacone albo cofasz takie oznaczenie. Działa dla faktur sprzedażowych i zakupowych, przydaje się, gdy po wyciągu bankowym odhaczasz kilkanaście dokumentów naraz.

Własne kategorie

Jeżeli gotowe kategorie nie oddają specyfiki Twojej firmy, dodasz własne w rozwijanej sekcji „Kategorie kosztów” na samym dole zakładki Finanse. Gotowe kategorie są oznaczone jako „Systemowa” i nie da się ich usunąć, żeby nie rozsypać istniejących przypisań.

1. 1W zakładce „Finanse” rozwiń sekcję „Kategorie kosztów” na dole strony
2. 2W części „Dodaj własną kategorię” wpisz „Nazwa kategorii”, np. Leasing samochodu
3. 3Wybierz „Rodzaj kosztu”: „Koszt bezpośredni”, „Koszt stały”, „Inwestycja” albo „Pozostałe”
4. 4Kliknij „Dodaj”

Gdzie zobaczysz kategorię

Kategorię ustawiasz na stronie szczegółów faktury zakupowej („Kategoria kosztu”) oraz w tabeli kosztów dodanych ręcznie (lista „Kategoria”). Na liście faktur możesz włączyć kolumnę „Kategoria” przyciskiem „Kolumny” - domyślnie jest ukryta, żeby nie zaśmiecać widoku.

Struktura kosztów - na co idą pieniądze

W zakładce Finanse, pod progiem rentowności, jest sekcja „Struktura kosztów”. Pokazuje sumę „koszty netto w okresie” ze zmianą „vs poprzedni okres”, podział „Wg kategorii” z paskami udziału, podział „Wg rodzaju kosztu” oraz listę „Najwięksi dostawcy” (pięciu największych). Liczymy na kwotach netto, bo VAT czynny podatnik odlicza - brutto zawyżałoby realny koszt prowadzenia firmy.

• Udział procentowy każdej kategorii w kosztach okresu
• Zmiana każdej kategorii względem poprzedniego okresu
• Podział na koszty bezpośrednie, stałe i inwestycje
• Pięciu największych dostawców z kwotami i udziałem
• Uwaga „N dokumentów bez kategorii”, gdy część dokumentów nie ma jeszcze przypisania