Integracja z KSeF - certyfikat na klik
Podłącz firmę do KSeF bez podpisu kwalifikowanego - wystarczy Profil Zaufany.
Ostatnia aktualizacja: 2026-07-31
Czym jest KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowy system, przez który firmy w Polsce wystawiają, wysyłają i odbierają faktury elektroniczne. BakePilot obsługuje go od środka: wysyłasz do KSeF faktury sprzedażowe i odbierasz faktury kosztowe od hurtowni, bez przeklejania danych do innego programu.
- Rządowy system e-faktur, obowiązkowy dla kolejnych grup firm
- Ministerstwo Finansów przechowuje i potwierdza każdą fakturę
- Wysyłka faktur sprzedażowych prosto z BakePilot
- Odbiór faktur od hurtowni bez robienia zdjęć
Zanim zaczniesz - czego potrzebujesz
Do podłączenia KSeF nie musisz kupować podpisu kwalifikowanego. Wystarczy Profil Zaufany, czyli darmowy podpis dostępny dla każdego, kto ma konto w banku albo profil na gov.pl. Cały proces robisz raz i zajmuje kilkanaście minut.
- Profil Zaufany (darmowy) - dla działalności jednoosobowej wystarczy w zupełności
- Albo podpis kwalifikowany lub kwalifikowana pieczęć firmowa, jeśli już je masz
- NIP firmy uzupełniony w Ustawieniach
- Waluta organizacji ustawiona na złotówki - KSeF działa wyłącznie dla PLN
Konfigurację znajdziesz w Ustawienia > Faktury. To jednorazowa czynność - potem BakePilot pilnuje wszystkiego sam.
Kreator certyfikatu krok po kroku
Kreator prowadzi Cię za rękę i pokazuje instrukcje dopasowane do rodzaju Twojej firmy. Nie musisz rozumieć, co dzieje się pod spodem - wystarczy przechodzić kolejne ekrany.
- Krok 1 - wybierasz typ podmiotu: działalność jednoosobowa albo spółka. Od tego zależą dalsze instrukcje
- Krok 2 - BakePilot przygotowuje plik autoryzacyjny i otwiera stronę rządową do podpisu. Plik jest ważny 8 minut, więc podpisz go od razu
- Krok 3 - podpisujesz plik Profilem Zaufanym na gov.pl (albo podpisem lub pieczęcią kwalifikowaną)
- Krok 4 - wgrywasz podpisany plik z powrotem do BakePilot
- Krok 5 - aplikacja sama występuje o certyfikat KSeF i zapisuje go w Twojej organizacji
Jeśli 8 minut minęło i strona rządowa zgłosi, że plik wygasł, po prostu wróć do kreatora i wygeneruj plik jeszcze raz. Nic się nie psuje.
Kto musi podpisać plik
Plik autoryzacyjny musi podpisać osoba uprawniona do numeru NIP tej firmy. Przy działalności jednoosobowej jest to właściciel. Podpis kogoś innego - księgowej, męża, pracownika - zostanie przez KSeF odrzucony, nawet jeśli technicznie wszystko przejdzie w aplikacji.
- Działalność jednoosobowa: podpisuje właściciel firmy swoim Profilem Zaufanym
- Spółka: podpisuje osoba zgłoszona jako uprawniona do NIP-u spółki
- Podpis innej osoby oznacza odrzucenie wniosku po stronie KSeF
Działalność jednoosobowa - najkrótsza droga
Przy jednoosobowej działalności nie musisz nic zgłaszać w urzędzie. Uprawnienia właścicielskie do KSeF masz automatycznie, bo Twój PESEL jest powiązany z NIP-em firmy. Wystarczy przejść kreator i podpisać plik Profilem Zaufanym.
- Zero formalności w urzędzie skarbowym
- Uprawnienia właścicielskie nadane automatycznie
- Wystarczy darmowy Profil Zaufany
- Cała konfiguracja zwykle w kilkanaście minut
Spółka - najpierw zgłoszenie ZAW-FA
W spółce KSeF nie wie z góry, kto ma prawo działać w jej imieniu. Dlatego pierwszą osobę uprawnioną zgłasza się formularzem ZAW-FA przez e-Urząd Skarbowy. Rozpatrzenie zgłoszenia trwa zwykle kilka dni roboczych - dopiero potem przechodzisz kreator w BakePilot. Ważne: ePUAP od 2026 roku nie jest już do tego skuteczną drogą, zgłoszenie idzie przez e-Urząd Skarbowy.
- Formularz ZAW-FA składany przez e-Urząd Skarbowy
- ePUAP od 2026 roku nie jest skuteczną drogą zgłoszenia
- Po nadaniu uprawnień wracasz do kreatora i podpisujesz plik
- Alternatywa: kwalifikowana pieczęć firmowa z NIP-em spółki - wtedy ZAW-FA nie jest potrzebny
Jeśli spółka ma już kwalifikowaną pieczęć firmową zawierającą NIP, możesz pominąć ZAW-FA i podpisać plik autoryzacyjny od razu tą pieczęcią.
Trzy środowiska KSeF - które wybrać
W Ustawienia > Faktury wybierasz, z którym środowiskiem KSeF łączy się BakePilot. Na co dzień używasz produkcyjnego, ale na start warto pobawić się w testowym.
- Testowe - do nauki i zabawy. Faktury nie mają mocy prawnej. Uwaga: Profil Zaufany tu nie zadziała, bo w tym środowisku nie ma prawdziwych danych o właścicielach firm
- Demo - logujesz się prawdziwymi danymi, ale faktury nadal nie mają mocy prawnej. Dobre do sprawdzenia całej ścieżki
- Produkcyjne - działa na serio, faktury są prawnie skuteczne
Zmieniając środowisko, przechodzisz kreator jeszcze raz - certyfikat wystawiony w środowisku testowym nie działa na produkcji i odwrotnie.
Certyfikat odnawia się sam
Certyfikat KSeF jest bezpłatny i ważny do dwóch lat. BakePilot pilnuje daty ważności i odnawia go automatycznie, zanim wygaśnie - nie musisz nic notować w kalendarzu ani powtarzać całej procedury co dwa lata.
- Certyfikat KSeF nie kosztuje nic
- Ważność do dwóch lat
- Automatyczne odnowienie przed terminem
- Status i data ważności widoczne w Ustawienia > Faktury
Wysyłka faktur i statusy
Gdy certyfikat działa, przy zatwierdzonej fakturze pojawia się przycisk wysyłki do KSeF. Faktura idzie do Ministerstwa Finansów, a BakePilot czeka na potwierdzenie odbioru i zapisuje je przy dokumencie.
- Wysyłka jednym kliknięciem z widoku faktury
- Statusy: oczekuje, wysłana, zatwierdzona, odrzucona
- Urzędowe potwierdzenie odbioru zapisywane przy fakturze
- Przy odrzuceniu widzisz powód, poprawiasz dane i wysyłasz ponownie
Opcje zaawansowane: własny certyfikat i tokeny
Jeśli masz już własny certyfikat wystawiony poza BakePilot, możesz wgrać go ręcznie zamiast korzystać z kreatora. Autoryzacja tokenem, którą część firm stosowała wcześniej, przestanie działać 1 stycznia 2027 roku - jeśli nadal na niej działasz, przejdź na certyfikat.
- Ręczne wgranie własnego certyfikatu jako opcja dla zaawansowanych
- Tokeny KSeF przestaną działać 1 stycznia 2027 roku
- Przejście z tokenu na certyfikat to po prostu przejście kreatora