Integracja z KSeF - certyfikat na klik

Czym jest KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowy system, przez który firmy w Polsce wystawiają, wysyłają i odbierają faktury elektroniczne. BakePilot obsługuje go od środka: wysyłasz do KSeF faktury sprzedażowe i odbierasz faktury kosztowe od hurtowni, bez przeklejania danych do innego programu.

• Rządowy system e-faktur, obowiązkowy dla kolejnych grup firm
• Ministerstwo Finansów przechowuje i potwierdza każdą fakturę
• Wysyłka faktur sprzedażowych prosto z BakePilot
• Odbiór faktur od hurtowni bez robienia zdjęć

Zanim zaczniesz - czego potrzebujesz

Do podłączenia KSeF nie musisz kupować podpisu kwalifikowanego. Wystarczy Profil Zaufany, czyli darmowy podpis dostępny dla każdego, kto ma konto w banku albo profil na gov.pl. Cały proces robisz raz i zajmuje kilkanaście minut.

• Profil Zaufany (darmowy) - dla działalności jednoosobowej wystarczy w zupełności
• Albo podpis kwalifikowany lub kwalifikowana pieczęć firmowa, jeśli już je masz
• NIP firmy uzupełniony w Ustawieniach
• Waluta sprzedaży ustawiona na złotówki - KSeF działa wyłącznie dla PLN

Środowisko i metoda autoryzacji

W sekcji „Integracja KSeF” wybierasz najpierw „Środowisko” - „Testowe”, „Demo” albo „Produkcyjne” - a potem „Metodę autoryzacji”: „Certyfikat KSeF” lub „Token (do 31.12.2026)”. Po wyborze certyfikatu pod spodem pojawia się kreator „Połącz z KSeF w kilka minut”. Wybór środowiska zapisz przyciskiem „Zapisz ustawienia”, zanim wygenerujesz plik.

• „Testowe” - do nauki, faktury bez mocy prawnej; Profil Zaufany tu nie zadziała, bo środowisko nie ma prawdziwych danych o właścicielach firm
• „Demo” - prawdziwe logowanie, faktury nadal bez mocy prawnej; dobre do sprawdzenia całej ścieżki
• „Produkcyjne” - działa na serio, faktury są prawnie skuteczne
• Certyfikat wystawiony w jednym środowisku nie działa w innym - po zmianie przechodzisz kreator ponownie

Kreator certyfikatu krok po kroku

Kreator ma trzy kroki i prowadzi Cię za rękę. Nie musisz rozumieć, co dzieje się pod spodem - wystarczy przechodzić kolejne ekrany. Plik autoryzacyjny jest ważny 8 minut, a licznik w kroku drugim pokazuje, ile czasu zostało.

1. Krok 1 z 3: wybierz „Działalność jednoosobowa (JDG)”, „Spółka” albo „Fundacja, stowarzyszenie, inna osoba prawna” i kliknij „Dalej”
2. Krok 2 z 3: kliknij „Wygeneruj plik autoryzacyjny”, potem „Podpisz plik na gov.pl” - strona rządowa otworzy się w nowej karcie
3. Na gov.pl wgraj pobrany plik XML, podpisz go Profilem Zaufanym (albo podpisem lub pieczęcią kwalifikowaną) i pobierz podpisany plik
4. Wróć do BakePilot i kliknij „Przejdź do wgrania podpisanego pliku”
5. Krok 3 z 3: wskaż „Podpisany plik XML” i kliknij „Wgraj podpisany plik” - wystawienie certyfikatu trwa kilkanaście sekund

Kto musi podpisać plik

Plik autoryzacyjny musi podpisać osoba uprawniona do numeru NIP tej firmy. Przy działalności jednoosobowej jest to właściciel. Podpis kogoś innego - księgowej, męża, pracownika - zostanie przez KSeF odrzucony, nawet jeśli technicznie wszystko przejdzie w aplikacji. Plik możesz przesłać właścicielowi do podpisu i wgrać go po otrzymaniu.

• Działalność jednoosobowa: podpisuje właściciel firmy swoim Profilem Zaufanym
• Spółka: podpisuje osoba zgłoszona jako uprawniona do NIP-u spółki
• Fundacja, stowarzyszenie i inna osoba prawna: tak samo jak spółka - pieczęć kwalifikowana organizacji albo osoba zgłoszona w ZAW-FA
• Podpis innej osoby oznacza odrzucenie wniosku po stronie KSeF

Działalność jednoosobowa - najkrótsza droga

Przy jednoosobowej działalności nie musisz nic zgłaszać w urzędzie - kreator po wyborze JDG potwierdza to komunikatem „Nie musisz nic zgłaszać w urzędzie. Wystarczy Profil Zaufany.” Uprawnienia właścicielskie do KSeF masz automatycznie, bo Twój PESEL jest powiązany z NIP-em firmy.

• Zero formalności w urzędzie skarbowym
• Uprawnienia właścicielskie nadane automatycznie
• Wystarczy darmowy Profil Zaufany
• Cała konfiguracja zwykle w kilkanaście minut

Spółka, fundacja, stowarzyszenie - najpierw zgłoszenie ZAW-FA

W spółce, fundacji, stowarzyszeniu i każdej innej osobie prawnej KSeF nie wie z góry, kto ma prawo działać w jej imieniu - w kreatorze wybierz odpowiednio „Spółka” albo „Fundacja, stowarzyszenie, inna osoba prawna”, instrukcja jest ta sama. Dlatego pierwszą osobę uprawnioną zgłasza się formularzem ZAW-FA(3) przez e-Urząd Skarbowy (podatki.gov.pl). Rozpatrzenie zgłoszenia trwa zwykle kilka dni roboczych - dopiero potem przechodzisz kreator. Wysyłka ZAW-FA przez ePUAP jest od 2026 roku nieskuteczna.

• Formularz ZAW-FA(3) składany przez e-Urząd Skarbowy
• ePUAP od 2026 roku nie jest skuteczną drogą zgłoszenia
• Po nadaniu uprawnień wracasz do kreatora i podpisujesz plik podpisem kwalifikowanym wskazanej osoby
• Alternatywa: kwalifikowana pieczęć spółki - wtedy ZAW-FA nie jest potrzebny

Certyfikat odnawia się sam

Certyfikat KSeF jest bezpłatny i ważny do dwóch lat. Po zakończeniu kreatora widzisz ekran z datą ważności i informacją „Certyfikat odnowi się automatycznie przed wygaśnięciem” - nie musisz nic notować w kalendarzu ani powtarzać procedury. Podgląd certyfikatu (podmiot, daty ważności, odcisk) znajdziesz w sekcji „Opcje zaawansowane - własny certyfikat”.

• Certyfikat KSeF nie kosztuje nic
• Ważność do dwóch lat
• Automatyczne odnowienie przed terminem
• Ostrzeżenie w ustawieniach, gdy do końca ważności zostaje 30 lub 14 dni

Wysyłka faktur i statusy

Gdy certyfikat działa, na karcie faktury w statusie „Szkic” pojawia się przycisk „Wyślij do KSeF”. Faktura idzie do Ministerstwa Finansów i dostaje status „Wysłana do KSeF”. Przyciskiem „Sprawdź status KSeF” pobierasz odpowiedź - po akceptacji faktura ma status „Zaakceptowana”, numer KSeF i kod QR, a przycisk „Pobierz UPO” zapisuje urzędowe potwierdzenie odbioru.

• Statusy: „Szkic”, „Wysłana do KSeF”, „Zaakceptowana”, „Odrzucona”
• „Pobierz UPO” na karcie faktury; na liście „Pobierz UPO (N) jako ZIP” dla wielu zaakceptowanych faktur
• Faktura odrzucona przez KSeF nie została wystawiona: na jej karcie kliknij „Popraw i wyślij ponownie”, popraw dane i zapisz - faktura zachowa ten sam numer, wróci do szkiców i wyślesz ją do KSeF jeszcze raz

Opcje zaawansowane: własny certyfikat, tokeny i uprawnienia

Jeśli masz już certyfikat wystawiony poza BakePilot, rozwiń „Opcje zaawansowane - własny certyfikat”, wgraj plik certyfikatu (.crt, .pem, .cer), klucz prywatny (.key, .pem) i hasło, a potem kliknij „Załaduj i zweryfikuj”. Przycisk „Testuj połączenie z KSeF” sprawdza, czy certyfikat działa. Autoryzacja tokenem przestanie działać 1 stycznia 2027 roku - jeśli nadal na niej działasz, kliknij „Przejdź na certyfikat KSeF”.

• Ręczne wgranie własnego certyfikatu jako opcja dla zaawansowanych
• „Token (do 31.12.2026)” - stara metoda, w ustawieniach widać ostrzeżenie o końcu tokenów
• Przejście z tokenu na certyfikat to po prostu przejście kreatora
• Panel „Uprawnienia KSeF” pod ustawieniami pozwala nadać i odebrać uprawnienia osobom działającym w imieniu firmy