Regulamin obowiązujący do 1 listopada 2026 r.

Okres próbny

20 dni za darmo

Karta przy rejestracji

Nie wymagana

Rezygnacja

W każdej chwili

Eksport danych

Bezpłatny

Zwrot przy odstąpieniu

14 dni

Kontakt

kontakt@bakepilot.pl

§ 1. Postanowienia ogólne

Usługodawcą jest Patryk Kowalski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą KamikStudio, wpisany do CEIDG:

• Adres: ul. Fabryczna 1, 62-800 Kalisz
• NIP: 6182187584
• REGON: 387776597
• E-mail: kontakt@bakepilot.pl
• Telefon: +48 519 109 063
• Rachunek bankowy: PL71 1090 1128 0000 0001 4736 3396 (Santander Bank Polska S.A., SWIFT: WBKPPLPP)

Regulamin jest regulaminem w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz stanowi Ogólne Warunki Umowy w rozumieniu art. 384 Kodeksu cywilnego.

Pojedynczym punktem kontaktowym Usługodawcy dla organów państw członkowskich Unii Europejskiej, Komisji Europejskiej i Europejskiej Rady ds. Usług Cyfrowych (art. 11 rozporządzenia (UE) 2022/2065, „akt o usługach cyfrowych”) oraz dla Usługobiorców i innych osób korzystających z usług BakePilot (art. 12 tego rozporządzenia) jest adres e-mail kontakt@bakepilot.pl. Kontakt możliwy jest także telefonicznie pod numerem podanym wyżej, w dni robocze w godzinach 9:00-17:00; rozmowę prowadzi człowiek, nie automat. Z punktem kontaktowym można komunikować się w języku polskim i angielskim. Informacje o obowiązkach z aktu o usługach cyfrowych zebrane są na stronie bakepilot.pl/dsa.

§ 2. Definicje

• Aplikacja - system SaaS BakePilot dostępny pod adresem app.bakepilot.pl oraz jako aplikacja mobilna na system Android (Google Play); aplikacja mobilna udostępnia tę samą Usługę i podlega niniejszemu Regulaminowi.
• Konsument - osoba fizyczna dokonująca czynności niezwiązanej bezpośrednio z działalnością gospodarczą (art. 22¹ k.c.).
• Konto - indywidualne konto Usługobiorcy zabezpieczone adresem e-mail i hasłem.
• Klucz licencyjny - unikalny identyfikator Konta potwierdzający aktywną subskrypcję.
• Okres Próbny - bezpłatny, pełny dostęp do Aplikacji przez 20 dni od rejestracji, bez konieczności podania danych płatniczych.
• Okres Subskrypcji - czas, na który wykupiono dostęp: miesiąc lub rok.
• Opłata - wynagrodzenie należne Usługodawcy za dany Okres Subskrypcji.
• Organizacja - podmiot (cukiernia, piekarnia) reprezentowany przez Usługobiorcę w Aplikacji.
• Plan - wariant subskrypcji: Podstawowy, Profesjonalny lub Mistrzowski.
• Przedsiębiorca na prawach Konsumenta - JDG zawierająca umowę niezwiązaną z profilem jej działalności (art. 7aa ustawy o prawach konsumenta).
• Umowa - umowa o świadczenie Usługi zawarta na warunkach Regulaminu.
• Usługobiorca - osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna korzystająca z Aplikacji.

§ 3. Wymagania techniczne i zasady korzystania

Do korzystania z Aplikacji niezbędne są: połączenie z Internetem, aktualna przeglądarka (Chrome/Firefox/Safari/Edge) lub aplikacja mobilna BakePilot na urządzeniu z systemem Android, aktywny adres e-mail oraz włączona obsługa cookies i JavaScript.

Zabronione jest: dostarczanie treści bezprawnych, reverse engineering Aplikacji, odsprzedaż dostępu osobom trzecim oraz masowe pobieranie danych za pomocą botów i scraperów. Usługobiorca odpowiada za zachowanie poufności danych logowania i zobowiązuje się podawać rzeczywiste dane firmy (NIP, adres) niezbędne do wystawiania faktur.

§ 4. Zawarcie Umowy i rejestracja

Umowa zostaje zawarta z chwilą rejestracji Konta i akceptacji Regulaminu. Rejestracja wymaga podania nazwy firmy, NIP, adresu e-mail i hasła. Po rejestracji Usługobiorca otrzymuje 20-dniowy Okres Próbny - pełny dostęp bez konieczności podawania karty płatniczej.

Po upływie Okresu Próbnego korzystanie z Aplikacji wymaga wykupienia Subskrypcji. Umowa zawierana jest na Okres Subskrypcji i ulega automatycznemu przedłużeniu, chyba że Usługobiorca ją wypowie. Jeden NIP może posiadać tylko jedno aktywne Konto.

§ 5. Opłaty i rozliczenia

Ceny Planów są cenami netto i zostaną powiększone o VAT 23%. Opłata pobierana jest z góry za wybrany Okres Subskrypcji za pośrednictwem operatora płatności Stripe. Usługodawca nie przechowuje danych kart płatniczych. Przy subskrypcji rocznej obowiązuje 20% rabatu względem ceny miesięcznej.

Usługodawca wystawia fakturę VAT za każdy Okres Subskrypcji, dostarczaną elektronicznie (e-mail). W przypadku podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT faktura przesyłana jest do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Numer KSeF wskazywany jest na fakturze i w e-mailu potwierdzającym zakup.

§ 6. Plany subskrypcji

Dostępne Plany (ceny netto):

• Podstawowy - 98 zł/mies. (lub 78 zł/mies. przy rozliczeniu rocznym, 936 zł/rok): zamówienia (z eksportem/importem), produkty (z menu PDF i alergenami), klienci detaliczni, kalendarz, kanban zamówień, składniki (podstawowe), notatki.
• Profesjonalny - 189 zł/mies. (lub 151 zł/mies. rocznie, 1 812 zł/rok): wszystko z Podstawowego + zamówienia B2B, dowozy z optymalizacją trasy, klienci B2B i CRM, kalkulator receptur, pełna baza składników (historia cen, wartość odżywcza, dostawcy), raporty sprzedaży, magazyn (stany i rozchód), kanban zadań, oferty cenowe, analityka.
• Mistrzowski - 319 zł/mies. (lub 255 zł/mies. rocznie, 3 060 zł/rok): wszystko z Profesjonalnego + konfigurator tortów, automatyczne alergeny z receptury, magazyn zaawansowany (daty ważności FIFO/FEFO, inwentura, planer zakupów), lista produkcyjna, umowy i kontrakty, HACCP (GHP/GMP, rejestr temperatur, druki), faktury z integracją KSeF, priorytetowe wsparcie, dedykowane szkolenie.

Szczegółowy opis modułów dostępnych w każdym Planie zamieszczony jest na stronie bakepilot.pl. Usługodawca zastrzega prawo zmiany Cennika z 30-dniowym wyprzedzeniem - zmiana nie wpływa na opłacone Okresy Subskrypcji. Upgrade Planu jest możliwy w każdej chwili; downgrade obowiązuje od początku następnego Okresu Subskrypcji.

§ 7. Klucz licencyjny

Z chwilą rejestracji Usługobiorca otrzymuje unikalny Klucz licencyjny przypisany do Konta i Organizacji, potwierdzający aktywną subskrypcję. Klucz jest widoczny w ustawieniach Konta i przesyłany e-mailem po zakupie. Nie może być przenoszony ani udostępniany osobom trzecim. Po wygaśnięciu subskrypcji dostęp do funkcji płatnych zostaje zawieszony; Klucz reaktywuje się po odnowieniu subskrypcji.

§ 8. Wypowiedzenie Umowy

Usługobiorca może wypowiedzieć Umowę w każdym czasie ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Subskrypcji - przez ustawienia Konta (sekcja “Zarządzaj subskrypcją”) lub e-mailowo na kontakt@bakepilot.pl. Wypowiedzenie nie uprawnia do zwrotu proporcjonalnej części Opłaty (z zastrzeżeniem prawa odstąpienia - § 11).

Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu. Po rozwiązaniu Umowy dane Usługobiorcy są przechowywane przez 30 dni, po czym zostają trwale usunięte - w tym czasie Usługobiorca może wyeksportować swoje dane w zakresie opisanym w § 12.

§ 9. Reklamacje - Konsumenci i Przedsiębiorcy na prawach Konsumenta

Reklamacje należy składać e-mailem na kontakt@bakepilot.pl lub listownie na adres Usługodawcy. Reklamacja powinna zawierać dane kontaktowe, opis niezgodności i oczekiwany sposób rozwiązania. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania. W przypadku uznania - Usługodawca doprowadzi Usługę do zgodności z Umową lub, jeśli niemożliwe, zaproponuje obniżenie Opłaty albo rozwiązanie Umowy ze zwrotem środków.

§ 10. Reklamacje - Przedsiębiorcy

Przedsiębiorcy niebędący Przedsiębiorcami na prawach Konsumenta składają reklamacje na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego. Usługodawca rozpatruje je w terminie 30 dni. W stosunku do Przedsiębiorców wyłącza się przepisy k.c. o rękojmi za wady w zakresie dopuszczonym przez prawo.

§ 11. Prawo odstąpienia od Umowy

Konsument i Przedsiębiorca na prawach Konsumenta może odstąpić od Umowy w terminie 14 dni od dnia dokonania pierwszej płatności subskrypcyjnej, bez podania przyczyny. Oświadczenie o odstąpieniu należy przesłać na kontakt@bakepilot.pl. Usługodawca zwróci środki w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia. Prawo odstąpienia nie przysługuje po pełnym wykonaniu Usługi za wyraźną uprzednią zgodą Usługobiorcy.

§ 12. Treści Usługobiorcy i prawa do danych

Usługobiorca zachowuje pełne prawa własności do danych wprowadzonych do Aplikacji (klienci, zamówienia, receptury, produkty). Usługodawca przetwarza te dane wyłącznie w celu świadczenia Usługi. Usługobiorca może bez opłat eksportować dane: w ustawieniach Konta (właściciel Konta) - pełny eksport wszystkich danych Organizacji w jednym archiwum ZIP (osobny plik JSON dla każdego rodzaju danych, m.in. klienci, produkty, cenniki, receptury, składniki i zakupy, zamówienia, oferty, umowy, dokumenty WZ, faktury sprzedaży i zakupu z plikami XML z KSeF, magazyn i inwentury, produkcja, raporty dobowe, koszty, HACCP, czas pracy, notatki, zadania i kalendarz) oraz zamówienia (CSV), a w modułach Zamówienia, Produkty, Klienci, Składniki, Faktury, Raporty i Czas pracy - listy do plików CSV lub XLSX. Eksport nie obejmuje haseł, PIN-ów, kluczy dostępowych i certyfikatów KSeF ani plików zdjęć i załączników (te pobiera się w modułach, w których zostały dodane). Usługodawca nie sprzedaje ani nie ujawnia danych Usługobiorcy osobom trzecim, z wyjątkiem podprocesorów wymienionych w § 15, w Polityce prywatności i na stronie RODO.

§ 12a. Treści Usługobiorcy, moderowanie i zgłoszenia

1. Usługodawca przechowuje treści wprowadzane przez Usługobiorcę do Aplikacji (dane klientów, zamówienia, receptury, produkty, dokumenty, załączniki i inne) wyłącznie na jego żądanie i nie udostępnia ich publicznie. Usługodawca nie przegląda tych treści z własnej inicjatywy i nie stosuje automatycznych narzędzi do oceny ich zgodności z prawem lub Regulaminem.
2. Zakazane jest wprowadzanie do Aplikacji treści niezgodnych z prawem, w szczególności naruszających prawa osób trzecich (w tym prawa autorskie i dane osobowe), służących popełnieniu przestępstwa lub wprowadzających w błąd co do tożsamości Usługobiorcy.
3. Każda osoba może zgłosić Usługodawcy treść przechowywaną w Aplikacji, którą uważa za nielegalną, przez formularz na stronie bakepilot.pl/zglos albo e-mailem na adres punktu kontaktowego z § 1. Zgłoszenie powinno zawierać: wyjaśnienie, dlaczego treść jest nielegalna; wskazanie, gdzie się znajduje (adres strony, nazwa organizacji lub inny opis pozwalający ją odnaleźć); imię i nazwisko lub nazwę oraz adres e-mail zgłaszającego (nie jest to wymagane przy zgłoszeniach dotyczących wykorzystywania seksualnego dzieci); oświadczenie, że zgłaszający w dobrej wierze uważa informacje w zgłoszeniu za prawidłowe i kompletne.
4. Usługodawca potwierdza otrzymanie zgłoszenia na podany adres e-mail, rozpatruje je bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 7 dni, i informuje zgłaszającego o decyzji oraz o możliwości odwołania. Zgłoszenia rozpatruje człowiek, bez użycia narzędzi automatycznych.
5. Jeżeli Usługodawca uzna treść za nielegalną albo niezgodną z Regulaminem, może uniemożliwić do niej dostęp, usunąć ją, a przy naruszeniach poważnych lub powtarzających się zawiesić Konto albo rozwiązać Umowę na zasadach § 8. Przed taką decyzją Usługodawca, jeśli to możliwe, kontaktuje się z Usługobiorcą. Decyzję Usługodawca przekazuje Usługobiorcy e-mailem wraz z uzasadnieniem, które wskazuje: co zostało zrobione i na jak długo; fakty, na których oparto decyzję, i to, czy wynikała ze zgłoszenia, czy z własnej czynności Usługodawcy; podstawę prawną albo postanowienie Regulaminu; sposób odwołania.
6. Od decyzji z ust. 4 i 5 można się odwołać w ciągu 6 miesięcy od jej otrzymania, e-mailem na adres punktu kontaktowego. Odwołanie rozpatruje osoba, która nie podjęła pierwotnej decyzji, jeżeli to możliwe, w ciągu 14 dni. Niezależnie od tego przysługuje droga sądowa oraz, po wejściu w życie przepisów krajowych, skarga do koordynatora do spraw usług cyfrowych.
7. Jeżeli Usługodawca poweźmie informację dającą podstawę do podejrzenia przestępstwa zagrażającego życiu lub bezpieczeństwu osób, niezwłocznie zawiadamia organy ścigania i przekazuje im dostępne informacje.

Zasady dla treści publikowanych na stronie bakepilot.pl określają odrębnie zasady komentarzy na blogu oraz regulamin katalogu kursów Edukacja.

§ 13. Odpowiedzialność i poziom usług

Usługodawca dąży do dostępności Aplikacji na poziomie co najmniej 99% w skali miesiąca. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Przedsiębiorców ograniczona jest do wartości Opłat uiszczonych w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Usługodawca nie odpowiada za skutki działania siły wyższej, błędy wynikające z nieprawidłowego użytkowania, przerwy po stronie dostawców infrastruktury oraz błędy systemów zewnętrznych (Fakturownia, KSeF, operator płatności).

§ 14. Własność intelektualna

Aplikacja BakePilot, jej kod, interfejs, logotypy i znaki towarowe stanowią własność Usługodawcy chronioną prawem autorskim. Z chwilą zawarcia Umowy Usługodawca udziela Usługobiorcy niewyłącznej licencji na korzystanie z Aplikacji w zakresie aktywnej Subskrypcji. Licencja wygasa z chwilą rozwiązania Umowy. Zabroniona jest jakakolwiek forma inżynierii wstecznej lub kopiowania Aplikacji bez pisemnej zgody Usługodawcy.

§ 15. Dane osobowe i powierzenie przetwarzania

Administratorem danych osobowych Usługobiorców jest Usługodawca (KamikStudio, Patryk Kowalski). Szczegółowe zasady określa Polityka prywatności.

W zakresie danych klientów Organizacji (imiona, nazwiska, adresy, telefony) Usługodawca pełni rolę procesora danych (art. 28 RODO) - Usługobiorca pozostaje administratorem. Akceptacja Regulaminu stanowi zawarcie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA). Na żądanie pełna treść DPA dostępna pod adresem kontakt@bakepilot.pl.

Podprocesorzy: Supabase Inc. (baza danych), Vercel Inc. (hosting), Resend Inc. (e-mail), Easy.tools sp. z o.o. (do 19.10.2026 - obsługa subskrypcji zawartych przed 21.09.2026, w tym płatności i faktur wystawianych w imieniu Usługodawcy), Stripe Payments Europe, Ltd. (płatności kartą i obsługa subskrypcji), Fakturownia sp. z o.o. (wystawianie faktur i przekazywanie ich do KSeF), Meta Platforms Ireland Ltd. (remarketing), Functional Software Inc. / Sentry (monitoring błędów), Anthropic PBC (odczyt dokumentów wgranych do skanera cen faktur), Cloudflare, Inc. (ochrona formularza rejestracji, komentarzy i zgłoszeń przed botami - Cloudflare Turnstile) - wszyscy na podstawie standardowych klauzul umownych SCC lub przepisów krajowych. Aktualna lista dostępna jest w Polityce prywatności i na stronie RODO.

Jeżeli Usługobiorca korzysta z modułu Czas pracy, powierzenie obejmuje również dane pracowników Organizacji (ewidencja czasu pracy, nieobecności, dane niezbędne do rozliczeń). Administratorem tych danych pozostaje Usługobiorca jako pracodawca.

§ 15a. Zdalny dostęp wsparcia technicznego

W celu diagnostyki i rozwiązania zgłoszonych problemów technicznych Usługodawca może uzyskać zdalny dostęp do danych Organizacji Usługobiorcy w Aplikacji. Dostęp możliwy jest wyłącznie po spełnieniu wszystkich poniższych warunków:

1. Usługobiorca utworzył zgłoszenie w systemie wsparcia technicznego (widget “Pomoc” w Aplikacji).
2. Usługobiorca wyraził wyraźną zgodę na dostęp, klikając przycisk “Wyrażam zgodę na dostęp do konta” w oknie zgłoszenia. Zgoda jest udzielana osobno dla każdego zgłoszenia.
3. Sesja dostępu trwa maksymalnie 24 godziny od momentu jej uruchomienia i wygasa automatycznie.

W ramach zdalnego dostępu Usługodawca może przeglądać oraz edytować dane Organizacji (zamówienia, produkty, receptury, składniki, klientów, ustawienia) w zakresie niezbędnym do rozwiązania zgłoszenia. Wszelkie działania wykonane przez Usługodawcę podczas sesji są rejestrowane w dzienniku zdarzeń (audit log).

Usługobiorca może cofnąć zgodę w dowolnym momencie, klikając przycisk “Cofnij zgodę” w oknie zgłoszenia. Cofnięcie zgody powoduje natychmiastowe zakończenie aktywnej sesji dostępu.

§ 16. Fakturowanie i KSeF

Faktury VAT za Subskrypcję wystawiane są w systemie Fakturownia (Fakturownia sp. z o.o.) i - w przypadkach wymaganych przepisami - przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Numer KSeF podawany jest w e-mailu z fakturą. Faktury dostarczane są wyłącznie w formie elektronicznej (PDF). Subskrypcje opłacone przez Easy.tools przed 21.09.2026 rozliczane są do końca opłaconego okresu, nie dłużej niż do 19.10.2026, fakturami wystawianymi przez system Easy.tools. Usługobiorca zobowiązany jest do podania aktualnych danych firmy (NIP, adres) przy płatności.

§ 16a. Integracja Usługobiorcy z KSeF

Aplikacja umożliwia Usługobiorcy połączenie własnego konta z Krajowym Systemem e-Faktur: wystawienie certyfikatu KSeF, wysyłkę faktur sprzedażowych oraz pobieranie faktur zakupowych wystawionych na numer NIP Usługobiorcy. Usługodawca działa wyłącznie jako narzędzie techniczne przekazujące dane do i z KSeF w imieniu Usługobiorcy.

Usługobiorca odpowiada za posiadanie uprawnień do działania w KSeF w imieniu swojego podmiotu, za poprawność i kompletność danych na wystawianych dokumentach oraz za terminowe wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów o e-fakturowaniu. Certyfikat i powiązany klucz przechowywane są w postaci zaszyfrowanej i wykorzystywane wyłącznie do realizacji funkcji Aplikacji.

Usługodawca nie odpowiada za niedostępność, błędy lub zmiany po stronie KSeF, w tym za odrzucenie dokumentu przez ten system, a także za skutki braku lub utraty uprawnień Usługobiorcy w KSeF.

§ 16b. Charakter danych podatkowych i finansowych

Funkcje Aplikacji przedstawiające wyliczenia podatkowe, w szczególności moduł Finanse (szacunek podatku VAT), mają charakter wyłącznie pomocniczy i informacyjny. Służą planowaniu płynności finansowej i nie stanowią deklaracji podatkowej, księgi podatkowej, ewidencji w rozumieniu przepisów podatkowych ani porady podatkowej lub księgowej.

Wyliczenia opierają się na danych wprowadzonych przez Usługobiorcę i mogą być niekompletne, jeżeli dane te są niepełne. Usługodawca nie świadczy usług doradztwa podatkowego w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym. Za prawidłowość rozliczeń podatkowych, składanych deklaracji i prowadzonych ksiąg odpowiada wyłącznie Usługobiorca oraz jego księgowość.

§ 17. Pozasądowe rozwiązywanie sporów

Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności z pomocy wojewódzkiego inspektora Inspekcji Handlowej, stałego polubownego sądu konsumenckiego albo innego podmiotu wpisanego do rejestru podmiotów uprawnionych do prowadzenia postępowań w sprawie pozasądowego rozwiązywania sporów konsumenckich, prowadzonego przez Prezesa UOKiK (uokik.gov.pl). Konsument może też zwrócić się o pomoc do miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów. Skorzystanie z tych trybów jest dobrowolne.

§ 18. Zmiana Regulaminu

Usługodawca zastrzega prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn (zmiana prawa, zakresu Usługi, względy bezpieczeństwa). O zmianach Usługobiorca informowany jest e-mailem co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie. Brak wypowiedzenia Umowy w tym terminie jest równoznaczny z akceptacją nowego Regulaminu. Zmiany nie wpływają na opłacone Okresy Subskrypcji.

§ 19. Zmiana Usługi

Usługodawca może wprowadzać zmiany w Aplikacji (nowe funkcje, modyfikacje, usunięcia). O istotnych zmianach negatywnie wpływających na Usługę Usługobiorca informowany jest z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Jeżeli zmiana istotnie i negatywnie wpływa na korzystanie z Usługi, Usługobiorca może wypowiedzieć Umowę w terminie 30 dni bez dodatkowych kosztów.

§ 20. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego (Kodeks cywilny, ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawa o prawach konsumenta, RODO, prawo autorskie). Spory z Konsumentami rozstrzyga sąd właściwy wg k.p.c.; spory z Przedsiębiorcami - sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy (Kalisz). Nieważność jednego postanowienia nie wpływa na pozostałe. Regulamin obowiązuje od 27 marca 2026 r.

Kontakt: kontakt@bakepilot.pl | tel. +48 519 109 063