Statusy ofert i dalsze kroki
Szkic, Wysłana, Zaakceptowana, Odrzucona - jak oznaczać odpowiedzi klientów i co dalej.
Ostatnia aktualizacja:
Cykl życia oferty
Nowa oferta ma status „Szkic”. Po wysłaniu do klienta oznaczasz ją jako „Wysłana” - ręcznie przyciskiem „Oznacz jako wysłaną” albo automatycznie, gdy wyślesz ją mailem z panelu. Po odpowiedzi klienta klikasz „Zaakceptowana” lub „Odrzucona”. Status „Wygasła” widnieje na liście statusów, ale aplikacja nie nadaje go sama po dacie ważności - terminu pilnujesz Ty.
- „Szkic” - utworzona, jeszcze niewysłana
- „Wysłana” - klient dostał dokument (ręcznie albo po wysyłce mailem)
- „Zaakceptowana” - klient potwierdził
- „Odrzucona” - klient odmówił
- „Wygasła” - status na liście, nienadawany automatycznie
Po akceptacji
Gdy oferta ma status „Zaakceptowana”, w jej szczegółach pojawia się przycisk „Utwórz umowę” - otwiera formularz umowy z danymi klienta, wydarzenia i kwotą przepisanymi z oferty. Zamówienie na produkcję tworzysz osobno, w module Zamówienia, wybierając ten sam produkt z katalogu. Oferta zostaje w historii jako dokument źródłowy.
- „Utwórz umowę” z zaakceptowanej oferty - dane przechodzą do umowy
- Zamówienie tworzysz ręcznie w module Zamówienia
- Oferta pozostaje na liście ze statusem „Zaakceptowana”
Wskazówka: Przy weselach i eventach po akceptacji od razu utwórz umowę - dopiero podpisana umowa z zadatkiem zabezpiecza termin.
Zmiana i usuwanie oferty
Treści zapisanej oferty - pozycji, cen, danych klienta - nie da się poprawić. W szczegółach oferty zmieniasz tylko jej status przyciskami „Oznacz jako wysłaną”, „Zaakceptowana” i „Odrzucona” (domyślnie administrator i sprzedawca). Gdy oferta wymaga poprawek, utwórz nową, a starą oznacz jako „Odrzucona” albo usuń. Usuwanie jest dwuetapowe: pierwsze kliknięcie „Usuń” zmienia przycisk na „Na pewno?”, drugie w ciągu 3 sekund usuwa ofertę razem z jej pozycjami i wraca do listy.
- Status zmienia się tylko do przodu - cofnąć go nie można
- „Usuń” widzi osoba z uprawnieniem do usuwania ofert (domyślnie administrator)
- Oferty, z której utworzono umowę, nie usuniesz, dopóki ta umowa istnieje - najpierw usuń umowę w zakładce „Umowy”
- Usunięcia nie da się cofnąć
Przeglądanie listy ofert
Moduł Oferty ma dwie zakładki: „Oferty” i „Umowy”, obie z liczbą dokumentów w nawiasie. Lista ofert pokazuje numer, klienta, wydarzenie (typ i nazwę), datę wydarzenia, kolorowy status i kwotę; kliknięcie numeru otwiera szczegóły. Lista nie ma filtrów ani wyszukiwarki - status rozpoznajesz po kolorze znacznika.
- Kolumny: „Nr”, „Klient”, „Wydarzenie”, „Data”, „Status”, „Kwota”
- Na telefonie karty z tymi samymi danymi
- Bez filtrów i wyszukiwarki - lista sortowana od najnowszej
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę cofnąć status oferty?
Nie. Przyciski prowadzą tylko do przodu: ze szkicu do „Wysłana”, z obu do „Zaakceptowana” lub „Odrzucona”. Jeśli klient zmienił zdanie, utwórz nową ofertę.
Kto może usuwać oferty?
Tylko osoby z uprawnieniem do usuwania ofert (domyślnie administrator). Przycisk „Usuń” wymaga drugiego kliknięcia „Na pewno?”.