Inwentura
Okresowe przeliczanie składników, wyrównanie stanów i dokument inwentury z wybraną datą.
Ostatnia aktualizacja:
Po co inwentura
Stan magazynu prowadzisz ręcznie, więc po miesiącu lub kwartale realna ilość na półce zwykle różni się od tej w aplikacji: ubytki, odpady, dostawa wpisana z opóźnieniem. Inwentura to okresowe wyrównanie - liczysz i ważysz to, co masz, a BakePilot pokazuje różnice, po zapisaniu ustawia nowe stany i zostawia dokument inwentury z numerem i wybraną przez Ciebie datą.
- Typowa częstotliwość: raz na miesiąc lub kwartał
- Zestawienie ze stanem systemowym dla każdej pozycji
- Różnice wyliczane automatycznie w trakcie wpisywania
- Zapis ustawia stany na wpisane wartości i tworzy dokument INW/numer/rok
Wykonanie inwentury
Inwenturę robisz w oknie „Inwentura magazynowa”. Nad tabelą wybierasz „Data inwentury” - datę, która ma być na dokumencie (domyślnie dzisiejsza; możesz cofnąć ją najwyżej o rok, daty z przyszłości nie da się wybrać) - i opcjonalnie wpisujesz „Uwagi (opcjonalnie)”. Każdy wiersz ma „Stan systemowy” z aplikacji i puste pole „Stan rzeczywisty”. Gdy wpiszesz ilość, w kolumnie „Różnica” pojawia się wynik: niedobór na czerwono, nadwyżka na niebiesko, zgodność na zielono. Licznik nad tabelą pokazuje, ile pozycji już uzupełniono.
- W module „Magazyn” kliknij „Inwentura”
- Ustaw „Data inwentury”, np. ostatni dzień miesiąca, jeśli liczysz następnego dnia rano
- Policz składniki i wpisz ilości w kolumnie „Stan rzeczywisty” (przecinek i kropka to separator dziesiętny, 0 oznacza pustą półkę)
- Sprawdź kolumnę „Różnica” - duże rozbieżności zweryfikuj przed zapisem
- Kliknij „Zapisz i zaktualizuj stany” - nad tabelą pojawi się „Zapisano jako INW/…”
- Po zapisie pobierz plik przyciskiem „Eksportuj inwenturę” (CSV) albo wydrukuj dokument przyciskiem „Drukuj”
- Pozycje, przy których nie wpiszesz stanu rzeczywistego, zostają bez zmian i nie trafiają na dokument - inwenturę możesz zrobić tylko dla części magazynu
- Gdy w magazynie jest więcej niż jeden rodzaj pozycji, nad tabelą jest pole „Rodzaj pozycji” (np. „Wyroby gotowe”) - zawęża to, co widzisz w tabeli; zapis obejmuje wszystkie wpisane ilości, także z innych rodzajów
- Arkusz jest ułożony rodzajami: najpierw składniki, potem wyroby gotowe, półprodukty i „Inne”, w każdej grupie alfabetycznie
- Pozycja policzona bez różnicy trafia na dokument, ale jej stan się nie zmienia
- Zapis jest jeden dla całej inwentury: albo zapisują się wszystkie pozycje, albo żadna
- Jeśli ktoś zmienił stan którejś pozycji w trakcie liczenia, zapis się nie powiedzie, a komunikat wskaże tę pozycję. Stan systemowy w tabeli odświeży się sam, wpisane ilości zostają - sprawdź tę pozycję i zapisz ponownie
Wskazówka: Inwentura jest dostępna w planie Mistrzowskim dla osób z uprawnieniem do ustawiania stanu - domyślnie administrator i magazynier.
Cena i wartość magazynu na dzień inwentury
Inwentura od razu wycenia magazyn. Każdy wiersz ma kolumnę „Cena netto” - cenę jednej jednostki stanu (kilograma, grama, litra albo sztuki, tak jak liczysz pozycję) - a pod nią małym tekstem, skąd ta cena pochodzi. Gdy wpiszesz „Stan rzeczywisty”, w kolumnie „Wartość netto” pojawia się iloczyn policzonej ilości i ceny. Pod tabelą widać „Wartość policzonych pozycji” i liczbę pozycji bez wyceny. Ceny liczą się na wybraną „Data inwentury” - po zmianie daty wczytują się od nowa.
- Składnik: cena z ostatniej faktury z datą nie późniejszą niż data inwentury - inwentura z 29.09 bierze ostatnią fakturę do 29.09 włącznie. Pod ceną jest „faktura” z datą, np. „faktura 12.09.2026”
- Cena z faktury dotyczy całego opakowania (np. worka 25 kg), więc BakePilot przelicza ją na jednostkę, w której liczysz pozycję. Przy pozycji liczonej w sztukach cena sztuki wynika z wagi opakowania pozycji. Bez tej wagi cenę dostaje tylko sztuka, której cenę zna faktura (np. kostka masła, gdy przy źródle jest liczba sztuk w kartonie) - karton jaj nie wycenia jednego jajka, taka pozycja ma „brak wyceny”
- Składnik bez faktury do daty inwentury: cena z karty składnika przeliczona tak samo na jednostkę pozycji (karta 3 zł za 1 kg daje 0,003 zł za gram), z dopiskiem „z karty składnika” - żeby było widać, że to nie cena z faktury
- Wyroby gotowe i półprodukty: „koszt receptury”, tak jak w wartości magazynu na liście
- Pozycja „Inne” i składnik, którego ceny nie da się uczciwie przeliczyć (np. liczony w kilogramach, a faktura nie zna wagi opakowania): „brak wyceny” i „-” zamiast kwoty - taka pozycja nie wchodzi do sumy i nie udaje, że jest warta zero
- Wartość dotyczy wyłącznie policzonych pozycji - niepoliczone nie trafiają ani na dokument, ani do sumy
- Ceny na dokumencie są netto i w walucie organizacji z chwili zapisu
Wskazówka: Dokument zapamiętuje ceny z chwili zapisu. Faktura wprowadzona później, z datą sprzed inwentury, nie zmienia już zapisanego dokumentu - zobaczysz ją w kolejnej inwenturze. Faktury zatwierdzone w skanerze przed 30.09.2026 mają w historii zakupów datę zatwierdzenia, a nie datę z faktury.
Dokument inwentury i data na nim
Każdy zapis tworzy dokument z numerem INW/numer/rok - numeracja idzie osobno w każdym roku, a rok bierze się z wybranej daty inwentury. Na wydruku i w pliku CSV jest „Data inwentury” wybrana w oknie, bez godziny. W stopce wydruku osobno widać, kiedy plik wygenerowano, więc dokument wydrukowany w październiku za wrzesień nadal nosi datę wrześniową.
- Wydruk: tytuł z numerem dokumentu, dane firmy, „Data inwentury”, liczba pozycji, uwagi, kolumny „Stan systemowy”, „Stan rzeczywisty”, „Różnica”, „Cena netto”, „Wartość netto” i „Źródło ceny” (np. „faktura FV/12 z 12.09.2026, MAKRO”, „karta składnika”, „koszt receptury”), wiersz „SUMA:” z wartością i liczbą pozycji bez wyceny oraz miejsca na podpisy „Sporządził(a)” i „Zatwierdził(a)”
- Plik CSV ma te same kolumny i wiersz „SUMA” na dole; pozycja bez wyceny ma w nim puste pole ceny, żeby arkusz dało się sumować
- Nazwa pliku zawiera numer i datę dokumentu, np. inwentura_INW-3-2026_2026-09-30.csv
- W historii pozycji (okno „Koryguj”, sekcja „Ostatnie korekty”) wyrównanie ma dopisek „Inwentura INW/3/2026 z 30.09.2026”
Historia inwentur
„Historia inwentur” (menu „Więcej” w module „Magazyn”) pokazuje zapisane dokumenty: numer, datę inwentury, liczbę pozycji, liczbę zmienionych pozycji, osobę, która zapisała inwenturę, wartość dokumentu i uwagi. Każdy dokument możesz pobrać ponownie przyciskiem „CSV” albo wydrukować przyciskiem „Drukuj” - zawsze z datą z dokumentu i ze stanami z chwili zapisu.
- Lista pokazuje 50 ostatnich inwentur, od najnowszej daty
- Dokumentu nie da się zmienić ani usunąć - pomyłkę poprawiasz korektą stanu albo kolejną inwenturą
- Inwentury zapisane przed 29.09.2026 nie mają dokumentu - ich ślad zostaje w historii pozycji z dopiskiem „Inwentura”
- Dokumenty zapisane przed 30.09.2026 nie mają cen - na wydruku w kolumnach cen i wartości jest „-”
- „Eksportuj” > „Pobierz wzór (pusty)” w module Magazyn - arkusz do liczenia na papierze przed wpisaniem do aplikacji