Wakacyjny grafik produkcji - wesela, upał i urlopy w jednym

Lato to nie sezon ogórkowy w cukierni

W wielu branżach lipiec i sierpień to zastój. W cukierni jest odwrotnie: wesela, chrzty, końcówka komunii, przyjęcia w ogrodzie - a do tego upał, który komplikuje każdą produkcję. Paradoks polega na tym, że szczyt zamówień wypada dokładnie wtedy, gdy zespół najbardziej chce urlopu. Kto tego nie zaplanuje, ten w sierpniową sobotę zostaje sam z trzema tortami i połową ekipy na wakacjach.

Urlopy zespołu kontra szczyt sobót

Urlopów nie da się odwołać, ale da się je rozłożyć. Kluczowe jest, żeby wiedzieć z wyprzedzeniem, kto i kiedy jest niedostępny - i nie przyjmować na ten weekend więcej, niż zrobi okrojona ekipa.

• zbierz plan urlopów zespołu przed sezonem, nie w trakcie
• pilnuj, żeby w najgorętsze soboty nie wypadały jednocześnie kluczowe osoby (piekarz + kierowca)
• na tygodnie z mniejszą obsadą przyjmuj mniej dużych zamówień - świadomie
• ustal, kto zastępuje kogo przy produkcji, dowozie i kontakcie z klientem

Upał zmienia produkcję - grafik też

Latem część pracy trzeba przesunąć w chłodniejsze godziny, a niektóre wyroby robić bliżej odbioru. To wpływa na grafik: dekoracja i montaż tortów weselnych na ostatnią chwilę, więcej pracy wczesnym rankiem, krótsze okna na transport.

• cięższe dekoracje i montaż piętrowców planuj jak najbliżej dostawy
• chłodnie i szokówka to wąskie gardło w upale - rozłóż produkcję, żeby się nie zapchały
• transport w najchłodniejszej możliwej porze i w klimatyzowanym aucie

Planuj tydzień, nie dzień

W sezonie improwizacja się mści. Jedna sobota potrafi mieć wesele, chrzest i kilka tortów okolicznościowych - z różnymi godzinami i adresami. Jeśli układasz to rano tego samego dnia, jesteś spóźniony, zanim zaczniesz. Cały tydzień musisz widzieć z góry.

• rozpisz produkcję i dostawy na cały tydzień z wyprzedzeniem
• trzymaj bufor na poprawki i wpadki - w lecie coś zawsze wyskoczy
• sprawdzaj obłożenie weekendu wcześniej, żeby zdążyć powiedzieć „nie” albo dobrać ludzi

Zamknij zapisy, zanim się zakorkujesz

Najgorsze, co możesz zrobić w sezonie, to przyjąć zamówienie, którego nie dowieziesz. Lepiej zamknąć zapisy na dany weekend, gdy limit się kończy, niż zawalić komuś wesele. Twoja przepustowość jest twardą granicą, nie sugestią.

• policz realną przepustowość na weekend z uwzględnieniem urlopów
• gdy limit się wypełnia - zamykasz zapisy albo proponujesz inny termin
• jedno zawalone wesele w sezonie kosztuje więcej niż kilka odmów

Jak to spina BakePilot

Wakacyjny grafik to jedno pytanie: kto, co i kiedy - mimo urlopów. W BakePilot kalendarz produkcji pokazuje cały tydzień zamówień i dostaw na jednym widoku, zamówienia trzymają daty, godziny i adresy w jednym miejscu, a role i uprawnienia porządkują, kto za co odpowiada, gdy część zespołu jest na urlopie. Moduł dowozów układa trasy sobotnich dostaw, żebyś nie robił tego w panice. Widzisz obłożenie z góry - i w porę wiesz, kiedy zamknąć zapisy.