Od składnika do produktu - jak BakePilot liczy koszt i zysk

Trzy etapy, zawsze w tej samej kolejności

W menu aplikacji trzy pozycje mają oznaczenie etapu: Składniki (etap 1), Receptury (etap 2) i Produkty (etap 3). To nie przypadek - koszt produktu liczy się z receptury, a receptura liczy się z cen składników. Jeśli zaczniesz od produktu, zobaczysz same zera. Najpierw składniki, potem receptura, na końcu produkt z wariantem.

• Składnik = surowiec z ceną zakupu i wagą opakowania (system liczy cenę za kg)
• Receptura = lista składników z gramaturami + wybór, co wychodzi z wypieku: blachy, sztuki albo kilogramy
• Produkt = pozycja w menu z ceną sprzedaży, powiązana z recepturą
• Wariant = konkretna rzecz, którą klient zamawia: 1 sztuka, box 6 sztuk, cała blacha, tort na 12 porcji

Krok 1: składnik z ceną i wagą opakowania

Wejdź w Składniki i kliknij Dodaj. Najważniejsze są trzy pola: „Jednostka”, „Waga opakowania” i „Cena netto”. Z nich system wylicza cenę netto za kg, którą widzisz na żywo pod formularzem (linia „Cena netto za kg:”) - to ta liczba wchodzi potem do każdej receptury. Jeśli pokazuje 0,00 zł, składnik będzie liczony jako darmowy.

1. Wpisz nazwę tak, jak nazywasz surowiec w cukierni (np. „Konfitura różana”). Nazwa na etykiecie to osobne pole - tam wpisz to, co ma trafić na skład produktu.
2. Wybierz jednostkę: gramy dla większości surowców, mililitry dla płynów, sztuki dla jaj. Przy sztukach w polu wagi wpisz wagę jednej sztuki w gramach (jajko = ok. 60), a w polu ceny cenę JEDNEGO jajka: wytłaczanka 10 jaj za 9 zł to 0,90 zł, nie 9 zł.
3. W polu „Waga opakowania” wpisz wagę kupowanego opakowania w jednostce wybranej obok - etykieta pola pokazuje, w czym liczysz. Przy gramach słoik 900 g = 900, przy kilogramach worek 25 kg = 25.
4. W polu „Cena netto (zł)” wpisz cenę netto tego opakowania, tak jak na fakturze - albo cenę brutto w polu „Cena brutto (zł)”, jeśli wpisałeś stawkę VAT. Cena i waga muszą dotyczyć tego samego opakowania. Sprawdź, czy linia „Cena netto za kg:” pod spodem wygląda sensownie.
5. Uzupełnij „Stawka VAT (%)” z faktury (0 znaczy: stawka z preferowanego źródła, np. z faktury z KSeF) i kliknij „Dodaj składnik”.

• Przykład poprawny: jajka, jednostka „sztuki”, waga 60, cena 0,90 zł - wychodzi 15,00 zł za kg
• Przykład błędu: jajka, jednostka „sztuki”, waga 60, cena 10 zł (cena opakowania) - wychodzi 166,67 zł za kg i każda receptura z jajkami jest kilkanaście razy za droga
• Worek mąki 25 kg przy jednostce „kilogramy”: waga 25, nie 25000

Krok 2: receptura i pytanie „co wychodzi z wypieku”

Wejdź w Receptury i kliknij Nowa. Poza nazwą i składnikami musisz odpowiedzieć na jedno pytanie: co wychodzi z tej receptury? Do wyboru są trzy kafle w sekcji „Z wypieku wychodzi”. Ten wybór decyduje, jakie ceny zobaczysz później: za blachę i kawałek, za sztukę albo za kilogram.

1. Wpisz nazwę receptury i wybierz kategorię.
2. W „Sposób wyceny” zostaw „Marża %” i wpisz marżę docelową (np. 45). System wyliczy z niej cenę. Jeśli wolisz podać cenę z góry, wybierz „Cena za kg” lub „Cena za sztukę”.
3. Zaznacz właściwy kafel w „Z wypieku wychodzi”. Sprawdź podpisy pod polami wagi i porcji - zmieniają się zależnie od wyboru.
4. Dodaj składniki przez wyszukiwarkę. Przy każdym wpisz ilość w gramach (albo w opakowaniach - oba pola przeliczają się nawzajem). Ilości podajesz na cały wypiek, nie na jedną sztukę. Pole „E1, E2…” przy składniku to etap ważenia w trybie produkcji - do liczenia kosztu nie jest potrzebne.
5. Jeśli część wypieku robisz osobno (krem, biszkopt, lukier), użyj pola „Dodaj półprodukt (inną recepturę)” pod wyszukiwarką składników i wpisz, ile gramów tego półproduktu wchodzi do wypieku.
6. Opcjonalnie uzupełnij urządzenia (moc pieca i czas) oraz koszty dodatkowe: opakowanie, transport, czyszczenie, woda.
7. Kliknij „Utwórz recepturę”. Koszty policzą się same i od razu zobaczysz kartę receptury.

• Blachy - ciasto krojone na kawałki: sernik, szarlotka, brownie. Podajesz wagę blachy i liczbę porcji.
• Sztuki - wyroby liczone na sztuki: pączki, eklerki, rogale, monoporcje. Podajesz wagę całego wypieku i liczbę sztuk.
• Kilogramy - wypiek sprzedawany na wagę: ciasteczka, sękacz, chleb. Podajesz tylko wagę wypieku.

Krok 3: odczytaj koszt i cenę na karcie receptury

Po zapisaniu receptury trafiasz na jej kartę. Po lewej jest tabela składników z kosztem każdego z nich. Po prawej dwa bloki. Górny to koszty: „Food Cost (surowce)” to suma składników, poniżej narzut kosztów stałych z ustawień organizacji i koszty dodatkowe, a na dole „KCP (Koszt Całkowity)”. Dolny blok to cennik wyliczony z Twojej marży: cena za kg, marża na wypieku, a przy sztukach i blachach także cena i marża na jedną sztukę.

• Food Cost (surowce) - ile kosztują same składniki
• KCP (Koszt Całkowity) - składniki + narzut kosztów stałych + energia pieca i miksera + opakowanie, transport, czyszczenie, woda
• Cena za kg - cena sprzedaży wyliczona z KCP i marży docelowej
• Marża na wypieku - ile zostaje Ci z całego wypieku po odjęciu KCP
• Cena za sztukę i Marża / szt - to samo w przeliczeniu na jedną sztukę (przy Sztukach i Blachach)
• Przełącznik „Pokaż ceny: Netto / Brutto” nad kalkulatorem - domyślnie wszystko jest netto; w widoku „Brutto” do surowców doliczamy VAT, ale marża i zysk zawsze są netto

Krok 4: produkt w menu

Wejdź w Produkty i kliknij Dodaj. Produkt to pozycja z Twojego menu: ma nazwę, kategorię, cenę i powiązaną recepturę. Wybór receptury jest kluczowy - bez niej karta produktu nie pokaże rozkładu kosztów ani marży.

1. Wpisz nazwę i wybierz kategorię: jedną z domyślnych (Ciasto, Tort, Drobne, Pieczywo, Lody, Inne) albo własną kategorię Twojej cukierni.
2. Pole „Numer (PLU/SKU)” możesz zostawić puste - aplikacja nada kolejny wolny numer.
3. Wpisz cenę sprzedaży w polu „Cena brutto (zł)”. Możesz podać też „Cena B2B brutto (zł)” - stałą cenę dla firm; puste pole znaczy cenę pomniejszoną o rabat B2B klienta albo domyślny rabat z Ustawienia > Organizacja.
4. W polu „Receptura” wybierz recepturę, z której robisz ten produkt.
5. Sprawdź „Sprzedaż na wagę” - w nowym produkcie to pole jest domyślnie zaznaczone (odznaczone, jeśli w „Profilu firmy” wybrano „Na sztuki”), a cena oznacza wtedy cenę za 1 kg i w zamówieniu wpisuje się wagę. Zostaw je, jeśli sprzedajesz za kilogram. Dla pączków, tortów i kawałków ciasta odznacz ten checkbox, żeby cena była za sztukę.
6. Kliknij „Dodaj produkt”. Potem kliknij produkt na liście i „Zobacz więcej”, żeby przejść na jego kartę.

Krok 5: wariant, czyli to, co klient realnie zamawia

Nowy produkt nie ma jeszcze żadnego wariantu - na karcie zobaczysz komunikat „Brak wariantów. Każdy produkt potrzebuje przynajmniej 1 wariantu”. Wariant to konkretna rzecz do zamówienia: „1 szt.”, „box 6 szt.”, „cała blacha”, „tort na 12 porcji”. Każdy wariant ma własną cenę, VAT i receptury. Przy jednym wariancie produkt wpada do zamówienia automatycznie, przy kilku sprzedawca wybiera z listy.

1. Na karcie produktu kliknij „Dodaj wariant”.
2. Wpisz etykietę (np. „1 szt.”) i liczbę porcji (1). Wybierz „Sztywna cena” i wpisz cenę. Ustaw VAT i zaznacz, czy cena jest brutto czy netto - system pokaże drugą wartość pod spodem.
3. Wybierz jednostkę: szt., porcja, kg, g albo opak.
4. Kliknij „Dodaj recepturę” i wybierz recepturę. W polu „użyj … z 40” wpisz, ile sztuk z wypieku zużywa ten wariant: dla jednego pączka 1, dla boxu 6.
5. Sprawdź „Koszt wariantu” na dole okna - to koszt dokładnie tego, co sprzedajesz. Zaznacz „Ustaw jako domyślny wariant produktu” i zapisz.

Gdzie widzisz food cost i ile zarabiasz

Te same liczby są w trzech miejscach, na różnym poziomie szczegółu. Na karcie receptury widzisz cały wypiek i przeliczenie na sztukę lub kilogram. Na karcie produktu widzisz rozkład kosztów, procent food costu i zysk. W oknie wariantu widzisz koszt dokładnie tej pozycji, którą sprzedajesz.

• Karta receptury: Food Cost (surowce), narzut kosztów stałych, energia pieca i miksera, koszty dodatkowe, KCP, cena za kg, marża na wypieku, cena i marża na sztukę
• Karta produktu, blok „Rozkład kosztów”: Food Cost, FC / kg, KCP, KCP / kg, Food Cost % (udział kosztu w cenie)
• Karta produktu, blok „Cennik”: cena detal / kg, marża na wypieku lub na blasze, narzut w procentach, a przy blachach kafle 1/4, 1/2, 3/4, cała blacha i zysk na każdym z nich
• Karta produktu, pasek „Z czego składa się cena”: jaka część ceny to surowiec, opakowanie, narzut kosztów stałych, „Prąd, woda, sprzątanie”, a jaka zostaje jako marża
• Karta produktu, „Symulator B2B”: zysk i marża przy różnych rabatach dla firm (dla receptur na blachy)
• Okno wariantu: „Koszt wariantu (suma receptur × mnożniki)” obok ceny wariantu